Групповая работа

Использование возможностей Microsoft Exchange Server позволяет организовать продуктивную коллективную работу над проектами. Для управления групповой работой предусмотрены следующие функции сервера.

• Отправка, отзыв, замена сообщения.

• Электронное голосование.

• Разграничение доступа к папкам и назначение представителей.

• Групповое планирование.

• Создание общих Web-страниц.

• Автоматическое управление электронной почтой.

Для отправки, отзыва, замены сообщений необходимо иметь подключение к почтовому ящику на сервере Microsoft Exchange. В этом случае его содержание автоматически синхронизируется с файлом автономных папок на локальном компьютере при его подключении к сети.

Таким образом, все входящие сообщения автоматически перенаправляются в папку Входящие на локальном компьютере. Использование почтового ящика подразумевает некоторые дополнительные возможности. Например, если корреспондент еще не прочитал вашего сообщения (хотя оно уже и поступило в его папку Входящие), можно попытаться отозвать или заменить его. В случае успешной операции придет подтверждение с отчетом о результате. Точно так же можно затребовать квитанцию о получении вашего сообщения адресатом.

Электронное голосование предполагает подготовку и отправку сообщений, имеющих встроенные элементы управления форм (кнопки) для выражения адресатом своего мнения. Средства Outlook позволяют автоматически собирать и обрабатывать результаты голосования, после чего формировать итоговый отчет.

Установкой параметров правил для обработки различных событий регулируют некоторые функции элементов Outlook. Обработка входящих сообщений в соответствии с назначенными правилами возможна как на сервере Microsoft Exchange, так и в папке Входящие на автономном компьютере.

Не все правила могут быть выполнены на сервере, если локальный компьютер временно отключен от сети. Невозможно, например, перемещение копий сообщений между локальными и сетевыми папками. В этом случае правила выполняются после подключения локального компьютера к локальной сети.

Общие папки, созданные на сервере локальной сети, могут содержать вложенные папки. Права доступа к каждой папке определяет администратором сети. Если какая-либо локальная (частная) папка предоставляется для общего доступа, то правила доступа к ней определяет ее владелец. При доступе к сетевым и общим папкам возможны следующие роли пользователя.

• Владелец. • Ответственный редактор.

• Редактор. • Ответственный автор.

• Автор. • Читатель.

• Корреспондент. • Нет доступа.

Владелец может создавать, читать, изменять и удалять любые элементы и файлы, создавать вложенные папки. Он имеет право устанавливать уровни прав других пользователей для своей папки.

Ответственный редактор может создавать, читать, изменять и удалять любые элементы и файлы, создавать вложенные папки.

Редактор может создавать, читать, изменять и удалять любые элементы и файлы.

Ответственный автор может читать, создавать любые элементы и файлы, создавать вложенные папки, но изменять и удалять имеет право только созданные им элементы и файлы.

Автор может создавать и читать любые элементы и файлы, изменять и удалять собственные элементы и файлы.

Читатель может только читать элементы и файлы.

Корреспондент может создавать элементы и файлы, при этом остальное содержимое папки ему не раскрывается.

При отсутствии прав доступа открыть папку нельзя.

Существуют также настраиваемые папки, в которых лицо, определяемое администратором сети или владельцем папки, может совершать разрешенные ему действия. То есть, набор таких действий не совпадает с какой-либо стандартной ролью, описанной выше, и устанавливается индивидуально либо для пользователя, либо по отношению к папке в целом.

Общие Web-страницы, размещенные в общей папке, публикуются в Интернете сервером Microsoft Exchange. Пользователи, имеющие соответствующие права доступа к этим страницам, могут изменять их содержимое, вести учет посещений, устанавливать правила обновления.

Представительство. В терминологии программы Microsoft Outlook представителем называется пользователь, которому другим пользователем передаются определенные права: на доступ к личным и общим папкам, документам, элементам, в том числе право ответа на сообщения, приглашения на собрания, голосование. Конкретный набор прав представителя определяет владеющий ими пользователь. Обычно права представителя передают секретарю-референту, совладельцу фирмы, помощнику по определенному кругу вопросов (например, юридическому консультанту), то есть лицу, с которым тесно сотрудничают.

Автоматическое управление электронной почтой. С помощью Microsoft Exchange Server доступны некоторые дополнительные функции автоматизации работы с электронной почтой. Так, например, существует режим автоматической генерации ответов при отсутствии пользователя на рабочем месте. Возможна переадресация сообщений по другому адресу, например во время отпуска.

Групповое планирование. Смысл группового планирования заключается в том, что любые задачи, например сетевые конференции, могут быть автоматически (без участия людей) согласованы с другими участниками. Для этого необходимо, чтобы все участники рабочей группы, подключенные к сети, скрупулезно соблюдали правила электронного документооборота и управления процессом работы, принятые в Microsoft Outlook. Прежде всего, это означает необходимость аккуратно вести дневник, правильно назначать задачи и учитывать реальные потребности в ресурсах.

В этом случае программа способна верно оценить занятость участников мероприятия и автоматически определить лучшее время для его проведения. Инициатору мероприятия достаточно подтвердить предложенный вариант, и Outlook автоматически разошлет уведомления о мероприятии его участникам. То же самое относится и к задачам, когда могут быть автоматически сгенерированы поручения подчиненным с учетом их загрузки другими делами.