Документальное оформление движения основных средств

Все операции с основным средством с момента его постановки на учет и до момента выбытия должны оформляться соответствую­щими первичными документами.

Формы первичной документации для учета основных средств и краткие указания по их заполнению утверждены постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 30 октября 1997 г. № 71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учет­ной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизна­шивающихся предметов, работ в капитальном строительстве». К ним относятся:

—ОС-1 Акт (накладная) приемки-передачи основных средств;

—ОС-3 Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструи­рованных и модернизированных объектов;

—ОС-4 Акт на списание основных средств;

—ОС-4а Акт на списание автотранспортных средств;

—ОС-6 Инвентарная карточка учета основных средств;

—ОС-14 Акт о приемке оборудования;

—ОС-15 Акт приемки-передачи оборудования в монтаж;

—ОС-16 Акт о выявленных дефектах оборудования.

Документы, форма которых не предусмотрена в указанном пе­речне и в других альбомах унифицированных форм первичной учет­ной документации, должны содержать следующие обязательные ре­квизиты (п. 2 ст. 6 Закона о бухгалтерском учете):

—наименование документа;

—дату составления документа;

—наименование организации, от имени которой составлен до­кумент;

—содержание хозяйственной операции;

—измерители хозяйственной операции в натуральном и денеж­ном выражении;

—наименование должностей лиц, ответственных за совершение
хозяйственной операции и правильность ее оформления;

—личные подписи указанных лиц.

Для учета ввода в эксплуатацию объектов основных средств со­ставляется акт (накладная) приемки-передачи основных средств (фор-

Глава III. Учет основных средств и нематериальных активов

ма № ОС-1). Этот акт применяется для зачисления в состав основ­ных средств отдельных объектов, поступивших путем:

—приобретения за плату у других организаций;

—строительства хозяйственным или подрядным способом;

—получения от других организаций и лиц в безвозмездное
пользование;

—внесения учредителями в счет их вкладов в уставный капитал;

—получения в хозяйственное ведение или оперативное управ­ление;

—взятия в аренду с последующим выкупом;

—поступления по акту дарения;

—передачи в совместную деятельность и доверительное управ­ление;

—передачи в обмен на другое имущество и др.

Данный документ используется для учета ввода объектов в экс­плуатацию, за исключением тех случаев, когда ввод объектов в дей­ствие должен в соответствии с законодательством РФ оформляться в особом порядке, при внутреннем перемещении основных средств из Одного структурного подразделения организации в другое, при передаче основных средств со склада (из запаса) в эксплуатацию, а также для исключения из состава основных средств при передаче, продаже другой организации.

При оформлении приемки основных средств акт (накладная) со­ставляется в одном экземпляре на каждый объект приемочной ко­миссией, назначенной распоряжением (приказом) руководителя ор­ганизации. Составление общего акта, оформляющего приемку не­скольких объектов основных средств, допускается лишь при учете производственного и хозяйственного инвентаря, инструмента, обо­рудования и т.п., если эти объекты однотипны, имеют одинаковую стоимость и приняты в одном календарном месяце.

Акт (накладная) после его оформления с приложенной техниче­ской документацией, относящейся к данному объекту, передается в бухгалтерию организации, подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем или другим уполномоченным лицом.

Внутреннее перемещение основных средств оформляется актом (накладной), который выписывается в двух экземплярах работни­ком структурного подразделения организации-сдатчика. Первый экземпляр с распиской получателя и сдатчика передается в бухгал­терию, второй — структурному подразделению организации-сдатчика.

Бухгалтерский учет

Выбытие основных средств в результате продажи или передачи сторонним организациям оформляется актом (накладной), на осно­вании данных которого в бухгалтерии организации делается соот­ветствующая запись в инвентарной карточке учета основных средств (форма № ОС-6).

Допускается составление общего акта (накладной) приемки-пере­дачи основных средств по форме № ОС-1, оформляющего прием груп­пы однотипных объектов основных средств, если эти объекты имеют одинаковую стоимость и приняты в одном календарном месяце.

Для оформления приемки-сдачи основных средств из ремонта, реконструкции и модернизации составляется акт приемки-сдачи от­ремонтированных, реконструированных и модернизированных объек­тов (форма № ОС-3). Акт, подписанный уполномоченным работни­ком структурного подразделения и представителем организации, производившей ремонт (реконструкцию и модернизацию), сдают в бухгалтерию организации.

Документ подписывается главным бухгалтером (бухгалтером) и утверждается руководителем организации или другим уполномо­ченным лицом. В технический паспорт соответствующего объекта основных средств должны быть внесены необходимые изменения в характеристику объекта, связанные с капитальным ремонтом, ре­конструкцией и модернизацией.

Если ремонт, реконструкцию и модернизацию выполняет сто­роннее предприятие, акт составляют в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, второй передают предприятию, проводившему соответствующую работу.

Для оформления полного или частичного списания основных средств (кроме автотранспортных) используется акт на списание ос­новных средств (форма № ОС-4). Этот документ составляется в двух экземплярах, подписывается членами комиссии, утверждается ру­ководителем организации. Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй остается у лица, ответственного за сохранность основных средств, и является основанием для сдачи на склад и реа­лизации оставшихся в результате списания запчастей, материалов, металлолома и т.п.

Затраты по списанию, а также стоимость поступивших матери­альных ценностей после сноса и разборки зданий, сооружений, де­монтажа оборудования и т.п. отражаются в разделе «Справка о за­тратах, связанных со списанием основных средств, и о поступлении материальных ценностей от их списания».

Глава Ш. Учет основных средств и нематериальных активов

Отдельная форма предусмотрена для акта на списание автотранс­портных средств (форма № ОС-4а). Он составляется в том же поряд­ке, его первый экземпляр с документом, подтверждающим снятие с учета в ГАИ, передается в бухгалтерию, второй остается у лица, от­ветственного за сохранность автотранспортных средств. Он также является основанием для сдачи на склад и реализации материаль­ных ценностей и металлолома, оставшихся в результате списания.

Затраты по списанию, стоимость материальных ценностей, по­ступивших от разборки автотранспортных средств, отражают в разде­ле «Справка о затратах, связанных со списанием автотранспортных средств, и о поступлении материальных ценностей от их списания».

Для учета всех видов основных средств, а также для группового учета однотипных объектов основных средств, поступивших в экс­плуатацию в одном календарном месяце и имеющих одно и то же производственно-хозяйственное назначение, техническую характе­ристику и стоимость, применяется инвентарная карточка учета ос­новных средств (форма № ОС-6). Она ведется на каждый объект или группу объектов. В- случае группового учета карточка заполняется путем позиционных записей отдельных объектов основных средств.

Форма заполняется в одном экземпляре по документам на за­числение объекта, его перемещение, дооборудование, реконструк­цию, модернизацию, капитальный ремонт и списание.

В разделе «Краткая индивидуальная характеристика объекта» записываются только основные качественные и количественные показатели основного объекта, а также относящиеся к нему важ­нейшие пристройки, приспособления и принадлежности. При за­полнении данного раздела ограничиваются двумя-тремя наиболее важными для данного объекта качественными показателями, ис­ключая дублирование данных технической документации, имею­щейся в организации.

Краткую индивидуальную характеристику в случае группового учета основных средств дают в целом по всей группе объектов, учи­тываемых в инвентарной карточке.

При значительном изменении качественных и количественных показателей объекта в результате реконструкции (модернизации), достройки и дооборудования иногда невозможно отразить в инвен­тарной карточке все показатели, характеризующие объект в целом. В этом случае прежнюю инвентарную карточку заменяют новой (сохраняя старую как справочный документ).

Бухгалтерский учет

При наличии большого количества объектов основных средств по месту их эксплуатации (нахождения) учет может осуществляться в инвентарном списке или другом соответствующем документе, со­держащем сведения о номере и дате инвентарной карточки, инвен­тарном номере объекта, его полном наименовании, первоначальной стоимости, а также сведения о выбытии (перемещении) объекта.

Для оформления поступившего на склад оборудования состав­ляется акт о приемке оборудования (форма № ОС-14).

При осуществлении монтажных работ подрядным способом в состав приемной комиссии часто входит также представитель под­рядной монтажной организации. В этом случае отдельный акт на передачу оборудования в монтаж не составляется. В получении обо­рудования на ответственное хранение уполномоченный представи­тель монтажной организации расписывается непосредственно в ак­те, и ему передается копия акта.

Если произвести качественную приемку оборудования при его поступлении на склад невозможно, акт по форме № ОС-14 является предварительным документом, составленным по наружному осмотру.

На дефекты, выявленные в процессе ревизии, монтажа или ис­пытания оборудования, составляется акт о выявленных дефектах оборудования (форма № ОС-16).

Передача оборудования монтажным организациям оформляется актом приемки-передачи оборудования в монтаж (форма № ОС-15).