Средства Excel для работы с данными списка. Работа с электронной таблицей как с базой данных

Термины база данных и список в Excel используются как синонимы. При этом нужно иметь в виду следующее:

· каждая строка списка рассматривается как запись базы данных;

· столбцы списков считаются полями базы данных;

· заголовки столбцов считаются именами полей базы данных.

В Excel имеется набор функций, облегчающих обработку и анализ данных в списке или базе данных. Для того чтобы электронную таблицу можно было обрабатывать с помощью подобных функций, данные в ней должны быть организованы следующим образом:

· все строки таблицы должны содержать однородную информацию - во всех строках в одинаковых столбцах должны находиться однотипные данные;

· заголовки столбцов должны находиться в первой строке списка;

· названия строк должны находиться в левом столбце списка;

· в таблице не должно быть пустых строк и столбцов, в том числе и между заголовками и первой строкой данных. Первая пустая строка считается признаком конца списка.

Функции списка нельзя использовать одновременно для несмежных областей.

К данным, организованным в виде списка (базы данных), можно применять специальные функции, относящиеся к категории Работа с базой данных, и выполнять следующие операции:

· добавлять, изменять и удалять записи;

· находить записи;

· сортировать записи;

· осуществлять фильтрацию (и выборку) данных с помощью Автофильтра и Расширенного фильтра;

· подводить общие и промежуточные итоги и т. д.