Практическая работа №7

1.Оформление карточки учета выдачи дела.

2.Оформление Завершительной надписи дела.

3.Изучение ФЗ «Об архивном деле в РФ» Самостоятельная работа №5 На основании лекций проработать следующие вопросы: 1. Документальный фонд организации. Особенности учета конфиденциальных дел и составление номенклатуры конфиденциальных дел. 2.Формирование конфиденциальных дел. 3.Оформление конфиденциальных дел. Вопросы к коллоквиуму: 1. Документальный фонд организации. Особенности учета конфиденциальных дел и составление номенклатуры конфиденциальных дел. 2.Формирование конфиденциальных дел. 3.Оформление конфиденциальных дел. Раздел №6 Подготовка конфиденциальных дел на хранение. Тема 6.Подготовка конфиденциальных дел на хранение. В результате изучения шестого раздела обучающийся будет: - знатьнормативно правовые акты в области архивного дела,экспертизу ценности конфиденциальных документов, какие процедуры включает ведомственный архив; - уметьоформлять опись конфиденциальных дел и документов инвентарного хранения, оформлять акт о выделении к уничтожению дел и документов не подлежащих хранению, оформлять форму подготовки конфиденциальных документов для архивного уничтожения, проводить экспертизу ценности конфиденциальных документов. Тема 6.1.Экспертиза ценности конфиденциальных документов. Согласно Федеральному закону «Об архивном деле в Российской федерации» [ 27 ], Архивный фонд Российской Федерации разделен на две составные части: государственную и негосударственную. К государственной части отнесены документы государственных и муниципальных органов власти и подведомственных им организаций и предприятий, а также документы предприятий смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля государственной собственности. Негосударственную часть составляют документы, находящиеся в собственности общественных и религиозных объединений и организаций или в частной собственности негосударственных объединений, организаций и физических лиц и представляющие собой историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность. Государственные и муниципальные органы власти и подведомственные им организации обязаны в установленном государственными нормативными актами порядке и в установленные сроки передавать документы постоянного хранения в государственные архивы. Негосударственные организации, включая коммерческие, обладают правом собственности на созданные в процессе их деятельности документы, отнесенные к негосударственной части Архивного фонда, и могут передавать документы постоянного хранения в государственные архивы на основе соглашения (договора), оговаривая при необходимости особые условия хранения передаваемых документов и пользования ими. Состав государственных и муниципальных органов власти и подведомственных им организаций, предприятий, передающих документы постоянного хранения в государственные архивы, а также категории передаваемых ими документов определяются Федеральным агентством России и органами управления архивным делом субъектов РФ. По истечении времени хранения дел в структурных подразделениях и службе ДОУ учреждения, фирмы (один-два года) и миновании текущей управленческой значимости хранимых документов дела передаются в ведомственный архив (архив учреждения, фирмы). Подготовка документов к сдаче в ведомственный архив включает следующие процедуры: проведение экспертизы ценности документов; оформление дел; составление описей дел; составление актов о выделении к уничтожению документов и дел. Под экспертизой ценности документов понимается изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для хранения. В число основных принципов ценности включаются принципы историзма, комплексности и всесторонности оценки документов с точки зрения их экономического, научно-технического и социально-культурного значения. К критериям ценности относятся происхождение документов, их содержание и внешние особенности. Экспертиза ценности документов осуществляется на протяжении всего "жизненного цикла документа", начиная с определения схемы систематизации документов в дела и кончая передачей дел на государственное хранение. Выделяются следующие этапы проведения экспертизы ценности документов: определение сроков хранения документов по перечню при составлении номенклатуры дел; систематизация документов в дела соответствующих сроков хранения; корректирование сроков хранения документов при передаче дел в ведомственный архив; корректирование сроков хранения документов при передаче дел на постоянное хранение в государственный архив. Экспертиза ценности документов проводится постоянно действующей экспертной комиссией учреждения, фирмы. В крупных учреждениях, фирмах формируется центральная экспертная комиссия, которая объединяет и координирует работу экспертных комиссий структурных подразделений. Персональный состав экспертной комиссии утверждается приказом первого руководителя учреждения, фирмы. В комиссию включаются наиболее квалифицированные работники, имеющие большой опыт работы в сфере деятельности учреждения, фирмы, а также руководители службы ДОУ, ведомственного архива и бухгалтерии. Комиссия состоит из трех-пяти человек и работает под председательством одного из заместителей первого руководителя. Экспертная комиссия является совещательным органом, которая работает в постоянном контакте с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения и получает от нее необходимые организационно-методические указания. Решения экспертной комиссии утверждаются руководителем учреждения, фирмы. Положение об экспертной комиссии разрабатывается на основе типового положения, утвержденного Росархивом. Решения экспертной комиссии оформляются протоколами. Основные функции экспертной комиссии: рассмотрение проектов сводной номенклатуры дел учреждения, ежегодных изменений и дополнений, вносимых в номенклатуру; организация ежегодного отбора документов для хранения; рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного и описей дел долговременного сроков хранения (свыше 10 лет), в т.ч. о личном составе; рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению; организация рассмотрения предложений об изменении сроков хранения документов; участие в подготовке и рассмотрении нормативно-методических материалов по ДОУ и архивному делу; рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов постоянного срока хранения и утраченных делах, подлежавших передаче в последующем на государственное хранение; проведение инструктажей, консультаций, контроль за соблюдением требований инструкций об обработке, использованию и хранению документов и дел в учреждении, фирме; методическое руководство и контроль за деятельностью экспертных комиссий структурных подразделений и подведомственных организаций. Экспертиза ценности проводится путем полистного просмотра дел и анализа фактического содержания документов, степени их ценности. В результате может потребоваться переоформление дела и выделение документов, срок хранения которых резко увеличивается или уменьшается. Например, дела, содержащие предложения, заявления и жалобы граждан, имеют пятилетний срок хранения, однако экспертная комиссия при необходимости может продлить этот срок или установить постоянный срок хранения. Не следует вести экспертизу, руководствуясь только заголовками дел. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. В результате проведения экспертизы ценности документов выделяются четыре категории дел: Дела постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив. Дела долговременного хранения в ведомственном архиве учреждения, фирмы (свыше 10 лет). Дела временного хранения (до 10 лет). Дела, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения. По окончании проведения экспертизы ценности документов и отбора дел с документами постоянного и долговременного срока хранения приступают к их оформлению. Оформление дела - это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. Дела оформляются и готовятся к сдаче в ведомственный архив в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов. Оформление дел проводится работниками службы ДОУ учреждения, фирмы и структурных подразделений, в ведении которых находились заведенные и сформированные дела, при методической помощи и под контролем ведомственного архива. Экспертиза ценности конфиденциальных документов проводится ежегодно или при небольшом объеме документов 1 раз в несколько лет. Однако подвергать экспертизе целесообразно документы, изданные 3-5 лет назад, когда одновременно с подготовкой документов для архивного хранения возможны отбор их для уничтожения, т.к. значительное количество документов имеет срок хранения 3-5 лет, и снятие грифа конфиденциальности с существенной части документов. Экспертизой ценности должны быть охвачены все конфиденциальные дела и документы выделенного хранения за соответствующий период времени, поскольку документы выделенного хранения являются составной частью документального фонда предприятия. К проведению экспертизы ценности конкретного дела (документа выделенного хранения) привлекаются члены ПДЭК, имеющие доступ к этому делу (документу). Экспертиза ценности документов дела проводится путем изучения содержания каждого подшитого в дело вида документа и установления его соответствия сроку хранения и номерам статей перечня, указанным на обложке дела. Одновременно проверяется правильность формирования дела: соответствие видов и содержания документов заголовку дела, отсутствие в делах постоянного срока хранения документов временного срока хранения, а также определяется возможность снятия грифа конфиденциальности с отдельных документов или с дела в целом. При уточнении сроков хранения документов необходимо руководствоваться «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения» (М., 2003 г.) Однако в этом перечне не нашла отражение часть документов, образующихся в деятельности коммерческих предприятий. При проведении экспертизы ценности таких документов следует руководствоваться методическими рекомендациями «Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических-хозяйственных структур)» (М., 1997), в которых содержится примерный перечень документов постоянного срока хранения. При проведении экспертизы ценности научно-технических документов необходимо использовать «Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы России» (М., 1998). Если на предприятии имеются документы, не предусмотренные названными перечнями и методическими рекомендациями, то срок их хранения следует определять на основе критериев оценки документов, к важнейшим из которых относятся: содержание документа (значимость отображенного события, полнота его освещения, новизна, уникальность информации или ее повторяемость, целевое назначение документа); происхождение документа (место и время издания); внешние особенности документа (подлинник или копия, характер резолюций, наличие помет, физическое состояние). Срок хранения дела в целом устанавливается по наивысшему сроку хранения документов, находящихся в деле. Экспертиза ценности документа выделенного хранения проводится путем изучения содержания документа и определения его срока хранения на основе перечней документов с указанием сроков хранения или критериев определения ценности документов. Результаты экспертизы ценности документов целесообразно фиксировать в рабочей карточке (тетради) эксперта. В ней отражаются: номер дела (документа выделенного хранения), его заголовок; операции (с обоснованиями), которые необходимо произвести: какие документы и в какое дело перешить, какие документы подлежат уничтожению, с каких документов можно снять гриф конфиденциальности; какими должны быть уточненный заголовок, срок хранения и номера статей по перечню. По завершении экспертизы всех дел и документов выделенного хранения результаты работы всех экспертов рассматриваются на заседании ПДЭК и фиксируются в протоколе с отражением: какие дела и документы выделенного хранения (с уточненными заголовками, грифами конфиденциальности, сроками хранения и номерами статей по перечню) подлежат передаче на архивное хранение (раздельно постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения); какие документы из каких дел и в какие дела необходимо перешить; какие дела, документы из дел и документы выделенного хранения подлежат уничтожению; с каких дел, документов выделенного хранения или отдельных документов, подшитых в дела, должен быть снят гриф конфиденциальности с указанием в последнем случае, подлежит ли документ, с которого снимается гриф конфиденциальности, изъятию из дела или должен оставаться в нем. Протокол заседания подписывается председателем и всеми членами ПДЭК и утверждается руководителем предприятия. Тема 6.2. Подготовка конфиденциальных документов для архивного хранения. В соответствии с протоколом заседания ПДЭК сотрудниками подразделения конфиденциального делопроизводства производится частичное переформирование и дооформление соответствующих дел и документов выделенного хранения, в том числе: - изъятие из дел документов, подлежащих перешивке в другие дела, и подшивка их в эти дела с проставлением в описях документов дел, из которых изъяты документы, их нового местонахождения и помещением в дела справок-заместителей, а также с перенумерацией листов перешитых документов в делах, в которые они помещены, внесением их в описи документов дели исправлением количества листов в заверительной надписи дел, на обложках дел и в номенклатуре; - изъятие из дел документов, подлежащих уничтожению; - зачеркивание грифа конфиденциальности с проставлением даты и номера протокола заседания ПДЭК и своей подписи на документах, подшитых в дела, обложках дел и документов выделенного хранения, подлежащих рассекречиванию (в описях документов дела, номенклатуре и журнале учета документов выделенного хранения гриф конфиденциальности зачеркивается без ссылки на протокол заседания ПДЭК); - изъятие из дел (по решению ПДЭК) документов, с которых снят гриф конфиденциальности, и передача их по акту в службу открытого делопроизводства с отметкой в описях документов дел и помещением вдела справок-заместителей; - передача полностью рассекреченных дел и документов выделенного хранения по акту в службу открытого делопроизводства с отметкой в графе 9 номенклатуры дел или в графах 8-10 журнала учета документов выделенного хранения; - корректировка заголовков, сроков хранения и номера статей по перечню на обложках дел и в номенклатуре (на обложках дел дополнительно – крайних дат документов);- проставление сроков хранения и номеров статей перечня на обложках документов выделенного хранения. После изъятия из дел документов листы дела не перенумеровываются. На обложках дел и номенклатуры рядом с количеством проставленных листов в скобках указывается количество листов, оставшихся в деле. В заверительной надписи дела под прежней надписью пишется «_______ листов изъято согласно записям в описи дела» с проставлением подписи, инициалов, фамилии лица, произведшего запись, и даты. На дела и документы выделенного хранения, отобранные на архивное хранение, составляются раздельные по видам тайны описи. Описи дел и документов постоянного срока хранения имеют следующую форму. Наименование предприятия Утверждаю ФОНД № Наименование должности ОПИСЬ№ руководителя предприятия 00.00.0000№_______ ______________________ __________________ (подпись, инициалы, фамилия, дата) (место составления) конфиденциальных дел и документов выделенного хранения за____ год № п/п	Индекс(номе) дела или номер документа и гриф конфиденциальности	Заголовок дела или документа	Крайние даты документов дела	Количество листов	Примечание

В данную опись внесено_______________________________дел и документов №___________по №_____, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности

Сотрудника, составившего опись ______________________________

(подпись, инициалы,фамилия,дата)

Дата________________

Одобрено____________

Протокол ЭК__________

от__________№______

Включенные в настоящую опись дела и документы принял:

Наименование должности

сотрудника Архива организации __________________________________

(подпись, инициалы, фамилия, дата)

Дата_____________________

На дела и документы временного хранения (свыше 10 лет) составляются аналогичные описи с добавлением перед «Примечанием»

Графы «Срок хранения и номера статей по перечню».

После утверждения описи дел и документов постоянного срока хранения составляется акт о выделении дел и документов за соответствующий период к уничтожению. В акт включаются отобранные ПДЭК для уничтожения дела, отдельные документы из дел и документы выделенного хранения.

Гриф конфиденциальности акта должен соответствовать совокупной степени конфиденциальности сведений, содержащихся в заголовках дел и документах. Если эти сведения не являются конфиденциальными, то гриф акту не присваивается.

Тема 6.3.Подготовка конфиденциальных документов и дел к уничтожению.

Перед уничтожением включенных в акт дел, документов и учетных журналов(картотек) проверяется соответствие данных акта записям в протоколах ПДЭК, номенклатуре дел, журнале учета документов выделенного хранения, на обложках и в заверительных листах дел и документов выделенного хранения, в описях документов дела.

Соответствие данных заверяется в акте подписями проверявших.

Уничтожение дел, документов должно производиться путем сжигания или с помощью бумагорезательной машины. При уничтожении документов вне территории предприятия доставка их к месту уничтожения производится на служебном транспорте и принимаются меры, исключающие доступ к документам посторонних лиц.

После уничтожения производятся отметки в графе № 9 номенклатуры дел, документов выделенного хранения в графах 12-13 журнала учета документов выделенного хранения. Отметки об уничтожении отдельных документов из дел проставляются в описях документов дел. Вместо уничтоженных документов в дела помещаются справки-заместители.

Составление акта о выделении к уничтожению дел и документов и проставление в учетных формах отметок об уничтожении осуществляется сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства. В проверке правильности включения в акт дел и документов и в их физическом уничтожении, кроме этого сотрудника, должен участвовать второй сотрудник.

В течение делопроизводственного года в организации создается большое количество документов, в том числе конфиденциальных. Часть их подлежит передаче на государственное хранение как документов, имеющих научную, историческую, экономическую и иную ценность (об особенностях доступа к архивным конфиденциальным документам см. в разд. 4.5). Остальные документы хранятся в Архиве организации и по истечении установленного могут быть уничтожены. Сроки хранения дел исчисляются с первого дня года, следующего за делопроизводственным годом. В конце акта может быть сделана пометка: «Документы уничтожены путем механического измельчения» или «Документы уничтожены путем сожжения». Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого указывается перед группой заголовков дел. Если в акт включены конфиденциальные документы, акт содержит дополнительную запись.

При физическом уничтожении документов нужно руководствоваться следующими принципами:

- уничтожение должно быть санкционированным и проводиться в соответствии с требованиями нормативных правовых актов;

- документы, связанные с предстоящими или проводимыми судебными разбирательствами и расследованиями, уничтожать не следует;

- уничтожение документов проводится таким образом, чтобы обеспечивать конфиденциальность любой содержащейся в них информации;

- уничтожаются все копии документов, разрешенных к уничтожению, включая персональные, страховые и резервные.

Уничтожение документов с истекшими срокам хранения можно производить несколькими способами. У электронных документов есть своя специфика.

Если документы размещены на бумажных носителях, то существуют три основных варианта их уничтожения: промышленное шредирование, химическое уничтожение и сжигание (в больших объемах оно производится на специальных площадях и оборудовании). Справа в Таблице мы перечислили достоинства и недостатки этих методов уничтожения, добавив к ним «закапывание» не потому, что рекомендуем его использовать, а потому, что некоторые «умельцы» прибегают к нему, хотя он малоэффективен. Чаще всего уничтожение архивных дел, включенных в акт, производится путем сожжения или механической переработки на специализированных бумаго-перерабатывающих предприятиях. Если необходимо уничтожить большие объемы секретных документов, то, как правило, обращаются к компаниям, имеющим лицензию на право переработки документов, составляющих государственную тайну. При малых объемах с этим можно справиться самостоятельно.

Никто не застрахован от ошибок, в том числе от уничтожения нужных документов. В подобном случае компания должна предпринять меры по их восстановлению.

Конечно, могут быть применимы специфические технологии по сборке шредерованных документов. Кроме того, если документы утрачены в результате затопления, могут использоваться технологии по замораживанию или диффузионной сушке. Однако на практике такие методы скорее исключение из правил. Какие-либо правила, установленные на законодательном уровне, фактически отсутствуют. Однако удалось найти письмо УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 № 26-12/43411, которое в случае пропажи или гибели первичных документов рекомендует:

- назначить приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели первичных документов;

- предпринять меры по восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока.

Компания может заключить договор со сторонней организацией для восстановления документов. Как правило, компании прибегают к восстановлению бухгалтерских и кадровых документов. После завершения работ по восстановлению документов, выполненных сторонними фирмами, необходимо составить акт сдачи-приемки выполненных работ.