2015-04-17
1117
Предварительная подготовкавключает выбор выставки и организационные мероприятия, связанные с участием в ней.
Выбор выставки. Руководители большинства компаний концентрируют внимание на самых крупных биржах. Это вполне оправдано, если фирма уже имеет по всем направлениям партнеров и успешно с ними сотрудничает. В этом случае мировые форумы в Берлине, Лондоне или Мадриде - самое лучшее место для контактов с ними. Но если фирма собирается расширить круг своих контрагентов или освоить новое для себя направление, предпочтительнее работать на региональных выставках и профессиональных турсалонах.
Подготовка к выставке. Определиться с участием в выставке необходимо за год, а за полгода - оплатить стенд и оборудование. Следует учесть, что на большинстве крупных выставок прием заявок заканчивается уже за 3-4 месяца до их начала, а на значительных, таких, как ITB, - за полгода.
Получив предварительный каталог или список участников, необходимо приступить к привлечению партнеров и клиентов. Направляются факсы и письма компаниям, в контактах с которыми заинтересована фирма, с приглашением посетить стенд.
Существует множество других способов, позволяющих привлечь на свой стенд посетителей и потенциальных партнеров. Например, наклейки и штампы на конвертах и письмах. Задолго до начала выставки наклейками, приглашающими посетить стенд, отмечается каждое письмо, почтовое отправление, предназначенное адресатам. Особенно хороший резонанс дает рассылка индивидуальных приглашений или именных пригласительных приглашений партнерам и заинтересованным покупателям. Приглашения должны быть получены адресатами примерно за три недели до открытия выставки.
Используются и традиционные способы привлечения посетителей - через рекламу в специализированной прессе, каталоге и т.д.
При подготовке к выставке также требуется:
- внимательно изучить выставочные каталоги предыдущих показов на предмет контроля участия ваших конкурентов;
- взять у организатора выставки предварительный список участников, отметить конкурентов, сравнить с данными прошлых выставок;
- подготовить контрольный список по каждой категории продукции, ознакомиться с каждым участником выставки, вписанным в каталог, и с каждой категорией туристского продукта конкурентов, используя их данные для улучшения и расширения своего выставочного предложения;
- следует сообщить организаторам точное название фирмы и другие необходимые данные;
- сформировать твердые цены по комплексным пакетам туров и по отдельным услугам для предложения на выставке;
- подготовить технические листовки, прайс-листы по продуктам, проекты стендов;
- решить заранее, как выставить свой продукт, как более привлекательно расположить стенды;
- подготовить письменную информацию, вспомогательные иллюстрации, рекомендации для работников стенда;
- подготовить два вида рекламных буклетов для раздачи: один - обзорный (о возможностях), другой - более подробный (для интересующихся предложением клиентов);
- сформировать квалифицированную стендовую команду, в которой двое или все говорят на иностранном языке, провести предварительный инструктаж команды;
- подготовить достаточное количество визитных карточек с названием и телефонами фирмы;
- подготовить бумагу и специальные бланки для облегчения общения с посетителями стенда. Такие бланки называются «Лист посетителя», «Переговорный лист», «Журнал Контактов» и др. Они должны показывать:
a. имя и должность посетителя, сведения о фирме, область интереса фирмы, имеющиеся контакты и возможности;
b. подробности о фирме, такие как адрес, размер, владелец, оборот, специфические области деятельности;
c. особенности взаимного интереса;
d. итоги переговоров с посетителем (возможности сотрудничества, критерии интереса).
Хорошо также подготовить пресс-релиз, информационные подшивки, файлы или видео для демонстрации посетителям стенда. Следует заранее предусмотреть контакты с прессой, спланировать проведение собственных презентаций, пресс-конференций, «круглых столов», включив их в программу параллельных мероприятий выставки.
