Убеждение 7 страница

График приема доноров

График работы с донорами может быть очень полезен, если у вас есть возможность назначать приемы и связываться с повторными донорами, когда они могут пройти очередную процедуру донации. Но такое возможно только в том случае, если у вас есть необходимая документация. Возможно, ваша донорская служба решит подготовить график работы с донорами исходя из местных реалий. График приемов позволяет сократить время, необходимое для процедуры кроводачи, и подготовить необходимые ресурсы.

Способы назначения приемов могут быть самыми разными. Мы предлагаем следующие варианты:

S назначить следующий прием донору непосредственно в донорском пункте;

S рассылать напоминания по почте или электронной почте;

S напоминать о следующем приеме по телефону;

S проводить рекламные акции в населенных пунктах, где организуются выездные донорские пункты.

В Модуле 4 мы говорили о том, что долгое время ожидания может демотивировать доноров. Вам нужно тщательно продумать, как будут назначаться приемы – учитывая, что доноры могут прийти раньше или позже назначенного времени, а также непредвиденные ситуации, которые могут помешать работе донорской службы.

Финансовые ресурсы

Требования к качеству работы донорских служб растут во всем мире. Это необходимо, чтобы снизить риск вреда как для доноров, так и для реципиентов донорской крови и ее продуктов. Неверно думать, что если донорская кровь получена на добровольной основе, затраты сводятся к минимуму. Без учета и анализа затрат, донорские службы не смогут предоставлять госорганам и финансовым учреждениям информацию, необходимую для развития национальных донорских программ.

Даже если вы не контролируете выделенные донорской службе деньги, вы должны знать обо всех факторах, влияющих на затраты. Так, применимо к вашей собственной работе, вы будете знать, что то или иное действие может увеличить затраты или уменьшить их без снижения эффективности.

Затраты на привлечение доноров можно анализировать отдельно от затрат на отбор и скрининг доноров. Затраты на привлечение одного донора – очень полезная базовая цифра, которую нужно использовать в планировании и о которой стоит помнить всегда.

Работа по привлечению доноров связана как с капитальными вложениями, так и с периодическими расходами. Капитальные вложения – это обычно единовременные суммы, затрачиваемые на такие средства, без которых работа донорской службы невозможна: здания, транспорт, оборудование и мебель. Стоимость обучения также включается в капиталовложения. Периодические расходы – это затраты, которые донорская служба несет регулярно. Сюда относятся заработная плата персонала, плата за отопление и освещение, страхование, командировочные расходы, расходные материалы и административные расходы.

Из капиталовложений и периодических расходов формируется бюджет, который утверждается ежегодно. Чтобы обеспечить достоверность таких оценок, нужна подробная информация.

Например, сколько специалистов по привлечению доноров требуется вашей донорской службе в следующем году? Чтобы оценить этот показатель, нужна следующая информация:

S целевые показатели заготовки донорской крови;

S количество процедур кроводачи, которые один специалист может обеспечить за год;

S объем ответственности специалиста по привлечению доноров.

Чтобы оценить затраты, необходимые на привлечение одного донора, нужно знать и другие факторы, например:

S потребность в обучении;

S потребность в оборудовании;

S потребность в рекламных материалах.

Кроме того, затраты будут зависеть от расположения и условий, в которых работает донорская служба, например:

S насколько легко до нее доехать;

S плотность населения;

S потребность в обучении населения;

S традиции.

Все эти факторы влияют на сумму затрат и должны учитываться при планировании бюджета.

Задание 5--17

Запишите в Листок планирования, какие факторы могут повлиять на бюджет на привлечение доноров в вашей донорской службе. Дополняйте список исходя из собственного опыта. Вы можете учесть такие факторы, как:

S местное население;

S климат;

S рельеф местности;

S возможности обучения;

S традиции и культурные особенности.

Необходимые денежные ресурсы чаще всего распределяются по следующим статьям:

S персонал (в т.ч. заработная плата, обучение);

S транспортные средства;

S рекламные материалы и затраты на СМИ;

S материалы для обучения доноров (материалы, распространяемые в школах);

S товарно-материальные ценности (подкрепляющее питание и напитки, бейджи и т.д.).

Также необходимо учесть доход от привлечения средств. Анализ факторов, влияющих на финансовые ресурсы, должен включать анализ эффективности вашей собственной работы по привлечению средств и работы других организаций, которые собирают средства для вашей донорской службы.

Планирование в кризисной ситуации

Все работники должны знать, что делать в случае катастрофы или кризиса, например землетрясения, наводнения или вооруженного конфликта. В подобных ситуациях потребность в донорской крови может резко возрасти, а обычные донорские пункты могут стать непригодными к использованию. Длительное отключение электроэнергии может привести к порче заготовленной донорской крови, т.к. возможность контролировать нужный температурный режим пропадает. Другой пример кризисной ситуации – когда СМИ распространяют информацию о зараженным продуктах крови. Поэтому, чтобы вы и ваши коллеги четко знали, что делать, нужен письменный план действий в кризисной ситуации.

В большинстве стран существует национальный план действий в кризисной ситуации, который учитывает практически все варианты развития событий. План вашей донорской службы должен быть соотнесен с национальной политикой.

План действий в кризисной ситуации должен включать:

S информацию об альтернативных донорских пунктах;

S информацию об альтернативных источниках оборудования;

S информацию о том, как будет организована внутренняя связь между персоналом;

S фамилии, адреса и контактные данные всех работников;

S обязанности каждого работника.

Кроме того, необходимо обеспечить архивирование всей документации по донорам и спонсорам. Утрата документации сама по себе является кризисной ситуацией для донорской службы.

Задание 5--18

Какие наиболее вероятные кризисные ситуации должен учитывать план работы вашей службы (например, служба находится в сейсмически опасной зоне).

Есть ли у вашей службы письменный план действий в кризисной ситуации? Если да, проверьте, содержит ли он четкие инструкции о том, что делать работникам донорской службы в случае чрезвычайной ситуации. Указаны ли в нем каналы связи? Можно ли улучшить этот документ, чтобы работники донорской службы могли оперативно и эффективно отреагировать на кризисную ситуацию (особенно, если план никогда не использовался или давно не обновлялся)? Если да, запишите ваши идеи в Листок планирования.

Если официального плана действий нет, обсудите возможность его создания с коллегами и решите, какие вопросы привлечения доноров и заготовки донорской крови должны быть в нем освещены. Запишите свои идеи в Листок планирования.

В Модуле 2 мы говорили о взаимоотношениях донорской службы со СМИ и о том, как можно установить партнерские отношения с местной прессой, радио, телевидением и т.п. Вспомните, как можно это организовать и как можно сделать, чтобы донорская служба распространяла только позитивные заявления, будь то в кризисной или иной ситуации.

5.6. ДЕЙСТВИЯ

В этом модуле мы говорили об управлении организацией, в которой вы работаете и частью работы которой является обслуживание и привлечение доноров крови. Внимание к вопросам подбора персонала, обеспечения ресурсами, документации, анализу и оценке поможет вам внести свой вклад в повышение эффективности программ по привлечению повторных доноров крови.

Цели обучения, обозначенные в начале модуля, касаются разных аспектов качества обслуживания, в которых вы можете принять участие:

S определить навыки, необходимые различным категориям работников донорских служб, и выделить те аспекты их основных обязанностей, которые связаны с обеспечением качества;

S определить потребность в обучении персонала донорской службы;

S спланировать и провести простой качественный и количественный анализ;

S определить ресурсы, необходимые, чтобы достичь целевых показателей заготовки донорской крови;

S определить методику планирования, необходимую для обеспечения ежедневной заготовки крови от доноров-добровольцев в достаточных объемах.

Эти цели актуальны для всех работников донорской службы. Даже небольшое повышение эффективности или улучшение работы организации поможет улучшить ситуацию в целом.

Задания, представленные в этом модуле, должны были помочь вам выработать идеи по применению передовой практики в работе вашей организации. Обзор заданий в этом модуле:

S навыки и личные качества специалистов по привлечению доноров;

S ваши личные навыки;

S ваши основные обязанности и показатели результативности;

S обратная связь и анализ;

S повышение результативности;

S обучение персонала;

S поощрения за отличную работу;

S факторы, включаемые в анализ ситуации;

S информация, имеющаяся у вашей донорской службы;

S качественный и количественный анализ;

S отчет о посещении донорских пунктов;

S анкета для представителей общественности и спонсоров донорских пунктов;

S внешняя поддержка (общественность и другие организации);

S имеющиеся ресурсы;

S официальные каналы взаимодействия между подразделениями донорской службы;

S эффективность стационарных и выездных донорских пунктов;

S планирование бюджета и местные факторы;

S планирование в кризисной ситуации.

Задание 5--19

Запишите в Листок планирования, что можно сделать в каждом из направлений, которые непосредственно связаны с вашей работой. Ниже приведен пример.

Идея	Действия	Ресурсы	Дата начала	Дата завершения	Результаты
Составить письменный план действий в кризисной ситуации	Взять в качестве примера другую страну с аналогичными климатическими условиями	Контакт с другими донорскими службами

Далее

Этот модуль дополняет «Руководство по развитию», подготовленное в 1998 году Департаментом донорства крови Международной Федерации обществ Красного Креста и Красного Полумесяца. «Руководство по развитию» адресовано обществам Красного Креста и Красного Полумесяца, цель которых – создавать качественные донорские программы.

В следующем модуле мы постараемся помочь вам претворить в жизнь те идеи и предложения, которые вы записали в процессе работы над этим руководством.

Безопасная кровь начинается с вас – и даже незначительный поступок с вашей стороны может помочь добиться главной цели: обеспечить заготовку безопасной донорской крови в объеме, достаточном, чтобы удовлетворить нужды всех, кто в ней нуждается.

ЗАДАНИЕ 5-1: Навыки и личные качества специалистов по привлечению доноров
Навыки и личные качества	Ситуации, в которых они могут пригодиться
Навыки, связанные с культурными особенностями	Обоснование

ЗАДАНИЕ 5-2: Ваши личные навыки
Навыки, требующие улучшения	Возможные действия

ЗАДАНИЕ 5-3: Основные обязанности
Основные обязанности	Показатель результативности

ЗАДАНИЕ 5-4: Обратная связь и анализ

Задачи:

ЗАДАНИЕ 5-5: Система анализа

Как можно улучшить

Что можно сделать, чтобы ввести систему

ЗАДАНИЕ 5-6: Обучение персонала

Что можно сделать, чтобы улучшить обучение

ЗАДАНИЕ 5-7: Признание и поощрение

Что можно сделать, чтобы улучшить систему признания и поощрения

Что можно сделать, чтобы ввести систему признания и поощрения

ЗАДАНИЕ 5-8: Вопросы для анализа ситуации
Внешние факторы	Вопросы
Демографические факторы (пол, возраст, род занятий, миграция населения)
Здравоохранение и распространенность эндемичных заболеваний
Социальные ценности
Распространенные заблуждения и убеждения, связанные с донорством крови
Уровень образования
Наличие других донорских систем (коммерческое, семейное или замещающее, аутогенное донорство)

Внутренние факторы	Вопросы
Руководство и управление донорской службой
Политика и нормативные документы
Персонал (образование, мотивация, потребность в обучении)
Организационные обязанности, в т.ч. стандарты безопасности
Партнерство и внешние контакты (другие организации, НПО, другие общества Красного Креста и Красного Полумесяца)

ЗАДАНИЕ 5-9: Полезная информация
Имеющаяся информация
Имеющаяся информация, к которой нет доступа	Недостающая информация (не собиралась)
Как можно увеличить объем имеющейся информации?

ЗАДАНИЕ 5-10: Качественный и количественный анализ Способы сбора информации:
Количественные данные	Качественные данные

ЗАДАНИЕ 5-11: Отчет о посещении донорского пункта

Вопросы Помните, что данный отчет нужно регулярно пересматривать и обновлять.

ЗАДАНИЕ 5-12: Анкета для представителей общественности и спонсоров донорских пунктов

Идеи Помните, что анкету нужно постоянно обновлять.

ЗАДАНИЕ 5-13: Внешние контакты
Фамилии	Возможная роль	Подход
Названия организаций и учреждений	Возможная роль	Подход

ЗАДАНИЕ 5-14: Имеющиеся ресурсы
Ресурсы	Местоположение

ЗАДАНИЕ 5-15: Взаимодействие между подразделениями донорской службы

Официальные каналы взаимодействия

Как можно улучшить взаимодействие?

ЗАДАНИЕ 5-16: Выездные донорские пункты
Местоположение донорского пункта	Средний объем заготавливаемой донорской крови	Причины отклонения от нормы

ЗАДАНИЕ 5-17: Бюджет на привлечение доноров

Факторы, влияющие на бюджет

ЗАДАНИЕ 5-18: Планирование в кризисной ситуации

Почему необходим план действий в кризисной ситуации?

Как можно улучшить план действий в кризисной ситуации?

Что нужно сделать, чтобы ввести план действий в кризисной ситуации?

ЗАДАНИЕ 5-19: Действия
Категория	Идея	Действия	Ресурсы	Дата начала	Дата завершения	Результаты
Навыки и личные качества специалистов по привлечению доноров
Личные навыки
Основные обязанности и показатели результативности
Обратная связь и анализ
Повышение результативности
Обучение персонала
Признание и поощрение
Анализ ситуации
Доступность информации
Качественный и количественный анализ
Отчет о посещении донорских пунктов
Анкета для представителей общественности и спонсоров
Внешняя поддержка
Ресурсы
Каналы взаимодействия
Эффективность стационарных и выездных донорских пунктов
Планирование бюджета и местные факторы
Планирование в кризисной ситуации