Визитная карточка, ее оформление и правила пользования

Правила оформления визиток

Как правило, визитная карточка - это прямоугольный кусок белого полуплотного картона хорошего качества, на котором типографским способом четко и красиво отпечатаны ваши фамилия, имя и (как правило) отчество наряду с другими сведениями, которые вы хотите о себе сообщить. Четких правил в отношении размеров визитных карточек нет, но обычно у мужчин они могут быть несколько больше, чем у женщин - скажем, 90 х 50 мм и 80 х 40 мм. Визитная карточка молодой девушки может быть еще меньше - как правило, 70 х 35 мм. Следует подумать о том, чтобы и ваша карточка имела стандартный размер, и ее не пришлось подгибать или подрезать.

Общие требования к шрифту визитных карточек заключаются в том, что он должен быть легко читаем. Имя, как правило, выделяется легко читаемым полужирным шрифтом немного большего размера. Не рекомендуется использовать сложные готические или декоративные шрифты. Будьте осторожны с использованием курсивного начертания шрифтов, особенно, если у вас редкая или труднопроизносимая фамилия или же речь идет о карточке на иностранном языке.

Как правило, визитная карточка должна иметь черный текст на белом фоне, напечатанный поперек карточки без каких-либо рамок или завитушек. В последнее время типографии предлагают широкую гамму цветных карточек, карточек на пластмассе или даже на коже, но нормы строгого этикета не рекомендуют далеко отходить от черно-белой гаммы. Предпочтительней сосредоточиться на выборе отменного качества бумаги, которая может быть слегка тонирована, иметь сатинированную поверхность. Старайтесь избегать и глянцевой поверхности карточек. Цветные и необычные карточки пока остаются уделом художников, типографов, а также коммивояжеров, работников служб сервиса и рекламных агентов.

Во многих двуязычных странах широко применяются двусторонние карточки - с текстом на другом языке на оборотной стороне. Если придерживаться строгих протокольных норм, то это не совсем верно. Ведь оборотная сторона предназначена для того, чтобы на ней можно было бы сделать какие-то записи. Если у вас есть возможность, постарайтесь заказать отдельные карточки на русском и иностранном языках. Но, тем не менее, двусторонние карточки вполне допустимы - главное соблюсти правила написания карточек на иностранном языке. Если на визитке есть логотип, его цвета должны быть соблюдены идеально. То же самое относится к выбору шрифтов и общему стилевому оформлению. Различающиеся логотипы у разных ее сотрудников или на разных визитках одного человека, отпечатанные через некоторый промежуток во времени, явно не послужат укреплению имиджа предприятия.

19. Этикет предметно- пространственной среды.

П-п с—это непосредственное окружение, совокупность природных и искусственных пространств и их вещное наполнение, находящаяся в постоянном взаимодействии с человеком и изменяемая в процессе его деятельности: ландшафт, город, селение, здания и сооружения, транспортные пути и средства, интерьеры.

20. Этикет деловой переписки

У каждой организации должен быть свой бланк, на котором печатают и отправляют все письма. Относитесь к оформлению письма с особенной тщательностью, так как ошибки не допускаются. Заметьте, что от бланка во многом зависит тон письма. Так, чем строже бланк, тем более официальной должна быть манера написания.

Перед тем как составить деловое письмо, вам надо продумать его вид. Это может быть сопроводительное письмо, презентация, письмо-заказ, письмо-отказ, извещение, гарантийное письмо. Видов писем есть очень много, поэтому и содержание их будет меняться. Но для всех них действует одно правило: текст письма должен быть лаконичным и доступным читателю, без различных сокращений, принятых внутри вашей организации, и частого употребления терминологии.

Следует обратить внимание на структуру письма. Абзацы письма не должны быть слишком длинными, чтобы из них можно было уловить суть. Величину абзацев можете регулировать самостоятельно в зависимости от излагаемых мыслей. Но все же постарайтесь, чтобы первый и последний абзацы не содержали более четырех строк. Абзацы внутри письма должны быть не длиннее восьми строк.

При подготовке документации желательно использовать шрифт Times New Roman, который привычен всем. Если вашей компанией установлено использование другого шрифта для деловых писем, тогда надо использовать именно его.

Порядок делового письма

Особое внимание надо уделить структуре делового письма. Есть принятые правила деловых писем, нарушать которые нельзя. В каждом деловом письме структура всегда одинакова:

наименование организации отправителя;

дата написания письма;

адрес получателя с указанием конкретного человека, которому письмо предназначено;

вступительное обращение к корреспонденту;

указание цели или темы письма;

основной текст;

заключение;

подпись отправителя.

Со многими частями структуры делового письма, такими как наименование организации отправителя, основным текстом и заключением, все понятно. Следует более подробно обговорить некоторые другие поля.

Указание цели или темы письма

Тема или цель письма — это обязательный атрибут. Только так получатель письма сможет быстро узнать, о чем будет идти речь. В этом поле очень важно соблюдать допустимые языковые конструкции. Конструкции должны быть лаконичными и простыми, ничего лишнего, например «о поставке...», «касательно...», «по вопросу о...».

Вступительное обращение к корреспонденту

Письмо всегда начинается со слов, которые зависят от степени близости с адресатом, например, «Уважаемый» или же «Дорогой». Различные обращения, такие как «господин», «госпожа», «заместитель директора» и др. нельзя сокращать. Сокращение может показать, что вы неуважительно относитесь к получателю. Даже если вы в хороших отношениях с получателем письма и в жизни общаетесь на «ты», в деловом письме допускается обращение только на «Вы».

Заключение

Каждое деловое письмо требуется правильно закончить. Поставить одну лишь подпись считается неприемлемо. Перед ней обязательно должна быть фраза «Искренне Ваш» или же «С уважением». Все снова зависит от степени близости с человеком, кому письмо предназначено.

И последнее: деловая переписка по почте предполагает, что не на каждое письмо надо отвечать. Так, если вам пришло письмо-презентация, вы вовсе не обязаны отвечать на него. Ответ будет в случае, если вы заинтересованы в приобретении товара или услуги, указанной в письме. На все остальные деловые письма вы обязаны ответить в течение 10 дней с момента их получения.