e) регулирование (принятие решения о корректирующем воздействии, проведение корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов)
Необходимость контроля объясняется неопределенностью в поведении внутренней и внешней среды организации и, как следствие, возможность отклонений фактического хода планируемых процессов от желаемых (запланированных). Поэтому, в случае, если фактические результаты существенно отличаются от показателей, установленных планом, необходимо вмешательство в ход управляемого процесса. Это, с одной стороны, дает возможность своевременного предупреждения возникновения кризисных ситуаций. С другой, позволяет поддерживать успех, если ситуация развиваются в благоприятном для организации направлении.
Следовательно, для организации эффективного контроля необходимо:
a). Установление стандартов, т.е. конкретных целей, которые необходимо достичь в определенное время. Показатели устанавливаются в процессе планирования.
|
|
Классификация:
- по степени их важности в достижении целей организации
- по степени их влияния на жизнедеятельность организации (несоблюдение условий кредитного договора может привести к банкротству предприятия)
Требования к стандартам:
- реалистичность: стандарты должны быть жесткими, но достижимыми
- измеримость и привязка к определенному времени
- соответствие показателям результативности. Показатели результативности устанавливают то, что должно быть получено для достижения поставленных организацией целей
- воспринимаемость сотрудниками
b). Учет., т.е. получение информации о ходе реализации контролируемого процесса. Требование к информации:
- сопоставимость с установленными стандартами и показателями результативности
Пример:
Различия между бухгалтерским и управленческим учетом в организации. Бухгалтерский учет организован на основе стандартов, установленных внешними органами (налоговыми органами), а управленческий учет требует учета внутренних стандартов, связанных с организацией эффективного менеджмента внутри организации.
- своевременность получения информации
- достоверность информации
c). Контроль. Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами. Очевидно, что для каждого стандарта необходимо установить масштаб (предел) допустимых отклонений. При нахождении значений показателей процесса в установленных пределах, процесс можно считать нормальным.
Пример:
Контроль качества с использованием контрольных карт.
Метод управления по принципу исключения: система контроля должна срабатывать лишь в том случае, если имеются значительные отклонения от стандартов.
|
|
d). Анализ. По результатам контроля оценивается состояние контролируемого процесса. При выявлении недопустимых отклонений от стандартов определяются возможные причины их возникновения. Разрабатываются рекомендации менеджеру по устранению причин и по приведению контролируемого процесса в зону допустимых отклонений.
e). Регулирование. Принятие решений о корректирующем воздействии. По результатам анализа менеджер может принять одну из альтернатив:
· Ничего не делать (The Do Nothing alternative) означает, что процесс протекает в рамках установленных планом пределах и не требуется оперативного вмешательства в ход его реализации. Это, однако, не исключает необходимости продолжения контроля.
· Устранить отклонения от хода реализации процесса. Для этого менеджер на основании рекомендаций этапа анализа устанавливает причины негативных отклонений от стандартов и принимает необходимые, оперативные меры, направленные на устранение этих расхождений.
· Пересмотреть стандарты. Необходимость пересмотра может быть связана с существенными изменениями во внутренней и внешней среде организации, которые не были учтены в планировании процесса. В этом случае необходимо внести изменения в планы организации, может быть и существенные, скорректировать ее цели, и пересмотреть действующие стандарты.
Виды контроля по времени их проведения:
Предварительный контроль.
Осуществляется до фактического начала контролируемых процессов. Цель предварительного контроля – предупредить возможные отклонения контролируемых процессов от стандартов. В организациях ведется в трех ключевых областях:
- человеческие ресурсы
- материальные ресурсы
- финансовые ресурсы.
Предварительный контроль персонала – анализ деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения установленных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных работников. Включает процедуры:
Ø установление должностных инструкций (образование, стаж работы, рекомендации)
Ø материальное стимулирование (выплаты и компенсации), тестирование, собеседование
Ø обучение.
Предварительный контроль поступающих материальных ресурсов (входной контроль). Производится на основе установленных стандартов минимально допустимых уровней качества и проверки соответствия поступающих материалов этим требованиям.
Предварительный контроль финансовых ресурсов – бюджетирование как метод установления предельных затрат по каждому подразделению организации.