Учет расчетов с персоналом по оплате труда

Системы оплаты труда

Оплата труда работников в организации является основной формой их вознаграждения за результаты труда и стимулирования его количественных и качественных показателей.

В соответствии с законодательством организация самостоятельно разрабатывает и утверждает формы и системы оплаты труда работников, как числящихся в штате, так и привлекаемых со стороны для производства работ по договорам гражданско - правового характера.

Система оплаты труда определяется тарифной системой и формами оплаты труда. Тарифная система организации базируется на тарифной сетке (устанавливается система разрядов, классов, определяющих квалификацию работников и работ); тарифной ставке (устанавливается размер оплаты за определенный период времени); квалификационных требованиях к объему знаний, соответствующих определенному разряду или классу. Тарифная система должна учитывать установленный законодательством минимальный размер оплаты труда, ниже которого оплата труда отдельного работника не может быть установлена.

В качестве основных применяются сдельная форма оплаты труда, при которой заработок работника зависит от его выработки, и повременная форма оплаты труда, при которой заработок зависит от отработанного работником времени. Наряду с указанными используются другие формы оплаты труда, которые в основном являются разновидностями сдельной и повременной форм оплаты труда и отличаются от них размерами, видами и методами распределения дополнительных выплат и вознаграждений.

Документы по учету личного состава,

труда и его оплаты

Учет расходов по оплате труда работников напрямую зависит от порядка учета труда, т.е. учета рабочего времени и выработки (произведенной продукции, выполненных работ или оказанных услуг).

Учет труда работников основывается на учете личного состава работников в разрезе их категорий (рабочие, служащие, производственный персонал, персонал, занятый в обслуживающих и вспомогательных производствах, и т.п.) и использования рабочего времени. Учет личного состава и использования рабочего времени в организации ведется в первичных учетных документах, к которым, в частности, относятся приказы (распоряжения) о приеме, увольнении и переводе работников на другую работу, о предоставлении отпусков, а также табели и личные карточки. Порядок учета работников и рабочего времени, отработанного физическими лицами, выполняющими для организации работу по договорам гражданско - правового характера (договор подряда, поручения и др.), определяется особенностями соответствующего договора.

Учет личного состава и рабочего времени ведется по группам работников, штатному и нештатному персоналу, местам производства работ, видам продукции (работ и услуг), изготовлением которых заняты работники.

Фонд заработной платы, выплаты социального характера и прочие выплаты

Работники организации могут получать оплату труда в форме заработной платы, выплат социального характера, пособий и других выплат, не входящих в состав фонда заработной платы и выплат социального характера.

Выплаты средств на оплату труда работников организации как сумма их вознаграждения в соответствии с количеством и качеством труда составляют фонд заработной платы (оплаты труда) организации. При определении состава выплат, входящих в фонд заработной платы, организации могут руководствоваться Инструкцией о составе фонда заработной платы и выплат социального характера при заполнении организациями форм федерального государственного статистического наблюдения, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 24 ноября 2000 г. N 116. Фонд оплаты труда складывается из денежных сумм и выплат в натуральной форме за отработанное и неотработанное время (в случаях, установленных законодательством), связанное с производством продукции (выполнением работ, оказанием услуг), режимом работы и условиями труда, носящими регулярный характер.

Все расходы, включаемые в фонд заработной платы, связанные с оплатой труда работников, включаются в затраты на производство продукции (работ, услуг).

К ним, в частности, относятся:

· оплата, начисленная за выполненную работу работникам по сдельным расценкам, в процентах от выручки от реализации продукции (работ, услуг);

· оплата, начисленная работникам по тарифным ставкам и окладам за отработанное время;

· стоимость продукции, выданной в порядке натуральной оплаты труда;

· премии и вознаграждения, носящие регулярный характер;

· стимулирующие доплаты и надбавки к тарифным ставкам и окладам;

· вознаграждения за выслугу лет, стаж работы и т.п.;

· компенсационные выплаты, связанные с режимом работы и условиями труда;

· оплата ежегодных и дополнительных отпусков;

· оплата за период обучения работников и другие выплаты.

Оплату труда лиц, не состоящих в списочном составе работников организации, за выполнение работ по договорам гражданско - правового характера производят исходя из сметы на выполнение работ (услуг) согласно договорам и платежным кассовым документам.

Наряду с выплатами, включаемыми в фонд заработной платы, работникам организации производятся в соответствии с контрактами, трудовыми и коллективными договорами выплаты социального характера, а также другие выплаты, не входящие в состав фонда заработной платы и выплат социального характера.

К выплатам социального характера, которые, как правило, относятся на счет учета прочих доходов и расходов, в частности, относятся:

· выходное пособие при прекращении трудового договора;

· доплаты к пенсиям работающим в организации;

· страховые платежи, уплачиваемые организацией по договорам личного, имущественного и иного страхования в пользу своих работников;

· материальная помощь, предоставляемая отдельным работникам;

· суммы, выплаченные в возмещение вреда, причиненного работникам увечьем, профессиональным заболеванием либо иным повреждением их здоровья;

· иные аналогичные пособия и выплаты.

К выплатам, не входящим в состав фонда заработной платы и выплат социального характера, которые относятся за счет специальных источников, в частности, относятся:

· государственные пособия работникам, имеющим детей, за счет бюджетных средств;

· пособия и другие выплаты за счет средств государственных внебюджетных фондов, в частности пособие по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, при рождении ребенка, по уходу за ребенком;

· авторские вознаграждения, выплачиваемые по договорам на создание и использование произведений науки, литературы и искусства, а также вознаграждения авторам открытий, изобретений и промышленных образцов (относятся за счет прочих доходов и расходов);

· доходы по акциям и другие доходы от участия работников в собственности организации (относятся за счет чистой прибыли организации);

· выплаты неработающим пенсионерам (относятся за счет прочих доходов и расходов);

· другие выплаты.

При налогообложении доходов работников их размер увеличивается, в частности, на расходы организации по платному обучению работника (включая членов его семьи), не связанному с производственной необходимостью; командировочные расходы сверх норм, установленных законодательством; разница между рыночной стоимостью квартиры, проданной работнику, и суммой, уплаченной работником; стоимость жилья, переданного в собственность работникам, и др.

Учет расчетов с персоналом по оплате труда и удержаний из заработной платы

Расходы на оплату труда работников организации, в том числе не состоящих в ее штате, осуществляемые в соответствии с принятой организацией системой оплаты труда (включая премии, стимулирующие и компенсирующие выплаты), независимо от источников выплат учитываются на счете 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", по кредиту которого показывается начисленная из всех источников сумма оплаты труда в корреспонденции с дебетом счетов:

08 "Вложения во внеоборотные активы" - по работникам, занятым в строительстве, выполняемом хозяйственным способом;

20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы" и т.п. - по работникам, занятым на всех видах работ, связанных с производством продукции (работ, услуг), включая управление организацией;

69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" - в части пособий по уходу за ребенком, по временной нетрудоспособности и т.д.;

84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)" - в части дивидендов (доходов) по акциям работников (от участия работников в капитале организации);

96 "Резервы предстоящих расходов и платежей" - в части оплаты отпусков, а также выплаты вознаграждений за выслугу лет и по итогам работы за год, производимых за счет резерва, образованного в установленном порядке.

По дебету счета 70 отражаются суммы произведенных удержаний (выплат) из суммы начисленной оплаты труда работникам в корреспонденции с кредитом счетов, на которых эти удержания учитываются. В частности, данный счет корреспондирует с кредитом счетов:

50 "Касса" - на суммы оплаты труда, выплаченные работникам;

68 "Расчеты по налогам и сборам" - на суммы причитающегося к удержанию налога на доходы физических лиц;

69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" - на суммы отчислений в налоговые органы единого социального налога; на взносы по договорам на индивидуальное страхование;

76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" - на суммы депонированной оплаты труда, а также на суммы, удержанные согласно исполнительным документам, и другие аналогичные суммы.

Учет расчетов с подотчетными лицами

В процессе финансово - хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность в использовании наличных денежных средств для осуществления расчетов с работниками по командировкам, по выдаче им средств для представительских целей, для покупки товаров в других организациях или у физических лиц, а также на иные хозяйственно - операционные цели. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета называются подотчетными лицами (лицами, взявшими в подотчет денежные средства).

При выдаче работникам наличных денежных средств и ведении учета расчетов с ними организации руководствуются, в частности, Порядком ведения кассовых операций в народном хозяйстве, утвержденным Решением ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. N 40 (с изменениями и дополнениями), в котором устанавливаются правила выдачи организациями наличных денежных средств под отчет своим работникам на операционные, хозяйственные и представительские расходы, а также Инструкцией о служебных командировках в пределах СССР, утвержденной Приказом Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62, в которой содержатся правила расчетов с командированными работниками в части командировок внутри страны.

Организации могут выдавать работникам из кассы наличные денежные средства под отчет на:

· командировочные расходы;

· хозяйственно - операционные нужды;

· расходы экспедиций, геолого - разведочных партий;

· расходы уполномоченных предприятий и организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации.

При выдаче денежных средств в подотчет организация обязана:

· определять сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;

· получить от подотчетного лица отчет о расходах не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы денежные подотчетные средства;

· выдавать денежные средства работнику под отчет при условии его полного отчета по ранее выданным авансам;

· запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому;

· определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства в подотчет.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по выданным наличным денежным средствам ведется организацией на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

При этом на сумму денежных средств, выданных в подотчет, делается запись: Д-т сч. 71, К-т сч. 50.

Для правильного отражения организацией в бухгалтерском учете расчетов с подотчетными лицами при направлении их в командировки необходимо учитывать следующее:

· цель командировки;

· кто направляется в командировку;

· место командировки;

· срок командировки;

· какие расходы допускается нести работнику в служебной командировке;

· условия командировки за пределы России;

· порядок оформления командировки;

· порядок учета расходов по служебной командировке для целей налогообложения.

Цель командировки определяет ее классификацию и порядок распределения расходов, понесенных командированным работником. Исходя из этого, командировки можно подразделить на служебные и непроизводственные.

В соответствии с Инструкцией N 62 от 7 апреля 1988 г. служебной командировкой признается поездка работника, осуществляемая по распоряжению руководителя организации, на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Таким образом, под служебной командировкой понимается поездка работника, связанная с выпуском продукции (работ, услуг) или направленная на обеспечение условий функционирования организации в целом (общехозяйственные нужды). Расходы по таким командировкам планируются и учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы.

Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными. Расходы по ним списываются за счет целевых источников финансирования или на уменьшение прибыли организации. К таким командировкам относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием и передачей объектов непроизводственного назначения, и т.п.

В служебную командировку могут направляться только работники организации. При направлении в командировки работников других организаций и иных физических лиц такие командировки не признаются служебными и расходы по ним производятся организацией за счет использования прибыли.

При заключении организацией с физическими лицами договоров гражданско - правового характера последние получают от организации денежные средства за выполненные для организации работы и оказанные услуги. Наряду с этим организация может согласно договору производить оплату данным лицам расходов по найму жилых помещений и проезду к месту выполнения работ (услуг) и обратно, которые списываются организацией на себестоимость продукции (работ, услуг) по статье "Расходы на оплату труда". Расходы организации по возмещению данным лицам расходов по найму помещений и проезду не являются командировочными расходами и списываются на себестоимость по статье "Прочие расходы". Такие расходы возмещаются организацией согласно предъявляемым данными лицами документам, подтверждающим расходы.

В соответствии с законодательством состав затрат, включаемых в командировочные расходы, а также предельные размеры отдельных их видов, принимаемых при налогообложении прибыли, определяются Минфином России (по заграничным командировкам - по согласованию с МИД России).

В состав командировочных расходов включаются следующие затраты:

· по найму жилого помещения;

· по бронированию гостиничных номеров и авиабилетов;

· по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси);

· по уплате страховых платежей по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;

· по оплате сборов за предварительную продажу билетов (проездных документов);

· по оплате расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями;

· на проезд на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения и пересадок (за исключением проезда на такси);

· на оплату разовых проездных билетов на городской транспорт при однодневных командировках;

· на провоз багажа;

· суточные за время нахождения в командировке (при однодневных командировках в пределах России право работника на суточные определяет руководитель организации);

· расходы на оформление заграничных паспортов и других выездных документов;

· расходы, связанные с использованием работниками услуг VIP - специальных залов ожиданий.

по возмещению расходов на телефонные переговоры, если они связаны с производством и подтверждены соответствующими документами.

Наряду с указанными расходами в командировках командированные работники могут пользоваться услугами переводчиков, а также услугами по сопровождению, обеспечению транспортом в месте их пребывания и иными подобными услугами. Данные услуги должны оформляться организацией отдельным договором с организацией, оказывающей их, и включаться в состав общехозяйственных расходов как оплата услуг сторонних организаций по управлению. При этом в должностных инструкциях работников и штатном расписании организации не должно быть работников с указанными функциями.

Оформление командировки и расчеты с работником производятся в следующем порядке:

· для командировки работнику выдается командировочное удостоверение;

· наряду с командировочным удостоверением по организации может быть издан приказ о командировке;

· командировочное удостоверение может не выписываться на однодневные командировки, если по ним не выплачиваются суточные;

· фактическое время пребывания работника в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из него;

· днем выезда считается день отправления соответствующего транспорта из места постоянной работы командированного до 24 часов, а днем возвращения - дата прибытия соответствующего транспорта (если транспортное средство отправляется после 0 часов, днями выезда и возвращения из командировки являются следующие сутки);

· перед командировкой работнику наряду с командировочным удостоверением выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся ему для выполнения установленного задания (на оплату проезда, найма жилого помещения, суточных и т.п.);

· организации разрешается рассчитываться с командированным работником по предварительному расчету, если командировочные расходы заранее известны. В этом случае данный работник в составе авансового отчета не представляет документы, подтверждающие его расходы по командировке;

· по возвращении из командировки работник обязан в течение 3 дней представить руководителю организации для утверждения авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность произведенных расходов.

По утверждении отчета руководителем он передается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете использованных сумм.

Наряду с командировочными расходами работники организации могут получать в кассе наличные денежные средства на:

· хозяйственно - операционные расходы;

· представительские нужды.

Под хозяйственно - операционными расходами понимаются расходы работников на покупку в установленных пределах товаров, включая ГСМ, на оплату работ и услуг. При этом необходимо учитывать следующее:

· наличные денежные средства выдаются работникам в размере 10-дневной потребности и на срок не более 15 рабочих дней;

· платежи наличными производятся в пределах лимита, установленного Банком России для расчетов наличными средствами между юридическими лицами;

· лимит устанавливается на один платеж, под которым понимается платеж по одному документу или платеж в один день по нескольким документам;

· платежи должны вноситься в кассу организации - продавца;

· при совершении покупки товаров у физических лиц сделки должны быть совершены в письменной форме и заверены нотариально, если это предусмотрено законодательством или соглашением сторон (ст.163 ГК РФ);

· при совершении покупки у физического лица сделка оформляется договором купли - продажи, который содержит данные физического лица - продавца товара;

· при покупке сельхозпродукции у населения составляется закупочный акт, который должен содержать обязательные реквизиты (паспортные данные, место жительства продавца, наименование продуктов и т.п.).

Нарушение указанного правила может привести к уплате организацией штрафа в двукратном размере суммы произведенного платежа.

При этом в бухгалтерском учете делаются записи:

Д-т сч. 71 К-т сч. 50 - выданы денежные средства в подотчет;

Д-т сч. 10, 19, 20, 26 и др. К-т сч. 71 - оприходованы ценности или списаны расходы согласно утвержденному отчету и предъявленным приходным документам;

Д-т сч. 41 К-т сч. 71 - оприходованы ценности, купленные в торговых розничных организациях;

Д-т сч. 50 К-т сч. 71 - возвращен неиспользованный аванс;

Д-т сч. 71 К-т сч. 50 - выдано в счет перерасхода по авансовому отчету.

Денежные средства могут быть выданы работнику в подотчет на представительские нужды. Состав расходов на указанные нужды установлен Минфином России Приказом от 1 марта 2001 г. N 18н "Нормы и нормативы на представительские расходы, расходы на рекламу и на подготовку кадров на договорной основе с учебными заведениями, регулирующие размер отнесения этих расходов на себестоимость продукции (работ, услуг), и порядок их применения", согласно которому в состав представительских расходов включаются затраты, связанные с: проведением официального приема (завтрак, обед или другое аналогичное мероприятие) представителей (участников); их транспортным обеспечением; посещением культурно - зрелищных мероприятий; буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы; оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Расходы командированных работников в своих представительствах по оказанию представительских услуг включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) по соответствующей статье общехозяйственных расходов.

При этом расходы по оплате такси, аренде автомобиля или его прокату считаются доходом работника, который облагается налогом на доходы физических лиц.

Каждая организация определяет при утверждении сметы общехозяйственных расходов состав представительских расходов и их нормы. При превышении указанными расходами норм, установленных Минфином России, сумма превышения для целей налогообложения увеличивает сумму налогооблагаемой прибыли.

При нарушении установленных правил осуществления представительских расходов или расширении их состава указанные суммы также не принимаются в составе расходов при налогообложении прибыли.

При этом в бухгалтерском учете делаются записи:

Д-т сч. 71 К-т сч. 50 - выданы денежные средства в подотчет на представительские расходы;

Д-т сч. 19, 26 К-т сч. 71 - отражены представительские расходы, в том числе НДС по услугам;

Д-т сч. 50 К-т сч. 71 - возвращен неиспользованный аванс;

Д-т сч. 71 К-т сч. 50 - выдано в счет перерасхода по авансовому отчету.

При превышении норм по данным расходам сумма НДС, приходящаяся на перерасход, восстанавливается. Делается следующая запись: Д-т сч. 84, К-т сч. 68.

9.7.6. Учет расчетов с персоналом по прочим операциям

Организация ведет учет расчетов с персоналом по всем видам расчетных операций, кроме расчетов по оплате труда, на счете 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", на котором, в частности, учитываются расчеты с работниками по предоставленным им займам, возмещению материального ущерба, а также за товары, проданные в кредит, и др.

К счету 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" могут быть открыты субсчета:

73-1 "Расчеты по предоставленным займам";

73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба";

73-3 "Расчеты за товары, проданные в кредит" и др.

Приведем порядок учета отдельных операций организации по расчетам с ее персоналом:

а) Д-т сч. 73 К-т сч. 50, 51 - предоставлен работнику заем;

Д-т сч. 50, 51, 70 К-т сч. 73 - поступили денежные средства либо удержаны из заработка работников в счет погашения займа;

б) Д-т сч. 73 К-т сч. 94 - списана стоимость недостачи материальных ценностей на расчеты с виновными лицами;

Д-т сч. 73 К-т сч. 98 - отражена сумма разницы между рыночной стоимостью недостач материальных ценностей и их учетной стоимостью;

Д-т сч. 50, 51, 70 К-т сч. 73 - возмещены работниками суммы потерь материальных ценностей;

Д-т сч. 91 К-т сч. 73 - списаны суммы неудовлетворенных претензий (кроме претензий по недостачам материальных ценностей);

Д-т сч. 94 К-т сч. 73 - списаны недостачи материальных ценностей при отказе во взыскании ввиду необоснованности иска;

в) Д-т сч. 73 К-т сч. 76 - отражены задолженность работников за товары, купленные в кредит, а также расчеты с торговой организацией по кредиту;

Д-т сч. 50, 70 К-т сч. 73 - удержана задолженность с работников;

Д-т сч. 76 К-т сч. 51 - погашена задолженность перед торговой организацией.