Требования к содержанию отчета

Отчет должен содержать: наименование работы, цель работы, постановку задачи, описание варианта задания, краткие теоретические сведения, описание хода выполнения лабораторной работы, результаты выполнения задания.

В качестве описания хода выполнения задания и результата работы должны быть приведены:

- описание структуры таблицы, полученное с помощью команд СУБД для редактирования и просмотра структуры;

- примеры выполнения команд добавления и редактирования записей;

- примеры выполнения команд позиционирования и просмотра значений полей;

- содержимое таблицы, полученное с помощью команд вывода данных.

Варианты заданий

Варианты задания приведены в теме 1. Следует создать в FoxPro те таблицы, структура которых была разработана при выполнении лабораторной работы 1.1.

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА 2
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ИНДЕКСИРОВАНИЯ ДЛЯ СВЯЗИ ТАБЛИЦ И ПОИСКА ДАННЫХ

Цель: ознакомиться с принципами формирования и использования индексов в СУБД для DOS типа FoxPro, Foxbase, Clipper в интерактивном режиме.

Материалы и оборудование: ПК

Индивидуальное задание: в DOS-ориентированной СУБД в интерактивном режиме создать базу из двух связанных таблиц. Используя навигационный принцип доступа к данным осуществить просмотр отдельных записей главной и связанной таблиц, поиск записей по заданному значению проиндексированного поля.

Требования к содержанию отчета

В качестве описания хода выполнения лабораторной работы и результата работы должны быть приведены:

- схема базы (структура и связь таблиц),

- листинг командной строки с приведением (где возможно) распечатки результатов выполнения текущей команды

Варианты заданий

Варианты задания приведены в теме 1.

Основой для выполнения задания являются результаты работ 1.1 и 2.1: следует создать связи между таблицами, созданными и заполненными при выполнении лабораторной работы 2.1 в соответствии со схемой данных, разработанной в лабораторной работе 1.1.

ТЕМА 3 СУБД MICROSOFT ACCESS 2000

1 Основные характеристики Access 2000.

2 Интерфейс Access.

3 Объекты Access. Диалоговые средства конструирования объектов.

4 Создание файла базы данных Access. Создание таблицы базы данных.

5 Имена полей и типы данных.

6 Разработка форм, отчетов и макросов в Access 2000.

Основные понятия по теме

Программа Microsoft Access 2000 входит в состав программного пакета Microsoft Office 2000 и представляет собой мощную систему, обеспечивающую эффективную разработку и сопровождение баз данных.

СУБД Access ориентирована на работу с объектами, к которым относятся таблицы базы данных, запросы, а также объекты приложений для работы с базой данных: формы, отчеты, страницы, макросы и модули.

Множество мастеров Access позволяют автоматизировать процесс создания таблиц базы данных, форм, запросов, отчетов и страниц доступа к данным; анализировать таблицы БД и выполнять многие другие работы. Практически для любых работ имеется мастер (wizard),который поможет их выполнить.

В СУБД Access процесс создания реляционной базы данных включает создание схемы данных. Схема данных наглядно отображает таблицы и связи между ними, а также обеспечивает использование связей при обработке данных.

Access может использовать данные различных СУБД. Непосредственно могут обрабатываться файлы Paradox, dBase, FoxPro, а также базы данных, поддерживающие стандарт открытого доступа к данным (Open Database Connectivity, ODBC): Oracle, Microsoft SQL Server, DB2, Sybase SQL Server и др.

СУБД Microsoft Access является системой управления реляционной базой данных, включающей все необходимые инструментальные средства для создания локальной базы данных, общей базы данных в локальной сети с файловым сервером или создания приложения пользователя, работающего с базой данных на SQL - сервере.

Диспетчером данных, выполняющим загрузку и сохранение данных в базе данных пользователя и системных базах данных, является ядро базы данных Microsoft Jet. Access 2000 построена на основе усовершенствованной версии ядра базы данных Microsoft Jet 4.0. Эта версия имеет более высокую производительность и улучшенные сетевые характеристики.

Access 2000 входит в состав Microsoft Office 2000 (в варианты Professional, Premium и Developer) и, как и другие компоненты Office 2000,аботает в среде Windows 95, Windows 98 или Windows NT Workstation 4.0 и выше.

Практическим минимумом, предъявляемым Access 2000 к персональному компьютеру, является Pentium 75 MHz и 16 Мб оперативной памяти при работе под Windows 95 или Windows 98 или 32 Мб при работе под Windows NT Workstation.

В Access обеспечивается все возможности динамического обмена данными (Dynamic Data Exchange, DDE) с любым приложением Windows, поддерживающим DDE. Access поддерживает также механизм связывания и внедрения объектов (Object Linking and Embedding, OLE), обеспечивающий установление связи с объектами другого приложения или внедрение объекта в базу данных. Активизация внедренного объекта открывает программу, которая его создала, и пользователь может изменить объект. При установлении связи с объектом он по-прежнему сохраняется в файле объекта, а не в базе данных. За счет этого он может обновляться независимо, а в базе данных всегда будет представлена последняя версия объекта.

Внедряемыми или связываемыми объектами могут быть документы различных приложений Windows: рисунки, графики, электронные таблицы или звуковой файл.

Access - это типичная настольная база данных. В то же время на небольшом предприятии с количеством компьюторов не больше 10, ресурсов Access вполне может хватить для обслуживания всего делопроизводства, естественно, в связке с Microsoft Office. То есть все пользователи могут обращаться к одной базе данных, установленной на одной рабочей станции, которая не обязательно должна быть выделенным сервером. Для того чтобы не возникали проблемы сохранности и доступа к данным, имеет смысл воспользоваться средствами защиты, которые предоставляет Access. При этом вы можете воспользоваться Мастером, если не уверены, что сами правильно установите права и ограничения для пользователей.

В отличие от большинства средств разработки, СУБД Access имеет русифицированный интерфейс и частично переведенный на русский язык файл контекстной помощи.

Access имеет характерный для всех приложений Microsoft Windows удобный графический интерфейс, ориентированный на комфортную работу пользователя. Для работы с таблицами базы данных и другими объектами Access предоставляет многочисленные команды меню и контекстно-зависимые панели инструментов. Поскольку интерфейс приложений Microsoft Office унифицирован, пользователю требуется меньше времени на освоение приложения.

Пользователь имеет возможность с помощью мыши можно переносить объекты между различными базами данных. При этом необходимо запустить две задачи Microsoft Access. Возможен перенос таблиц и запросов Access в другие приложения, например, в Microsoft Word и Microsoft Excel.

Для типовых процессов обработки данных - просмотра, обновления, поиска по заданным критериям, получения отчетов - в Access имеются средства конструирования форм, запросов, отчетов и страниц. Объекты приложений состоят из графических элементов, называемых элементами управления. Основные элементы управления служат для связи объектов с записями таблиц, являющихся источниками данных.

При создании приложений пользователя также используются средства программирования, реализуемые объектами другого типа - макросами и модулями на языке программирования Visual Basic for Applications (VBA).

Каждый объект и элемент управления имеет свои свойства, определяя которые, можно настраивать объекты и элементы управления. С каждым объектом и элементом управления связывается набор событий, которые могут обрабатываться макросами или процедурами на VBA.

Объекты представлены в окне базы данных Access. Все операции по работе с объектами базы данных и приложений начинаются в этом окне.

Рисунок 3.1 – Основное окно конструирования БД

Таблицы (Tables) создаются пользователем для хранения данных об одном информационном объекте модели данных предметной области. Таблица состоит из полей (столбцов) и записей (строк). Каждое поле содержит одну характеристику объекта предметной области. В записи собраны сведения об одном экземпляре этого объекта.

Запросы (Queries) создаются пользователем для выборки нужных данных из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является таблица, которая может быть использована наряду с другими таблицами БД при обработке данных. Запрос может формироваться в виде запросов по образцу (QBE) или с помощью инструкции SQL - языка структурированных запросов. С помощью запроса можно также обновить, удалить или добавить данные в таблицы или создать новые таблицы на основе уже существующих.

Формы (Forms) являются основным средством создания диалогового интерфейса приложения пользователя. Форма может создаваться для ввода и просмотра взаимосвязанных данных базы на экране в удобном виде, который соответствует привычному для пользователя документу. Формы также могут использоваться для создания панелей управления в приложении.

Отчеты (Reports) предназначены для формирования выходных документов, содержащих результаты решения задач пользователя, и вывода их на печать.

Страницы (Pages) - Страницы доступа к данным являются диалоговыми Web-страницами, которые поддерживают динамическую связь с базой данных и позволяют просматривать, редактировать и вводить данные в базу, работая в окне браузера.

Макросы (Macros). Макрос является программой, которая содержит описание последовательности действий, выполняемых при наступлении некоторого события в объекте или элементе управления приложения. Каждое действие реализуется макрокомандой. Создание макросов осуществляется в диалоговом режиме путем выбора нужных макрокоманд и задания параметров, используемых ими при выполнении.

Модули (Modules) содержат процедуры на языке VBA. Могут создаваться процедуры- функции, которые разрабатываются пользователем для реализации нестандартных функций в приложении пользователя, и процедуры для обработки событий. В Access 2000 для удобства пользователя объекты базы данных могут быть объединены в группы по функциональному или иному признаку. Группы содержат ссылки на объекты базы данных различных типов.

В окне базы данных Access 2000 наряду со списком созданных объектов представлены ярлыки (shortcuts), которые предназначены для быстрого запуска мастеров или конструктора создания нового объекта.

Все таблицы базы данных, а также другие объекты Access: формы, запросы, отчеты, макросы и модули, построенные для этой базы, и внедренные объекты могут размещаться на диске в одном файле формата.mdb. Это упрощает технологию ведения базы данных и приложения пользователя. Обеспечивается высокая компактность размещения всех объектов БД на диске и эффективность обработки данных. Страницы доступа к данным Access сохраняются в отдельных файлах, в файле БД размещаются только ссылки на них.

Access предоставляет в распоряжение непрограммирующего пользователя разнообразные диалоговые средства, которые позволяют ему создавать приложения, не прибегая к разработке запросов на языке SQL или к программированию макросов или модулей на языке VBA.

Для автоматизации создания объектов БД - таблиц, запросов по примеру (Query By Example, QBE), схемы базы данных, и объектов приложения (форм, отчетов, страниц) используются специализированные диалоговые средства, называемые конструктором (Design). Конструктор предоставляет пользователю набор инструментов, с помощью которых можно быстро создать и модифицировать объект. Для конструирования макета форм, отчетов и страниц используется панель элементов, которая появляется при вызове конструктора.

Предусмотрено автоматическое конструирование форм, запросов, отчетов, страниц и их элементов с помощью программ-мастеров и команд, начинающихся с приставки "авто".

В Access 2000 для упрощения внесения изменений в объекты базы данных; разработана технология интеллектуальной замены имен объектов в базе данных. При этом автоматически исправляются ошибки, вызванные переименованием таблиц, полей, форм, отчетов, запросов, текстовых блоков или других элементов управления. Реализуется за счет того, что каждый именуемый объект (или элемент) базы данных имеет внутренний уникальный идентификатор, имя является только псевдонимом. При переименованиях изменяется лишь псевдоним и при необходимости корректируются все ссылки на объект из других объектов. Для применения этой технологии следует до создания объектов установить соответствующие параметры в разделе Автозамена имен (Name AutoCorrect) на закладке Общие (General), открываемой через меню Сервис|Параметры (Tools|Options).

На компьютере пользователя, который будет работать с СУБД Access, должна быть установлена операционная система Windows 95/98/NT и СУБД Access. Для того чтобы начать работу в СУБД Access, можно, например, после загрузки операционной системы в нижней части рабочего стола на Панели задач нажать кнопку Пуск и, открыв в главном меню Windows пункт Программы, выбрать программу Microsoft Access и запустить ее.

После запуска Microsoft Access одновременно с его окном выводится первое диалоговое окно, позволяющее начать создание новой базы данных или открыть существующую.

Диалоговое окно появляется, если в окне Параметры (Options), вызываемом по команде меню Сервис |Параметры (Tools|Options), на вкладке Вид (View) в группе Отображать установлен флажок Окно запуска (Startup Dialog Box).

Существующую базу данных можно открыть, выбрав ее из списка в диалоговом окне. Если это окно не появляется при запуске Access, для открытия БД выполняется команда Файл|Открыть (File|Open) или нажимается кнопка Открыть (Open). После выполнения этой команды открывается окно базы данных.

Рисунок 3.2 – Диалог создания новой БД

В окне базы данных представлены два раздела: Раздел Объекты (Objects) с основными типами объектов базы данных: Таблицы (Tables), Запросы (Queries), Формы (Forms), Отчеты (Reports), Страницы (Pages), Макросы (Macros), Модули (Modules) и раздел Группы (Groups), где создаются пользовательские группы объектов, предназначенные для хранения ссылок на объекты различных типов, объединенные, например, по функциональному назначению

Рабочее поле окна базы данных предназначено для отображения списка объектов выбранного типа. Кроме того, В Access 2000 здесь размещены ярлыки, открывающие возможность сразу приступить к созданию объекта в основных режимах: в режиме конструирования и с помощью мастера.

При открытии окна БД по умолчанию выводится панель инструментов База данных (Database). Эта же панель инструментов выводится в окне Access до открытия базы данных, но большинство ее кнопок являются недоступными.

Диалоговое окно позволяет начать создание новой базы данных выбором параметра Новая база данных (New Database). Если первое диалоговое окно не выводится, можно начать создание базы данных с помощью команды Файл|Создать (File|New) или кнопки Создать (New) на панели инструментов База данных (Database). Независимо от выбранного варианта начала создания базы данных, Access выведет окно Создание (New).

Рисунок 3.3 – Окно создания базы данных

Пользователь выбирает вкладку Базы данных, чтобы создать одну из типовых баз данных с помощью мастера на основе существующих шаблонов. На закладке представлены шаблоны таких баз данных. Чтобы начать работу мастера, достаточно щелкнуть на значке нужной базы данных.

Вкладка Общие (General) содержит значок База данных (Blank Database), позволяющий приступить к созданию новой оригинальной базы данных. Access 2000 дополнен новыми средствами, предназначенными для создания проекта приложения, работающего с базой данных SQL-сервера, и страниц доступа к данным Access. На вкладке Общие (General) имеются соответствующие значки: Проект (новая база данных) - Project (New Database), Проект (существующая база данных) - Project (Existing Database), Страница доступа к данным (Data Access Page).

Проект (существующая база данных) и Проект (новая база данных) позволяют создать проект - приложение пользователя, которое работает с базой данных, размещенной на SQL-сервере.

Страница доступа к данным (Data Access Page) позволяет создавать Web-страницы специального типа, предназначенные для просмотра и работы с данными в базах Microsoft Access или Microsoft SQL Server из Internet.

Access хранит все таблицы базы данных, а также другие объекты в одном файле. Прежде чем приступить к созданию таблиц БД, необходимо создать файл пустой базы данных.

Для создания файла новой БД надо в окне Создание (New) выбрать вкладку Общие (General) дважды щелкнуть на значке База данных (Blank Database). В раскрывающемся списке Папка (Save in) появившегося окна Файл новой базы данных (File New Database) нужно выбрать каталог, в котором будет размещен файл, задать имя файла новой базы данных и нажать кнопку Создать (Create). В результате открывается окно новой базы данных <имя БД>: база данных (Database).

Задавая имя файла базы данных, следует иметь ввиду, что его предельная длина составляет 255 символов, включая пробелы. Имена файлов не должны содержать следующих символов: \?: *? " < > |.

Тип файла по умолчанию имеет значение Базы данных Microsoft Access (расширение *.mdb, Microsoft Access Databases), что приводит к созданию файла базы данных, имеющего расширение.mdb. Это расширение является зарегистрированным в Windows для данного типа файлов и связывается с программой Access.

В результате выполнения команды Создать (New) открывается окно новой базы данных <имя БД>: база данных (Database). Причем <имя БД> соответствует заданному в окне Файл новой базы данных (File New Database).

В окне новой базы данных в разделе Объекты (Objects) вертикальным рядом кнопок представлены все объекты, которые могут быть созданы в БД: таблицы, запросы, отчеты, страницы, макросы и модули. При нажатии кнопки в рабочем поле окна отображается список имен объектов данного типа. При создании новой базы данных список для любого выбранного типа объекта отсутствует.

Объекты различных типов могут объединяться в группы, которые представлены в разделе Группы (Groups). Группы позволяют в больших БД объединить объекты одной темы. Изначально в разделе Группы (Groups) существует единственная группа Избранное (Favorites). Для создания новой группы необходимо нажать правую кнопку на строке этой группы и выбрать из контекстного меню команду Новая группа (New Groups). Для внесения объектов в группу выделяется нужный объект, вызывается контекстное меню, выбирается команда Добавить в группу (Add to Group) и в ней группа, в которую включается объект. Объекты представляются в группе ярлыками, ссылающимися на включенный в группу объект. При выполнении этой команды также можно создать новую группу

Создание таблицы БД состоит из двух этапов. На первом этапе определяется ее структура: состав полей, их имена, последовательность размещения полей в таблице, тип данных каждого поля, размер поля, ключи, индексы таблицы и другие свойства полей. На втором этапе производится создание записей таблицы и заполнение их данными.

Для создания новой таблицы надо в окне базы данных выбрать объект Таблицы (Tables) и нажать кнопку Создать (New). В открывшемся окне Новая таблица (New Table) нужно выбрать один из режимов создания таблицы (рис). В Access 2000 основные первые три режима вынесены в рабочее поле, предназначенное для отображения списка таблиц. Это позволяет сразу перейти в нужный режим создания таблицы, сократив число выполняемых пользователем операций.

Строка Создание таблицы в режиме конструктора (Create table Design View) в рабочем поле окна базы данных или Конструктор (Design View) в окне Новая таблица (New Table) определяет выбор основного способа создания новой таблицы, при котором создание таблицы начинается с определения ее структуры в режиме конструктора таблиц. В режиме конструктора пользователь может сам установить параметры всех элементов структуры таблицы.

При переходе в режим конструктора таблиц меняется состав команд меню, а панель инструментов базы данных заменяется на панель инструментов Конструктор таблиц (Table Design).

Рисунок 3.4 – Диалоговое окно Конструктора таблиц

Для определения поля в окне Таблица (Table) задаются Имя поля (Field Name), Тип данных (Data Type), Описание (Description) - краткий коммента-рий, а также свойства поля в разделе Свойства поля (Field Properties). На вкладке Общие (General) представлены строки свойств поля, в том числе максимальный размер, подпись, которая выводится в заголовке столбца, значение по умолчанию и др. На вкладке Подстановка (Lookup) выбирается тип элемента управления (Display Control): поле, список, или поле со списком.

Имя поля (Field Name). Каждое поле в таблице должно иметь уникальное имя, удовлетворяющее соглашениям об именах объектов в Access. Оно является комбинацией из букв, цифр, пробелов и специальных символов, за исключением символов ". " "! " " ' " " [ " " ] ". Имя не может начинаться с пробела и содержать управляющие символы с кодами ASCII от 00 до 31. Максимальная длина имени 64 символа.

Тип данных (Data Type). Тип данных определяется значениями, которые предполагается вводить в поле, и операциями, которые будут выполняется с этими значениями. В Access допускается использование девяти типов данных. Список возможных типов данных вызывается нажатием кнопки списка при выборе типа данных каждого поля:

Текстовый (Техt) - тип данных по умолчанию. Текст или цифры, не участвующие в расчетах. Число символов в поле не должно превышать 255. Максимальное число символов, которое можно ввести в поле, задается в свойстве Размер поля (FieldSize). Пустые символы в неиспользуемой части поля не сохраняются

Поле МЕМО (Меmо). Длительный текст, например, некоторое описание или примечание. Максимальная длина 64 000 символов

Числовой (Number). Числовые данные, используемые в математических вычислениях. Конкретные варианты числового типа и их длина задаются в свойстве Размер поля (FieldSize). Для проведения денежных расчетов определен другой тип данных - Денежный (Currency)

Денежный (Currency). Денежные значения и числовые данные, используемые в расчетах, проводящихся с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части. Длина поля 8 байт. При обработке числовых значений из денежных полей выполняются вычисления с фиксированной точкой более быстрые, чем вычисления для полей с плавающей точкой, кроме того, при вычислениях предотвращается округление. Учитывая эти обстоятельства, рекомендуется для полей, в которых планируется хранить числовые значения с указанной точностью, использовать денежный тип данных

Дата/время (Data/Time). Значения даты или времени, относящиеся к годам с 100 по 9999 включительно. Длина поля 8 байт.

Счетчик (AutoNumber). Тип данных поля, в которое для каждой новой записи автоматически вводятся уникальные целые, последовательно возрастающие (на 1), или случайные числа. Значения этого поля нельзя изменить или удалить. Длина поля 4 байта для длинного целого, для кода репликации - 128 байт. По умолчанию в поле вводятся последовательные значения. В таблице не может быть более одного поля этого типа. Используется для определения уникального ключа таблицы

Логический (Yes/No). Логические данные, которые могут иметь одно из двух возможных значений Да/Нет; Истина/Ложь; Вкл./Выкл. (Yes/No; True/False; On/Off). Длина поля 1 бит

Поле объекта ОLЕ (OLE Object). Объект (например, электронная таблица Microsoft Ехсе1, документ Microsoft Word, рисунок; звукозапись или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Access. Длина поля - до 1 Гигабайта (ограничивается объемом диска). Для полей типа ОLЕ и МЕМО не допускается сортировка и индексирование

Гиперссылка (Hyperlink). В качестве гиперссылки можно указывать путь к файлу на жестком диске, путь UNC или адрес URL. Если щелкнуть мышью на поле гиперссылки, Access выполнит переход на соответствующий объект, документ, страницу Web или другое место назначения. Максимальная длина 64 000 символов

Мастер подстановок...(Lookup Wizard...). Выбор этого типа данных запускает мастера подстановок. Мастер строит для поля список значений на основе полей из другой таблицы. Значения в такое поле будут вводиться из одного из полей списка. Соответственно, фактически тип данных поля определяется типом данных поля списка. Возможно также определение поля со списком постоянных значений.

Общие свойства

Общие свойства задаются для каждого поля на вкладке Общие (General) и зависят от выбранного типа данных. Для отображения свойств поля необходимо установить курсор на строке соответствующего поля:

Размер поля (FieldSize) задает максимальный размер данных, сохраняемых в поле. Для поля с типом данных Текстовый задается размер от 1 до 255 байтов (по умолчанию 50 байт)

Рисунок 3.5 – Настройка свойств поля в окне Конструктора таблиц

Для поля с типом данных Счетчик можно задать:

- Длинное Целое (Long Integer) - 4 байта

- Код репликации (Replication ID) - 128 байт

Для поля с типом данных Числовой можно задать:

- Байт (Byte) для целых чисел от 0 до 255, длина поля 1 байт

- Целое (Integer) для целых чисел от -32.768 до + 32.767, занимает 2 байта

- Длинное целое (Long Integer) для целых чисел от -2.147.483.648 до +2.147.483.647, занимает 4 байта

- Дробные с плавающей точкой 4 байта (Single) для чисел от -3,4х1038 до + 3,4хЮ38 с точностью до 7 знаков

- Дробные с плавающей точкой 8 байт (Double) для чисел от -1,797хЮ308 до +1,797хЮ308 с точностью до 15 знаков

- Действительное (Decimal) для целых чисел от -1038-1 до 1038-1 (при рабо-те с проектами, которые хранятся в файлах типа.abp) и от -1028-1 до 1028-1 (.mdb) с точностью до 28 знаков, занимает 12 байт

- Код репликации. Глобальный уникальный идентификатор (Globally unique identifier, GUID), занимает 16 байт. Поля такого типа используются Access для создания системных уникальных идентификаторов реплик, наборов реплик, таблиц, записей и других объектов при репликации баз данных.

Рекомендуется задавать минимально допустимый размер поля, который понадобится для сохраняемых значений, так как сохранение таких полей требует меньше памяти, и обработка данных меньшего размера выполняется быстрее. Изменение размера поля с большего на меньший в таблице, имеющей данные, может привести к их искажению или полной потере.

Изменения в данных, которые происходят вследствие изменения свойства Размер поля, нельзя отменить после их сохранения в конструкторе таблиц.

Формат поля (Format) является форматом отображения заданного типа данных и задает правила представления данных при выводе их на экран или печать.

В Access определены встроенные стандартные форматы отображения для полей с типами данных Числовой (Number), Дата/время (Date/Time), Логический (Yes/No) и Денежный (Currency). Ряд этих форматов совпадает с настройкой национальных форматов, определяемых в окне Язык и стандарты панели управления Microsoft Windows. Пользователь может создать собственный формат для всех типов данных, кроме ОLЕ, с помощью символов форматирования.

Для указания конкретного формата отображения необходимо выбрать в раскрывающемся списке одно из значений свойства Формат поля (Format). Формат поля используется для отображения данных в режиме таблицы, а также применяется в форме или отчете при отображении этих полей.

Число десятичных знаков (DecimalPlaces) задает для числового и денежного типов данных число знаков после запятой. Можно задать число от 0 до 15. По умолчанию (значение Авто, Autto) это число определяется установкой в свойстве Формат поля (Format). Следует иметь в виду, что установка этого свойства не действует, если свойство Формат поля (Format) не установлено или выбрано значение Основной (General Number). Свойство Число десятичных знаков (Decimal Places) влияет только на количество десятичных знаков, отображаемых на экране, и не влияет на число сохраняемых десятичных знаков. Для изменения числа сохраняемых знаков: нужно изменить свойство Размер поля (FieldSize)

Подпись (Caption) поля задает текст, который выводится в таблицах, формах, отчетах.

Условие на значение (ValidationRule) позволяет осуществлять контроль ввода, задает ограничения на вводимые значения, при нарушении условий запрещает ввод и выводит текст, заданный свойством Сообщение об ошибке (ValidationText)

Сообщение об ошибке (ValidationText) задает текст сообщения, выводимый на экран при нарушении ограничений, заданных свойством Условие на значение (ValidationRule)

Тип элемента управления

На вкладке Подстановка (Lookup) в окне конструктора таблиц задается свойство Тип элемента управления (DisplayControl).

Рисунок 3.6 – Закладка определения подстановки Конструктора таблиц

Это свойство определяет, будет ли отображаться поле в таблице и в форме в виде Поля (Text Box), Списка (List Вох) или Поля со списком (Combo Вох). Таким образом определяется вид элемента управления, используемого по умолчанию для отображения поля.

Если для поля выбран тип элемента управления Список (List Вох) или Поле со списком (Combo Вох), на вкладке Подстановка (Lookup) появляются дополнительные свойства, которые определяют источник данных для строк списка и ряд других характеристик списка. В качестве источника данных для списка выбирается таблица, с которой осуществляется постоянная связь, что обеспечивает актуальное состояние списка.

Определение первичного ключа

Каждая таблица в реляционной базе данных должна иметь уникальный (первичный) ключ, который может быть простым или составным, включающим несколько полей (до 10). Для определения ключа выделяются поля, состав-ляющие ключ, и на панели инструментов Конструктор таблиц (Table Design) нажимается кнопка Ключевое поле (Рrimary Кеу) или выполняется команда меню Правка| Ключевое поле (Edit| Primary Кеу).

Для ключевого поля автоматически строится индекс. В этом можно убедиться, просмотрев информацию об индексах таблицы. Окно Индексы (Indexes) вызывается щелчком на кнопке просмотра и редактирования индексов Индексы (Indexes) на панели инструментов или выполнением команды меню Вид| Индексы (View| Indexes). (В режиме конструктора таблицы).

Рисунок 3.7 – Диалог определения первичного ключа таблицы

В этом окне индексу первичного ключа присвоено имя РrimaryКеу, в столбце Поле (FieldName) перечисляются имена полей, составляющие индекс. Индекс ключевого поля всегда уникален и не допускает пустых полей в записях. Если первичный ключ не установлен пользователем до сохранения вновь созданной таблицы, Access спросит о необходимости создания первичного ключа. При ответе "Да" Access создаст первичный ключ с типом данных Счетчик (AuttoNumber).

После определения структуры таблицы ее надо сохранить. Для этого используется команда Файл|Сохранить (File|Save) или кнопка панели инструментов конструктора Сохранить (Save). В окне Сохранение (Save As) вводится имя таблицы.

При сохранении таблицы происходит обновление файла базы данных, в которую помещается созданная таблица.

После сохранения таблицы становится доступным режим, позволяющий перейти ко второму этапу создания таблицы - созданию записей. Переход в этот режим, называемый режимом таблицы, возможен только после сохранения структуры таблицы и осуществляется нажатием кнопки Вид (View) на панели инструментов конструктора таблиц или выбором этого режима при открытии списка на этой кнопке.

Таким образом, осуществляется неразрывная связь внемашинного проектирования базы данных с этапом ее создания с помощью СУБД. В схеме данных, построенной по нормализованной модели данных предметной области, могут быть установлены одно-однозначные и одно-многозначные связи. Для таких связей обеспечивается поддержание целостности взаимосвязанных данных, при которой не допускается наличия в базе данных подчиненной записи без связанной с ней главной, при первоначальной загрузке базы данных и ее корректировках. Связи, определенные в схеме данных, используются автоматически при разработке многотабличных форм, запросов, отчетов, существенно упрощая процесс их конструирования.

При создании в Access схемы данных в ней определяются и запоминаются связи между таблицами. Это позволяет системе автоматически использовать связи, один раз определенные в схеме данных, при создании форм, запросов, отчетов на основе взаимосвязанных таблиц, а пользователь освобождается от необходимости указывать эти связи при конструировании этих объектов. Схема данных базы графически отображается в своем окне, где таблицы представлены списками полей, а связи - линиями между полями разных таблиц.

При построении схемы данных Access автоматически определяет по выбранному полю связи тип отношения между таблицами. Если поле, по которому нужно установить связь, является уникальным ключом как в одной таблице, так и в другой, Access выявляет отношение один-к-одному. Если поле связи является уникальным ключом в одной таблице (главной таблицы связи), а в другой таблице (подчиненной таблице связи) является не ключевым или входит в составной ключ, то есть значения его могут повторяться, Access выявляет отношение один-ко-многим между записями главной таблицы к подчиненной. В этом случае можно задать автоматическое поддержание целостности связей.

Создание схемы данных начинается в окне Базы данных (Database) с выполнения команды Сервис|Схема данных (Tools|Relationships) или нажатия кнопки Схема данных (Relationships) на панели инструментов базы данных.

Включение таблиц в схему данных. После нажатия кнопки Схема данных (Relationships) открывается окно Добавление таблицы (Show Table), в котором можно выбрать таблицы и запросы, включаемые в схему данных. Для размещения таблицы в окне Схема данных (Relationships) надо выделить ее в окне Добавление таблицы (Show Table) и нажать кнопку Добавить (Add). Для выделения нескольких таблиц надо, удерживая клавишу, щелкнуть мышью на каждой из этих таблиц. Включив все нужные таблицы в схему данных, нажать кнопку Закрыть (Close).
В результате в окне Схема данных (Relationships) будут представлены все включенные таблицы со списком своих полей. Далее можно приступать к определению связей между ними.

Создание связей между таблицами. При определении связей в схеме данных удобно использовать информационно-логическую модель в каноническом виде, по которой легко определить главную и подчиненную таблицу каждой одно-многозначной связи, поскольку в такой модели главные объекты всегда размещены выше подчиненных. Эти связи являются основными в реляционных базах данных, т. к. одно-однозначные связи используются лишь в редких случаях, когда приходится разделять большое количество полей, определяемых одним и тем же ключом, по разным таблицам, имеющим разный регламент обслуживания.

Устанавливая в окне схемы данных связи типа 1:М между парой таблиц, надо выделить в главной таблице уникальное ключевое поле, по которому устанавливается связь. Далее, при нажатой кнопке мыши, протащить курсор в соответствующее поле подчиненной таблицы.

При создании связи по составному ключу необходимо выделить все поля, входящие в ключ главной таблицы, и перетащить их на одно из полей связи в подчиненной таблице. Для выделения всех полей, входящих в составной уникальный ключ, необходимо отмечать поля при нажатой клавише. После создания связи откроется окно Изменение связей (Edit Relationships). При этом в строке Тип отношения (Relationship Type) автоматически установится тип один-ко-многим (One-To-Many).

При составном ключе связи в окне Изменение связей (Edit Relationships) необходимо для каждого поля ключа в главной таблице ТАБЛИЦА/ЗАПРОС (Table/Query) выбрать соответствующее поле подчиненной таблицы, названной СВЯЗАННАЯ ТАБЛИЦА/ЗАПРОС (Related Table/Query).

При создании схемы данных пользователь включает в неё таблицы и устанавливает связи между ними. Для связей типа 1:1 и 1:М можно задать параметр обеспечения связной целостности данных, а также автоматическое каскадное обновление и удаление связанных записей.

Обеспечение связной целостности данных означает, что Access при корректировке базы данных обеспечивает для связанных таблиц контроль за соблюдением следующих условий:

-в подчиненную таблицу не может быть добавлена запись с несуществующим в главной таблице значением ключа связи;

-в главной таблице нельзя удалить запись, если не удалены связанные с ней записи в подчиненной таблице;

-изменение значений ключа связи в записи главной таблицы невозможно, если в подчиненной таблице имеются связанные с ней записи.

При попытке пользователя нарушить эти условия в операциях добавления и удаления записей или обновления ключевых данных в связанных таблицах Access выводит соответствующее сообщение и не допускает выполнения операции.

Установление между двумя таблицами связи типа 1:М или 1:1 и задание для нее параметров целостности данных возможно только при следующих условиях:

-связываемые поля имеют одинаковый тип данных, причем имена полей могут быть различными;

-обе таблицы сохраняются в одной базе данных Access;

-главная таблица связывается с подчиненной по первичному простому или составному ключу (уникальному индексу) главной таблицы.

Access автоматически отслеживает целостность связей при добавлении и удалении записей и изменении значений ключевых полей, если между таблицами в схеме данных установлена связь с параметрами обеспечения целостности. При действиях, нарушающих целостность связей таблиц, выводится сообщение. Access не позволяет установить параметр целостности для связи таблиц, если ранее введенные в таблицы данные не отвечают требованиям целостности.

Если для выбранной связи обеспечивается поддержание целостности, можно задать режим каскадного обновления связанных полей и режим каскадного удаления связанных записей.

В режиме каскадного обновления связанных полей при изменении значения поля связи в записи главной таблицы, Access автоматически изменит значения в соответствующем поле в подчиненных записях.

В режиме каскадного удаления связанных записей при удалении записи из главной таблицы будут автоматически удаляться все связанные записи в подчиненных таблицах. При удалении записи из главной таблицы выполняется каскадное удаление подчиненных записей на всех уровнях, если этот режим задан на каждом уровне.

При удалении записей непосредственно в таблице или через форму выводится предупреждение о возможности удаления связанных записей.

Для изменения типа связи между таблицами или контроля целостности данных необходимо, находясь в схеме данных, щелкнуть правой кнопкой мыши по линии, отображающей связь и выбрать пункт контекстного меню «Изменить связь».

Рисунок 3.8 – Изменение связи между таблицами в схеме данных

В результате появится диалог «Изменение связи», который позволяет точно определить все необходимые параметры:

Рисунок 3.9 – Диалог изменения параметров связи между таблицами

Объем базы данных может быть очень велик. В большинстве случаев для решения конкретных задач требуется лишь часть хранящейся в базе информации. Работа с данными значительно упростится, если исключить из просмотра записи, несущественные с точки зрения поставленной задачи. При работе в Microsoft Access 2000 в интерактивном режиме этой цели служат такие инструменты, как сортировка и фильтры.

Сортировка записей

Сортировка записей в порядке возрастания или убывания значений одного поля (поля сортировки) может быть выполнена как в режиме таблицы, так и в режиме формы. Для этого следует установить курсор в поле сортировки и нажать соответствующую кнопку панели инструментов Таблица в режиме таблицы (Table Datasheet): или

Сортировка записей может быть выполнена также командой меню Записи|Сортировка (Records|Sort).

Для сортировки записей таблицы по нескольким полям необходимо выделить соответствующие столбцы и выполнить команду сортировки. Сортируемые поля должны быть смежными, старшим полем сортировки является поле, расположенное слева.

Использование фильтра для отбора данных

Для просмотра и корректировки записей базы данных, удовлетворяющих указанным пользователем условиям отбора, предусмотрена фильтрация таблицы. Фильтр - это набор условий, применяемый для отбора подмножества записей из таблицы, формы или запроса.

Фильтр по выделенному. Простейшим способом задания условия отбора записей является выделение в таблице или форме некоторого значения поля или его части.

Функция Фильтр по выделенному (Filter By Selection) извлекает из таблицы и выдает на экран только те записи, которые содержат выделенное значение. Это относительно простой фильтр, допускающий одно условие на поле.

Чтобы задать фильтр по нескольким полям, нужно выделить эти поля, а затем щелкнуть на кнопке Фильтр по выделенному (Filter By Selection).

Кроме фильтра по выделенному можно использовать и другие два типа фильтров: обычный и расширенный.

Обычный фильтр. После выполнения команды Записи|Фильтр|Изменить фильтр (Records| Filter| Filter By Form) в окне обычного фильтра Фильтр (Filter By Form) на экран выводится пустая таблица или форма для активного объекта базы данных. На вкладке Найти (Look For) в поля фильтра вводятся значения, по которым будут отбираться записи. Ввод значений в несколько полей одной строки фильтра определяет отбор записей, в которых присутствуют все указанные значения. При этом заданные условия рассматриваются как объединяемые логической операцией "И".

Для того чтобы указать альтернативный вариант отбора записей, включаемых в результирующий набор, выбирается вкладка Или (Or) в левом нижнем углу окна фильтра. При этом открывается новая строка фильтра для задания альтернативного варианта. Набор условий, введенных в разные строки, связывается логической операцией "ИЛИ". Следующий альтернативный вариант может быть задан на следующей вкладке Или (Or).

Фильтр будет отбирать записи, содержащие в полях все значения, указанные на вкладке Найти (Look For), и записи, содержащие в полях все значения, указанные на вкладке Или (Or). Для выполнения фильтрации надо нажать кнопку Применение фильтра (Арр1у Filter).

Расширенный фильтр. После выполнения команды Записи|Фильтр|Расширенный фильтр (Records| Filter| Advanced/Sort...) в окне расширенного фильтра в верхней части выводится список полей активной таблицы. В нижней части окна выводится бланк запроса. В строку бланка запроса Поле (Fild) перетаскиваются мышью из списка поля, по которым надо задать условия отбора записей. Условия отбора вводятся в соответствующую строку. Кроме того, в бланке запроса в строке Сортировка (Sort) может быть выбран тип сортировки для одного или нескольких выбранных полей.

Сохранение фильтра. Обычный и расширенный фильтры так же, как и фильтр по выделенному, сохраняются автоматически при сохранении таблицы, запроса или формы. Этот сохраненный фильтр при повторных открытиях объекта является текущим и может использоваться по команде Записи|Применение фильтра (Records|Apply Filter/Sort). Если создается новый фильтр, он заменяет любой фильтр, ранее сохраненный с формой или объектом в режиме таблицы.

Для уничтожения фильтра надо на панели инструментов Фильтр (Filter/Sort) нажать кнопку «Очистить бланк» (Clear Grid) и затем кнопку «Применение фильтра» (Аррlу Filter). Только при этом фильтр, сохраняемый с таблицей, уничтожается.

Сохранение группы фильтров. Целесообразно подготовить и сохранить несколько фильтров для таблицы или формы, которые в дальнейшем могут быть загружены в окно фильтра и применены. Для сохранения подготовленного фильтра нужно выполнить команду Записи|Фильтр|Изменить фильтр (Records| Filter| Filter By Form) или нажать соответствующую кнопку панели инструментов и затем выполнить команду Файл|Сохранить как запрос (File|Save As Query) или нажать соответствующую кнопку панели инструментов Фильтр (Filter). Для выполнения команды можно также при активном окне фильтра вызвать контекстное меню. В открывшемся диалоговом окне Сохранение в виде запроса (Save As Query) надо ввести имя сохраняемого фильтра в поле Имя запроса (Query Name).

В дальнейшем, вместо того чтобы создавать фильтр заново, можно использовать существующий фильтр. Для этого нужно перейти в режим Изменить фильтр (Filter By Form) и выполнить команду Файл|3агрузить из запроса (File|Load From Query). В окне Применяемый фильтр (Applicable Filter) выбирается нужный фильтр. Заметим, что в списке отображаются (помимо сохраненных ранее фильтров) запросы, созданные на основе фильтруемой таблицы.

Как упоминалось ранее, в любой СУБД информация хранится в таблицах, в которых ее можно и посматривать, и даже до некоторой степени управлять ею посредством некоторого набора универсальных фильтров. Однако для повседневной работы этого слишком мало, особенно в случаях, когда заранее неизвестно, есть ли в базе данных интересующая информация или нет. Для того чтобы пользователи (а если быть более точными - разработчики баз данных) могли свободно манипулировать информацией, в СУБД был встроен механизм запросов, предназначенный для тонкого управления содержимым любой базы данных.

Все запросы делятся на запрос-выборку и запрос-действие.

Запрос-выборка просто генерирует ответ на заданный пользователем вопрос и на этом заканчивает свою работу. После выполнения запроса СУБД создает виртуальную таблицу, в которую заносит выбранную информацию и хранит ее до тех пор, пока сгенерированная таблица не будет закрыта. Фактически, механизм запроса-выборки работает следующим образом: до тех пор, пока конкретный запрос не инициализирован, он представляет собой всего лишь безжизненный набор каких-то инструкций, которые к тому же могут оказаться еще и неправильными. Когда пользователь или заранее написанный модуль обращается к конкретному запросу, его набор инструкций немедленно выполняется, в оперативной памяти компьютера возникает виртуальная итоговая таблица, которая, в свою очередь, сама может служить источником данных для другого запроса или пользовательской формы. Когда этот запрос закрывается, полученная таблица уничтожается, освобождая занимаемую память.

В отличие от запроса-выборки, запрос-действие оставляет после себя нечто конкретное и ощутимое. При помощи запроса-действия можно автоматически создать новую таблицу, внести данные в уже имеющуюся таблицу, а также удалить из существующей таблицы какой-либо набор записей.

Во избежание совершения непреднамеренных действий с данными, которые нельзя отменить, разработчики СУБД Microsoft Access 2000 настроили систему таким образом, что любой создаваемый запрос автоматически считается запросом-выборкой и работает в соответствии с этим. В том случае, когда пользователю или разработчику нужно получить запрос-действие, системе требуется об этом "сказать" отдельно.

Механизм запросов является самым универсальным решением, позволяющим, с одной стороны, как угодно манипулировать данными, вплоть до того, что в зависимости от своего состояния база данных выбирала какие-то определенные действия, а с другой - снизить потребность СУБД в системных ресурсах вообще, так как активизация базы данных не приводит к проведению всех имеющихся в ней запросов и прочих автоматических функций, как это имеет место, например, в электронных таблицах. Те или иные запросы выполняются компьютером только тогда, когда это действительно необходимо. Правда, медаль имеет и оборотную сторону, исходя из своей идеологии запрос чрезвычайно сильно похож на моментальное фото, отражающее текущее состояние базы СТРОГО на момент выполнения данного запроса. Иными словами, если в данных произошли перемены ПОСЛЕ того, как запрос закончил свою работу, то указанные изменения в уже созданной выборке отражены не будут, так как виртуальная таблица с самими данными никакой связи не имеет. Это означает, что, во-первых, при проектировании любой базы данных следует обращать особое внимание на очередность запуска конкретных запросов, а во-вторых, если по каким-либо причинам пользователь нуждается в постоянном мониторинге в реальном режиме времени, то единственным способом достичь этого является повторение одного и того же запроса через короткие промежутки времени.

Для того чтобы создать запрос-выборку, нужно перейти на вкладку ЗАПРОСЫ и нажать экранную кнопку " СОЗДАТЬ". Это приведет к появлению мастера запросов, который желает знать, каким именно алгоритмом разработчик желает воспользоваться: одним из типовых или специализированным конструктором, в котором буквально весь запрос создается пользователем вручную.

Рисунок 3.10 – Создание запроса при помощи Конструктора

Тут уместно вспомнить, что разработчики Microsoft Access заранее позаботились о том, чтобы в типовых ситуациях пользователь мог воспользоваться стандартным видом запроса. В том случае, когда пользователь желает выбрать некие данные только из одной таблицы, то лучше всего воспользоваться вариантом " Простой запрос". В том случае, если пользователю необходимо нечто близкое к итоговому отчету, например, из всего объема продаж товаров и услуг за всю историю предприятия необходимо выбрать показатели по конкретным позициям за конкретный год, несколько определенных месяцев или кварталов, следует воспользоваться вариантом " Перекрестный вопрос". В том случае, когда из всего массива данных одной или нескольких таблиц нужно выбрать лишь те данные, которые повторяются, например, выбрать те марки автомобилей, количество продаж которых "больше чем один", следует воспользоваться вариантом " Повторяющиеся записи". В том случае, когда нужно найти среди всех записей базы данных те, которые не имеют подчиненных, следует выбирать последний вариант, " Записи без подчиненных".

Диалоговое окно конструктора запросов все же не дает возможностей воспользоваться всеми средствами языка SQL. Разработчики MS Access предусмотрели возможность работы непосредственно с текстом SQL-запроса: для этого надо, находясь в режиме конструктора, выбрать из меню «Вид | Режим SQL»:

Рисунок 3.11 – Переход в SQL-режим создания запросов

После создания таблиц и запросов можно организовать ввод данных с помощью формы. Иногда пользователи предпочитают работать с данными, выведенными в виде таблицы, которая напоминает им одну из рабочих книг. Но часто бывает удобнее организовать данные в виде формы ввода, когда видно только одну запись, поля которой расположены в нужном порядке. При этом вы можете в полной мере проявить здесь свои способности к дизайнерскому искусству, если таковые имеются.

При желании создать простейшую форму воспользуйтесь опцией автоформа. Это самый простой способ создания формы. Вы получаете форму с набором текстовых полей, перед которыми выводятся названия или заголовки полей, если последние имеются для поля. В дальнейшем, по мере освоения пакета, вы сможете использовать эту возможность для создания основы вашей формы с целью дальнейшего ее усовершенствования.

Если вы решите создавать новую форму, воспользовавшись кнопкой «Создать» на вкладке Формы, то в списке доступных режимов создания будут присутствовать автоформы, причем трех типов: состоящая из колонок (ее вы можете построить предыдущим способом), ленточная и табличная.

Вариант В СТОЛБЕЦ должен быть весьма привычен тем, кто пользовался режимом базы данных в электронных таблицах Microsoft Excel. В данном случае все поля формы располагаются друг над другом, и в один конкретный момент времени на экране видны данные только одной из записей таблицы базы данных.

Вариант ЛЕНТОЧНАЯ больше подходит тогда, когда опорная таблица хранит некоторые значения одного параметра. Например, ленточная форма прекрасно отражает продажи по датам. В одном столбце можно вывести значения дат, а во втором - объем соответствующих им продаж. Наглядно и удобно.

Вариант ТАБЛИЧНАЯ, как следует уже из самого наименования, предназначен для автоматического создания форм, внешне похожих на таблицы. В том случае, если, вместо конкретных цифровых величин, вам нужно показать пользователю более наглядную картинку, то следует использовать вариант ДИАГРАММА. В этом случае, вместо цифр и ячеек, Microsoft Excel автоматически строит диаграмму по указанным полям, под вашим руководством "форматирует" ее и выводит на экран.

Ну, и напоследок, для тех случаев, когда возникает необходимость отображать не излишнюю конкретику, а некий интегрированный суммарный результат, вам идеально подойдет вариант СВОДНАЯ ТАБЛИЦА.

Рисунок 3.12 – Раздел форм основного окна разработки базы данных

После того как вы решите создать форму, перед вами появится диалоговое окно Новая форма, в котором имеется целых семь опций. Обращаем ваше внимание, что надо выбрать источник данных, в противном случае для вывода данных надо применять более сложные технологии. Можете выбрать любой способ, но следует отметить, что на самом деле это не семь способов создания форм.

К примеру, опция Простая форма, которая запускает Мастер создания форм, по своим возможностям раскладывается на три следующие за ними автоформы, но с предоставлением возможности выбрать из исходных таблиц нужные вам поля, задать свой заголовок, выбрать один из стилей оформления.

Формы, которые удовлетворят любому, даже самому требовательному вкусу, можно создать с помощью Конструктора форм. Эффективным способом работы является быстрый выбор полей с помощью Мастера создания форм, стиля форм и дальнейшее совершенствование форм с помощью Конструктора.

Рисунок 3.13 – Окно Конструктора формы

Любая форма Access состоит из трех важных областей: заголовок, область данных и область примечаний. Но, по умолчанию Access создает новую форму, состоящую только из области данных, как это видно на предыдущем рисунке. В этом кроется важный смысл. Дело в том, что каждая из областей имеет свое собственное назначение, что позволяет создавать самые функционально разные формы. Область заголовка существует для тех элементов, которые носят общий характер. Например, это могут быть наименования столбцов в ленточных и табличных формах. Названия самих форм также помещаются в область заголовка. Область данных предназначена для размещения на ней самой представляемой информации. Информация может выводиться в обычные поля, в поля со списком, в виде переключателей и так далее. Область примечаний существует для вывода всяческих пояснений и подсказок, если такое будет признано необходимым. Обычно не так уж часто требуется предусматривать в формах дополнительные пояснения. Как правило, достаточно подобрать информативные названия полей, но случаи бывают разные, и иногда без специальных комментариев просто не обойтись. Словом, в зависимости от обстоятельств вы можете применять только область данных, а можете перевести форму в полное представление.

Это делается при помощи контекстно-зависимого меню мыши, выбирая режим «Заголовок/примечание формы».

Рисунок 3.14 – Контекстное меню Конструктора формы

Разрабатывая форму, следует помнить, что все ее элементы делятся на две большие группы. Первая, это, например, информационные надписи, является полностью автономной и ни с каким источником данных не связана. Вторая, например, поля ввода или переключатели, без связи с таблицей вообще теряет всякий смысл. Это определяет всю методику работы с указанными элементами.

Создание форм отнимает больше половины времени, затрачиваемого на создание приложений. Но именно на этом этапе работы вы можете воспользоваться наибольшим количеством средств автоматизации. Вам предоставляется большое количество встроенных объектов. Со многими объектами связаны Построители (Мастера, Wizards), причем число их разновидностей так велико, что позволяет построить автоматизировано 90%, а в некоторых случаях и целиком приложение.

Помимо кнопок, Мастера имеются для Групп, причем вы сами можете решить, какие объекты поместить внутрь контейнера группы, для списков, комбинированных списков.

Рисунок 3.15 – Диалоговое окно Мастера кнопок

Каждый объект имеет большой набор свойств и событий. Событию можно присвоить макрокоманду или процедуру, которые будут вызываться при его наступлении. С помощью этого можно добиться значительной гибкости работы с формой.

Для форм доступны три режима работы: Конструктор, Форма и Таблица. Режим вывода данных имеет три вида: ленточная форма, простая форма и таблица. При работе с простой формой одновременно вы можете видеть данные только из одной записи, при ленточной - одну и более, в зависимости от того, сколько можно уместить их на экран.

Используя установки, которые вам доступны после выбора команды Параметры из меню Сервис, вы можете задать шаблон формы, в качестве которого может использоваться любая заранее созданная форма. Все новые формы будут создаваться на основе этой формы со всеми включенными в нее элементами управления и свойствами.

Формы и элементы управления можно создавать и модифицировать программно, но занимает это намного больше времени.

C формой также удобно работать, как и с самой таблицей, а нередко даже удобнее. Особенно это касается сложных форм, которые позволяют вывести на экран несколько взаимосвязанных записей одновременно, что совершенно не под силу ни одной таблице. Кроме того, механизм форм позволяет прятать от конечного пользователя базы данных все лишнее и в данный момент ненужное, лишь отвлекающее внимание от основной работы. Да и по наглядности представления информации с формой не может тягаться ни одна таблица.

По аналогии с таблицами и запросами, все формы, простые и сложные, словом абсолютно все, хранятся в Microsoft Access на вкладке ФОРМЫ, что облегчает их поиск. Форма это точно такой же объект СУБД, как запрос или таблица, а, значит, ее можно вызывать при помощи макроса или модуля, как того потребует рабочая необходимость. Единственное, что не предусмотрели разработчики СУБД MS Access, так это механизм автоматического связывания форм и задания их иерархии. Об этом разработчику придется позаботиться самостоятельно.

Отчеты наряду с формами создают представление о вашем приложении, и создание их обычно требует кропотливого труда. Компания Microsoft постаралась ваш труд облегчить. Для каждой таблицы вы можете создать Автоотчет. При этом Автоотчет, доступный для создания с помощью меню или кнопки Новый объект на панели инструментов База данных, создает отчет, данные в котором будут выведены в столбец. Еще один Автоотчет станет доступным при выборе кнопки Создать на вкладке Отчеты. Это ленточный автоотчет, когда данные из всех полей будут выводиться в колонку. Если вы хотите выбрать поля для отчета, а не выводить все, имеющиеся в таблице или запросе, то воспользуйтесь Мастером отчетов. Мастер отчетов позволяет, помимо выбора полей для отчета, сгруппировать данные по какому-нибудь полю, при этом вы можете установить интервал группировки, установить порядок сортировки, выбрать макет отчета и его стиль.

Среди прочих мастеров отметим Мастер по созданию отчета с диаграммой и построитель почтовых наклеек. Построитель почтовых наклеек - это мощное средство с разнообразными свойствами, требующее подробного изучения. Построитель почтовых наклеек по своему классу скорее можно отнести к средствам визуального проектирования.

Для построения сложных отчетов предназначен Конструктор отчетов. При его запуске вместе с ним загружается панель инструментов с элементами управления, которые можно размещать в различных областях проектируемого отчета путем буксировки с помощью мыши. Перед печатью отчета его можно просмотреть в окне предварительного просмотра.

Рисунок 3.16 – Окно Конструктора отчетов

Как и многие другие объекты базы данных, отчеты можно создавать программно. Обычно этот метод используется для создания собственных Мастеров.

Макрокоманды, которые можно объединять в макросы, совершают разнообразные действия, выполнимые в СУБД Access, а с помощью параметров этим действиям можно придать гибкость, которой иначе можно добиться только путем кропотливого программирования. В Access имеется около пятидесяти макрокоманд. Для того чтобы создать макрос, вам обязательно нужно загрузить окно Конструктора макросов, которое состоит из двух частей.