Тема 4 Визитная карточка в деловом мире

1 Функции и виды визитных карточек, применяемых в деловой практике. Этика составления и вручения визитной карточки

Визитная карточка - важный атрибут делового обще­ния, важный, но не обязательный. Тем не менее это бо­льше, чем белый кусочек бумаги с буквами.

НЕМНОГО ИСТОРИИ

Прототип визитной карточки изобрели в XVII веке фран­цузы. У каждого вельможи при французском дворе бы­ла собственная этикетка, на которой указывалось, кто он и что должен делать на том или ином дворцовом ме­роприятии.

Среди просвещенных кругов царской России визитная карточка была в ходу вплоть до 17-го года и использо­валась весьма своеобразно - по сути, вместо телефона.

На визитной карточке того времени стояли фамилия, имя, отчество человека, его ранг или основное занятие. По углам были разбросаны четыре буквы: П, О, Ж, В. «П» означало - поздравления, «О» - ответ, «В» - воз­вращение, «Ж» - желание осведомиться о здоровье. Приехав навестить приятеля и не застав его дома, че­ловек оставлял свою визитную карточку, загнув пред­варительно уголок с той буквой, которая соответство­вала цели его визита.

Сегодня визитная карточка - вновь незаменимый ат­рибут общения, но уже делового. И хотя как массовое явление она имеет хождение на необъятных российских просторах чуть больше десятка лет, у дипломатов визитная карточка была известна все­гда.

Функции современных визитных карточек:

1) представление деловых партнеров;

2) подтверждение заинтересованности в последующих дело­вых контактах;

3) информирование о фирме, направлениях ее деятельности;

4) осуществление деловых контактов между партнерами (на­пример, при сопровождении подарка, цветов и т.п.).

Протокольным отделом МИДа было установлено це­лых шесть видов визитных карточек:

1. Фирменная (корпоративная) визитная карточка используется в основном в рекламных целях компани­ями или торговыми организациями. На ней указывают­ся только название фирмы, ее адрес и телефоны.

2. Деловая визитная карточка предназначена для де­ловых встреч. На ней следует указать имя, отчество, фа­милию владельца, занимаемую должность, логотип и название фирмы, которую он представляет, служеб­ные адрес, телефон, факс, e-mail и путь к web-странице, если она есть. Представители творческих профессий (и только они) могут поместить на деловой визитной карточке и домашний телефон, если они работают дома.

3. Визитная карточка для коротких (по времени) встреч или «представительская» используется пре­имущественно на переговорах. На ней стоят только фа­милия, имя и отчество владельца. За столом перегово­ров мы располагаем эти визитные карточки перед собой в том же порядке, в каком рассаживаются партнеры. Далее следуют личные или светские визитные карточки.

4. Личная мужская визитная карточка (также как и лич­ная женская, используется при более близком знаком­стве. В ней наряду с фамилией, именем, отчеством и занимаемой должностью можно указать все свои рега­лии и научные степени, а также домашние координаты.

5. Личная женская визитная карточка от личной муж­ской отличается только тем, что в ней допускается ис­пользование курсива (в других - нет).

6. Семейная визитная карточка (или гостевая) реко­мендуется для знакомства на отдыхе. На ней пишут фа­милию, имена и отчества супругов, их адрес, телефон, а на обратной стороне - как к ним добраться. Такую же визитную карточку, но с логотипом и названием фирмы советуют иметь бизнесменам, если они учатся, прохо­дят стажировку либо отдыхают за счет фирмы за гра­ницей.

Примечание.Следует отметить, что служебные визитные карточки жен­щин не отличаются от визитных карточек мужчин. Однако, если визитная карточка женщины содержит только ее имя, фамилию и телефон (иногда в карточке может быть и фотография), следует отнестись к ее владелице с осо­бой осторожностью, так как это представительница первой древнейшей про­фессии. Хотя в последнее время фирмы, пользующиеся услугами "леди-эс корт", иногда позволяют им указывать на своей визитной карточке назва­ние фирмы либо сама фирма "Эскорт" печатает на карточке все полагаю­щиеся атрибуты, с той лишь разницей, что название отдела, в котором ра­ботает предполагаемая сотрудница, обычно в карточке не указывается, что и служит мягкой подсказкой о роде занятий владелицы карточки.

Задача любой визитной карточки - информировать о существовании ее хозяина, но чаще - о наличии той или иной фирмы, которую этот человек представляет. Поэтому она должна производить благоприятное впе­чатление.

Считается, что чем сдержаннее по виду визитная кар­точка, тем достойнее она выглядит. При условии, что... Бумага должна быть дорогая!

Стандартный размер - 90x50 миллиметров, и не стоит его увеличивать, иначе она не войдет в стандартную «визитницу». Исключение можно сделать лишь для фирменной визитной карточки, увеличив ее размер до 105x75 мм, но опять-таки не более. При изготовлении визитной карточки лучше не экспе­риментировать с цветом. Хотя и не обязательно при­держиваться классической черно-белой гаммы (ни в коем случае не золотого, не красного или еще какого-либо экзотичес­кого оттенка, без цветных или золотых напылений, объемных изображений и тому подобных "украшательских" элементов). Впол­не допустимы темно-синий и темно-серый цвета для шрифта - они приняты в деловом мире. Для основного фона подойдут белый или очень легкие оттенки с налетом серого или кремового). Также при оформлении деловой визитной карточки избегайте помещать цветной фон за логотипом.

По центру деловой визитки принято указывать фами­лию, имя и отчество ее владельца. По дипломатиче­скому протоколу сначала пишется имя и отчество, за­тем - фамилия. Ниже - занимаемую должность и мес­то работы. Это классический вариант. В деловом мире принято писать сначала фамилию, потом имя и отчест­во, а также помещать название организации сверху. По деловому протоколу логотип фирмы размещают в левом верхнем углу, служебный адрес - в левом нижнем, служебные телефоны и факсы - в правом нижнем углу, сюда же помещаются e-mail и путь к web-странице.

Обмениваться визитными карточками рекомендуется при первом знакомстве. При встрече деловые люди устанавлива­ют зрительный контакт, потом здороваются, представ­ляются, обмениваются рукопожатиями и только после этого - визитными карточками. Обмен визитными карточками принято сопровождать легким поклоном. Причем если руку первым протягивает старший по рангу либо по возрасту, то визитную карточку первым подает младший, но особой строгости тут нет. Кто больше заинтересован в продолжении знакомства, тот и инициатор. Однако в любом случае в ответ на протя­нутую визитную карточку Вы должны поделиться своей: будет очень не по-деловому, если у Вас вдруг ее не окажется. Получив визитную карточку, не забудьте поблагодарить партнера, прочтите вслух его имя, от­чество и фамилию, чтобы быть уверенным в их произ­ношении. К тому же это поможет сразу наладить кон­такт - люди любят, когда их называют по имени. Если Вы не кладете визитную карточку перед собой, а хотите убрать (в присутствии владельца), то положите ее в достойное место. Ни в коем случае не засовывайте ее в задний карман брюк. Не сгибайте ее на глазах владельца, ничего на ней не записывайте. Относитесь к ней как к частичке пространства человека, который с Вами ею поделился.

Первым вручает свою визитную карточку младший по должнос­ти, если должности равны - младший по возрасту.

Если деловая встреча проходит за рубежом, то первыми вру­чают свои визитные карточки представители принимающей фир­мы, т.е. "хозяева".

Во время деловых переговоров можно положить визитные карточки перед собой в том порядке, в котором сидят деловые партнеры.

Нельзя использовать чужие визитные карточки для записи во время переговоров, мять, складывать их, просто вертеть в руках. Это будет воспринято как знак неуважения к хозяину карточки и, следовательно, ко всем остальным.

Зато со своей собственной визитной карточкой можно делать почти все вышеперечисленное: сгибать, делать приписки и пометки. Более того, такой условный язык еще 5-10 лет назад в официальных случаях широко использовался в международном деловом мире. Для этого существуют общепринятые сокращения на французском языке. Вот наиболее распространенные:

Эти пометки делают в левом нижнем углу либо ближе к левому нижнему углу - по дипломатическому прото­колу. Представители бизнеса если и пользовались та­кой возможностью, то весьма редко и располагали данные сокращения внизу (под фамилией) и по центру, то есть на свободном пространстве между адресом и телефонами. Эксперты российских деловых кругов от­мечают, что эта практика в последние годы практиче­ски полностью вытеснена благодаря полной «мейлизации» нашей страны.

Тем не менее и в «наше время» такие сокращения стоит отправлять с визитной карточкой тем людям, которые их поймут.

Если же Вы в этом сомневаетесь, можно делать припи­ски и по-русски. Но уже не в углу, а ниже своей фами­лии, имени и отчества слева направо в 3-м лице един­ственного числа. Например: «Иванов Иван Иванович (напечатано) поздравляет с тем-то (подписано)». Если к Вам пришла визитная карточка с поздравлением или приглашением, принято поблагодарить своей визит­ной карточкой - в течение двух дней максимум. Получив визитную карточку с пометкой R. S. V. Р. -«прошу подтвердить» (как правило, это приглашение на деловую встречу или прием), ответьте тут же по по­лучении.

Есть еще определенные символы, которые делают ви­зитную карточку «разговорчивой». Например, если у визитной карточки загнут правый верхний угол, знай­те: ее владелец был у Вас лично, но Вас не застал и та­ким образом свидетельствует Вам свое уважение.

Загнутый правый нижний угол визитки также говорит о том, что Ваш партнер восхищен встречей, о чем Вам и сообщает. Визитная карточка, сложенная пополам, символизирует, что человек, приславший ее, готов сделать все для успешного делового контакта, буквально «сложиться пополам». В любом случае, посылая курьера с визитной карточ­кой вместо обычного звонка, Вы демонстрируете осо­бое уважение к партнеру. И это ценится в деловом мире.

Если Вы хотите показать действительно высокий класс в деловом общении, то используйте свою визитную карточку для поздравлений, рекомендаций, приглаше­ний, благодарности, и не забудьте, что приписки дела­ются в третьем лице и единственном числе под фами­лией по центру - русскими словами и в левом нижнем углу - французскими сокращениями. Визитную кар­точку можно прикалывать к подаркам и к документам, которые Вы отправляете. Главное, помните, что обмен визитными карточками происходит как личный обмен между двумя лицами. Это не общественное действие, поэтому в случае личного обмена приложите к визит­ной карточке свою теплоту и дружественность!

Отвечать на посланные с какой-либо целью визитные карточки по телефону не принято, ответ дается также визитной карточкой. Посылаемые карточки запечатываются в обычный конверт.

Уместно вручить свою визитную карточку секретарю в при­емной (при посещении фирмы), если с лицом, которому Вы нано­сите деловой визит, ранее знакомы не были. В этом случае, секре­тарь, представляя Вас, наверняка не перепутает имя и правильно произнесет фамилию.

И еще одна рекомендация: деловым людям, часто имеющим контакты с иностранными партнерами, целесообразно иметь ви­зитные карточки, написанные на разных языках.

В заключение уместно будет напомнить, что визитная карточ­ка в деловой сфере служит для передачи информации, является подтверждением солидности и хорошей репутации фирмы и ее сотрудника.

Тема 5 Этические нормы в одежде и манерах деловых мужчин и женщин – 2 часа

1. Одежда и манеры делового мужчины.

2. Одежда и манеры деловой женщины.

Успех в бизнесе зависит от компетентности делового челове­ка, его профессионализма, активности и многих-многих других факторов. Некоторые из них влияют на достижение желаемого результата прямо и непосредственно - знание дела, опыт, но речь сейчас не о них.

Косвенные факторы также влияют на успех, и внешний облик делового человека - именно тот фактор, который тоже определя­ет эффективность деловых связей, успех в деловых контактах и способствует созданию необходимой рабочей атмосферы.

Внешний вид и манеры - это то, что окружающие его партне­ры по бизнесу видят и оценивают сразу, пока еще не состоялось обсуждение предполагаемых сделок, пока еще не лежит на столе проект договора.

Каждая профессиональная группа людей имеет свой неписа­ный кодекс поведения, манер, внешнего вида - государственные служащие, актеры, студенты и т.п. Бизнесмены имеют также оп­ределенный стиль в одежде и манерах.

Наблюдая заседание совета директоров, сотрудников, обслу­живающих экспозицию своих фирм на ярмарке, деловые совеща­ния и т.п., можно отметить, что подавляющее большинство при­сутствующих одеты в "одном ключе": приблизительно одинако­вый цвет костюма, схожий рисунок на ткани галстука, похожие манеры.

Общая характеристика стиля делового мужчины:

o консерва­тизм (так как деловая сфера почти не подвержена случайным влияниям);

o умеренность, т.е. не должно быть слишком резких цветовых контрастов, излишне вычурных фасонов одежды или обуви и т.п.;

o безупречная аккуратность и опрятность, посколь­ку небрежно или криво завязанный галстук, грязная обувь, мя­тая сорочка создают впечатление, что носитель такой одежды нетребователен к себе или не уважает окружающих. Возникает предположение, что он также нетребователен к себе и при исполнении договоров, и также неуважителен будет к интересам партнеров в деловой сфере.

Западный деловой мир отличается от российского (кроме про­чего) еще и тем, что при обсуждении договоров, сделок и т.п. учи­тывается то, как одет партнер, каковы его манеры. Одна деталь, на взгляд некоторых, может быть, и незначительная, например несвежий носовой платок, оторванная пуговица пиджака, может негативным образом повлиять на результат переговоров.

Деловой мужчина должен выглядеть:

• уверенным в себе;

• солидным;

• деловым;

• элегантным;

• внушающим доверие;

• не лишенным вкуса;

• надежным;

• порядочным;

• аккуратным.

Основной вид мужской деловой одежды - костюм-тройка.

От качества ткани костюма зависит то, как долго он сохраня­ет форму, как долго держатся "стрелки" на брюках. Желательно, чтобы ткань была выполнена из "сухой" нити, т.е. сильно круче­ной. (Такая ткань долго остается сухой при попадании под дождь.) Выбирая костюм в магазине, достаточно сжать в руке край изде­лия на 1-2 секунды; разжав руку, Вы видите, насколько помята ткань: если она мгновенно приняла прежний вид, т.е. не помялась, значит, нить хорошо крученая, если же на ткани осталась помя­тость (следы заломов), - нить обработана плохо, такой костюм к концу рабочего дня будет выглядеть мятым, а это производит впе­чатление неопрятности.

Длина полы пиджака в современном костюме мира бизнеса - до первой фаланги большого пальца опущенной вниз руки.

Длина рукава пиджака - до запястья.

Темно-синий цвет - более строгий, и поэтому более офици­альный, чем серый. Психологи утверждают, что он не запомина­ется, потому что он нейтральный. Следовательно, темно-синий костюм можно надевать не один раз в неделю, в "сопровождении" разных сорочек и галстуков. Еще один нюанс темно-синего цве­та: он делает цвет лица своего "носителя" более здоровым, цвету­щим, поскольку бросает на лицо отблеск того цвета, который является составляющим в синем, - розового. Это не значит, что муж­чина становится розовощеким и похожим на бодрого бойскаута, нет, просто он выглядит более здоровым, а это немаловажно, осо­бенно если позади уже ббльшая часть напряженного трудового дня, имеющая своим следствием усталость; кроме того, возмож­но, не лучшим образом влияет состояние простуженное™ или пси­хологическое напряжение от только что произошедшей неприят­ной беседы с коллегой или руководством.

Серый цвет психологически мягче, "теплее"; деловой мужчи­на в сером костюме выглядит приятным, дружелюбным, распола­гающим к беседе и общению.

Есть одно "светское" правило: чем темнее цвет (цвет чего угод­но - одежды, мебели и пр.), тем он аристократичнее. Это в силь­ной степени относится к серому цвету: темно-серый костюм будет выглядеть более дорогим - независимо от истинной цены, а свет­ло-серый - более дешевым.

Отдельно следует сказать о чёрном цвете для мужского кос­тюма. Это цвет, обязательный для вечерних деловых приемов и траурных церемоний. Против этого авторы современных запад­ных справочных изданий по деловому этикету не возражают. Но мнения о том, допустим ли черный цвет костюма для повседнев­ной деловой обстановки, в тех же источниках весьма противоре­чивые. Однако тем не менее весы склоняются более в сторону той точки зрения, которая состоит в рекомендации использования черного цвета мужского костюма как знака, символа торже­ственности делового мероприятия, - независимо от того, сопро­вождается ли оно позитивными настроениями (деловой прием) или негативными (траурная церемония).

Для делового костюма такие цвета, как бордо, коричневый, болотно-зеленый и т.п., - исключены, их следует оставить для одежды, предназначенной для отдыха (клуб, загородная про­гулка).

Интенсивность окраски ткани костюма зимой - более глубо­кая, летом - менее.

Костюм из ткани в полоску допускается, но полоска не долж­на быть слишком широкой или резкой, контрастной.

Можно ли носить пиджак из одной ткани, а брюки - из дру­гой? Да, можно, но нужно обязательно проверить, как сочетают­ся между собой пиджак и брюки по цвету, по рисунку и по факту­ре ткани.

Костюм в полоску делает фигуру более стройной, поэтому его предпочитают те, у кого размер одежды больше 54-го.

Ткань в клетку тоже может быть использована для мужского костюма, требования те же - клетка должна быть еще менее за­метной, чем полоска.

На деловых мужчинах 90-х годов костюмы в клетку встреча­ются гораздо реже, чем, например, на деловых мужчинах 20-х го­дов.

Костюмы из ткани букле и твид допускаются, однако такой костюм не носится целиком, используется обязательно пиджак из букле или твида с брюками из гладкокрашеной ткани и гладкой фактуры.

Здесь уместно заметить, что вообще умение сочетать в одежде не только цвет, рисунок, но и фактуру ткани можно считать та­лантом.

Пиджак, как элемент костюма, может быть однобортным и двубортным - по желанию. Двубортный пиджак обычно пред­почитают более полные мужчины, так как он делает фигуру стройнее.

Не допускаются в мужском деловом костюме элементы спортивного стиля, например накладные карманы; военного сти­ля, например погончики; охотничьего и клубного стиля.

Недопустимы современные деловые костюмы и даже пиджа­ки из вельвета (это ткань для отдыха, спорта, охоты), бархата, кожи. Отметим, что требования к деловой одежде меняются не только век от века, но иногда чаще; шутки ради можно указать на деловой костюм маркиза - государственного служащего, занима­ющего пост министра финансов при дворе Людовика XIV: бар­хатный камзол, бархатные "culottes" ("штанишки") до колена, белые чулки и т.п.

Отдельно стоит затронуть вопрос о технологии пошива мужс­кого костюма. В мировой практике считается весьма престижным носить костюмы, изготовленные с большой долей ручного труда. Дело в том, что шов, сделанный на руках (особенно это касается шва, соединяющего воротник пиджака со спинкой и полочками, а также шва по окату рукава), - мягче, лучше повторяет форму человеческого тела, которое, как известно, не имеет прямых уг­лов и абсолютно прямых линий. Костюм, большое количество швов в котором сделано вручную (на манекене, конечно), сидит хорошо, "как влитой", и человек чувствует себя в нем свободно.

как в джинсах и джемпере. Однако костюм ручной работы стоит дорого. Кроме высокой цены такие костюмы отличает и высокое качество - и ткани, и пошива. Западные имиджмейкеры утверж­дают, что подобный костюм можно носить в течение десяти и даже двадцати лет - при условии своевременных чисток, периодичес­ких перерывов в носке и ремонта износившихся деталей (речь идет о подкладке и о других внутренних элементах костюма).

Мы рассматриваем требования делового этикета к современ­ной одежде, не вдаваясь в историю и не пытаясь прогнозировать будущее в этой сфере.

Уместны ли шлицы на пиджаке делового костюма?

Да. На это в разных культурах существуют различные прави­ла: так называемый английский пиджак - с двумя шлицами, аме­риканский - с одной шлицей, европейский - вообще без шлиц.

Пиджак обычно носят застегнутым, но нижняя пуговица од­нобортного пиджака не застегивается, чтобы дать некоторую сво­боду шага и удобство в случае, когда человек садится.

Впрочем, в последнем случае пиджак можно вообще рас­стегнуть.

Двубортный пиджак всегда застегнут на все пуговицы.

Деловой костюм, как и вся одежда делового человека, соот­ветствует моде, но умеренно; экстравагантность в деловой одеж­де, особенно мужской, недопустима.

Брюки делового костюма могут иметь обшлаг, но он может и отсутствовать - по желанию "владельца".

Длина брюк в современной деловой одежде: спереди брюки небольшой складкой надвинуты на обувь, сзади доходят до нача­ла или середины каблука.

Складка на брюках должна быть хорошо отутюжена.

Брючный ремень - только из натуральной кожи, темного цве­та; со скромной-пряжкой - никаких "львиных" и "волчьих голов".

Сорочка (а не рубашка! - поскольку, строго говоря, термин "рубашка" - неофициальный, нормы культуры речи требуют тер­мина "сорочка") - из тонкого хлопка, иногда с добавлением, прак­тически незаметным, синтетики - для меньшей сминаемости, все­гда светлых тонов - белая, светло-серая, светло-голубая, светло-песочного оттенка.

Цвет сорочки, естественно, должен гармонировать с цветом костюма.

Воротник - классический, традиционный.

На сорочке, как и на пиджаке, также не допускаются элемен­ты спортивного или военного стиля - погончики, накладные кар­маны со складочками и кокетками; допустим, однако, один скром­ный накладной карман, - обычно такие сорочки имеют на карма­не логотип (т.е. словесный товарный знак) фирмы-изготовителя.

Рукаву сорочки полагается на 1-1,5 см "выглядывать" из-под рукава пиджака.

Важным элементом одежды является носовой платок. Он дол­жен быть, как и сорочка, светлых тонов - белый, нежно-серый и т.п., но ни в коем случае не "фермерских" расцветок - густо-си­ний или красный, в яркую клетку.

Второй носовой платок (кроме того, который предназначен для непосредственного использования), безупречно чистый, хра­нится как резервный, "на всякий случай". Его можно при необхо­димости предложить женщине, им удобно вынуть соринку из гла­за и т.д. Однако его тоже следует периодически менять, так как, даже будучи неиспользованным, платок через некоторое время приобретает несвежий вид.

Галстук - тот элемент одежды, который практически не реша­ет никаких функциональных задач.

Цвет (или цвета) галстука должен гармонировать с цветом сорочки и костюма.

Рисунок на галстуке желателен рисунок геометрического харак­тера - полоска разной ширины, горошек, мелкие квадраты и т.п.

Поскольку галстук - наиболее яркая и поэтому заметная де­таль туалета, поговорим о рисунках более подробно.

Самое надежное решение в выборе рисунка на галстуке - выб­рать однотонный галстук. Дело в том, что такой галстук подхо­дит к любой сорочке и любому костюму. Поэтому целесообразно в своем гардеробе иметь побольше однотонных галстуков - си­ний, темно-красный, темно-серый, светло-серый и т.п.

В последнее время весьма популярен галстук в горошек. Од­нако есть одна тонкость: этот рисунок выглядит более элегант­ным, если горошинки размещены на ткани не строго "по линии", т.е. каждая горошинка расположена приблизительно (а не точно) на одном и том же расстоянии от других. И вторая тонкость -горошинки должны быть мелкими: чем мельче, тем больше изыс­канности и утонченности в рисунке галстучной ткани.

Очень хорош для делового костюма галстук с диагональными полосками цвета, гармонирующего с основным полем галстука.

Уместны также классические рисунки на галстуке, такие, как ромбы, квадраты, окружности.

Примерная ширина галстука (в среднем) - такая же, как ши­рина борта пиджака, т.е. если борта пиджака широкие, галстук не должен быть узким, и наоборот.

Длина галстука определяется тем, что он должен закрывать пряжку пояса брючного ремня.

Нежелательны и вообще недопустимы галстуки с цветочным орнаментом, газетным текстом, фигурками людей и животных -такие галстуки уместны на отдыхе.

Для галстука не рекомендуются цвета фиолетовые, сиреневые, розовые, ярко-красные.