2015-04-17
3566
В результате изучения седьмого обучающийся будет:
-знать режим обмена конфиденциальной документированной информации, сохранности конфиденциальных документов и дел, конфиденциальности при проведении совещаний,конфиденциальности при проведении переговоров, назначение, виды и принципы проведения проверок;
- уметь составлять опись режим обмена конфиденциальной документированной информации, оформлять учет нарушений, оформлять журнал учета хранилищ и ключей, оформлять акт о проверке наличия конфиденциальных документов
Тема 7.1. Режим обмена конфиденциальной документированной информации.
В каждой организации должен быть установлен строгий порядок обмена конфиденциальной документированной информацией, который является составной частью внутри объектового режима и направлен на обеспечение сохранности конфиденциальных документов и предотвращение утечки содержащейся в них информации. Передача конфиденциальных документов возможна только сотрудникам, имеющим санкционированный доступ к этим документам, под роспись в регистрационно-учетных формах или с отметкой сотрудником Службы делопроизводства в электронных формах, если в организации существует интегрированная АИС делопроизводства. Если сотрудники работают с конфиденциальными документами в своих служебных кабинетах, то документы (кроме дел) разрешается выдавать им как на один рабочий день, так и на все время, необходимое для работы с ними. В последних случаях, помимо сейфа и номерной печати, сотруднику выдаются под подпись в лицевом счете специальный портфель (кейс), имеющий устройство для опечатывания, и типовая форма: «Опись конфиденциальных документов, находящихся у исполнителя». В опись сотрудник должен вносить каждый документ в момент его получения и вычеркивать его после исполнения и передачи в Службу делопроизводства.
Опись предназначена для проведения за наличием конфиденциальных документов. С этой целью сотрудник должен перед сдачей документов в конце рабочего дня в Службу делопроизводства проверить наличие находящихся у него конфиденциальных документов и бумажных носителей, необходимых при документировании конфиденциальной информации их соответствии описи. В случае отсутствия каких-либо документов или части их об этом немедленно ставится в известность Служба делопроизводства и организует их поиск.
Сотрудникам, работающим с конфиденциальной документированной информацией, запрещается:
1. использовать конфиденциальные сведения в публикациях, открытых документах, докладах и переписки, рекламных материалах, выставочных проспектах и информационных сообщениях;
2. передавать кому-либо, в том числе работникам организации, устно или письменно конфиденциальную информацию, документы, если это не связано со службой необходимостью и не разрешено непосредственным руководителем;
3. вести переговоры, содержащие конфиденциальные данные, по незащищенным линиям связи, в неприспособленных помещениях, в присутствии посторонних лиц;
4. снимать копии с документов и делать из них выписки без письменного разрешения непосредственного руководителя;
5. знакомиться с конфиденциальными документами, делами и базами данных других сотрудников, работать за их компьютерами;
Служба делопроизводства обязана периодически проверять порядок хранения конфиденциальных документов в служебных комнатах сотрудников и обращения с ними.
Нарушения порядка обмена конфиденциальными документами целесообразно учитывать в целях последующего анализа и принятия мер по их предотвращению. Учет нарушений может осуществляться в карточке.
При смене руководителя и сотрудников подразделения Службы делопроизводства, их временном отсутствии, а также временном отсутствии исполнителей передача конфиденциальных документов замещающим их лицам производится по актам или распискам обязательной проверкой наличия документов.
