Форматирование данных

При работе с электронными таблицами особое значение имеет формат ячейки таблицы, так как с каждой ячейкой связывается не только информация, которая в нее заносится, но и определенный формат.

От формата зависит способ обработки данных и вид, в котором они будут представлены в ячейке: используемый шрифт, размер символов, способ выравнивания, для чисел - форма представления (с фиксированной или плавающей точкой), количество знаков после запятой и т. д.

Формат ячейки в отличие от значения или формулы не отображается на экране. Формат ячейки устанавливается отдельно и сохраняется даже в том случае, если ячейка пуста.

Для быстрого копирования форматов отдельных ячеек (или блоков ячеек) удобно использовать кнопку Формат по образцу, которая используется так же, как и аналогичная кнопка на панели инструментов Word.

Для форматирования любых данных в Excel используется диалоговое окно Формат ячеек, которое можно вызвать с помощью команды меню окна ФорматÞЯчейки либо соответствующей команды контекстного меню.

Диалоговое окно Формат ячеек имеет несколько вкладок.

Если необходимо отформатировать только часть содержимого ячейки, эту часть можно выделить в строке формул (в режиме редактирования) с помощью мыши или клавиши Shift и стрелок курсора - так же, как это делается в документах Word.

Excel предлагает несколько стандартных вариантов оформления таблицы (обрамление и заполнение фоном), образцы которых можно предварительно просмотреть. Для выполнения автоформатирования необходимо выделить форматируемую часть таблицы и использовать команды меню ФОРМАТÞАвтоформат.

Защита информации в Excel

В Excel имеются разнообразные способы защиты информации в электронных таблицах. Ограничение доступа пользователей к информации в электронных таблицах может выполняться на уровне:

· защиты файлов - рабочих книг;

· защиты рабочих листов;

· защиты отдельных ячеек таблицы.

Для установления защиты могут использоваться команды:

· СЕРВИСÞЗащита;

· ФОРМАТÞЛист (Строка, Столбец)|=> Скрыть, ОкноÞСкрыть;

· ФОРМАТÞЯчейки, вкладка диалогового окна Формат ячеек - Защита;

· ограничения доступа при сохранении файлов рабочих книг.

После установки защиты введение в ячейки новых данных, их изменение или удаление становятся невозможными до тех пор, пока защита не будет снята.