Пример выравнивания загрузки

Для того чтобы легко можно было определить, насколько превышена доступность ресурса, с помощью диалогового окна настройки стилей подробных данных в диаграмму следует добавить строку «Превышение доступности», в которой указывается время перегрузки ресурса в часах. Эта информация нужна потому, что в некоторые дни продолжительность рабочего времени или доступность ресурса меньше 8 часов. В таких случаях общая загрузка в 8,75 часа может соответствовать перегрузке не в 0,75 часа, а, например, в 2,75 или 3,75 часа.

Например, на рисунке 3.14 мы нашли один из дней (25 января), когда Иванов перегружен. Перегрузка составляет 0,75 часа (первая строка диаграммы) и происходит она из-за участия в трех задачах: «Доработка планов с учетом замечаний» (0,75 часа), «Редколлегия» (2 часа) и «Подготовка редакционных заданий» (6 часов) – Следовательно, одно из этих трех назначений нужно сократить на 0,75 часа, чтобы загрузка ресурса соответствовала его доступности.

Рисунок 3.14 – Определяем задачу, перегружающую ресурс, и время перегрузки

Какое из назначений выбрать? Задачу Редколлегия ни перенести, ни сократить нельзя, поскольку ее необходимо провести для продолжения работ по проекту. Доработка плана с учетом замечаний тоже должна быть произведена, поскольку план готовится для редколлегии. Соответственно, на 0,75 часа должно быть сокращено участие Иванова в задаче Подготовка редакционных заданий.

Теперь нужно определить, каким образом сократить участие ресурса в работе. Задача длится 4 дня, и из них первые два ресурс работает по 6 часов, а следующие - по 3 часа. При этом во все дни, кроме первого, других задач у ресурса нет. Значит, мы можем перенести 1 час работы с первого дня на любой другой, например на третий. При этом общие трудозатраты не изменятся, и такое перераспределение не повлияет на другие назначения ресурса.

Примечание - Быстро перераспределить нагрузку ресурса по исполнению работы в рамках задачи можно с помощью профиля загрузки.

После того как мы сократили длительность назначения 25 января и перенесли 1 час работы на 29 января, перегрузка ресурса в этот день все равно осталась: красным выделен общий объем трудозатрат, хотя суммарные трудозатраты уже равны 7,75 часа, что меньше нормы (Рисунок 3.15). В чем же дело теперь?

Чтобы разобраться в ситуации, посмотрим, как задачи распределены по часам внутри дня - возможно, что некоторые задачи пересекаются внутри часа, что создает перегрузку. Для этого отформатируем шкалу времени так, чтобы на ее нижнем уровне отображались часы.

Рисунок 3.15 – Суммарная загрузка меньше 8 часов, но ресурс по-прежнему перегружен

СОВЕТ

Для быстрого перемещения к нужной дате или часу внутри дня удобно использовать полосу прокрутки внизу диаграммы использования задач или ресурсов. При прокручивании над ползунком отображается всплывающая подсказка, на которой отображаются дата и время, соответствующие выбранному положению ползунка.

При просмотре почасового плана за 25 января (рисунок 3.16) видно, что на трудозатраты в 5 часов на Подготовку редакционных заданий в плане отведено только 3 часа, что создает перегрузку: ресурс будет вынужден за час делать работу, на которую обычно отводится 1,67 часа. В то же время Доработка планов с учетом замечаний, трудозатраты на выполнение которой составляют 0,75 часа, растянута на 3 часа, и в каждый из этих трех часов ресурс будет работать по 0,25 часа.

Рисунок 3.16 – Анализ почасового плана 25 января

В чем причина такой неравномерной загрузки? Дело в том, что на задачу Доработка планов с учетом замечаний ресурс выделен только на 25%, и MS Project загружает ресурс на 25% часа на протяжении всей длительности назначения. Поскольку 25 января такой вариант выделения создает проблемы, мы сократим длительность назначения до 1 часа, а трудозатраты установим в 0,75 часа. Это позволит нам перенести назначения на Редколлегию на 2 часа назад и равномерно распределить трудозатраты по Подготовке редакционных заданий. В процессе изменения времени назначений MS Project будет отображать предупреждения при переносе назначений на более ранний срок. Дело в том, что назначение существует внутри временных рамок задачи и не может выходить за их пределы. Перенос начала назначения приводит к переносу начала задачи, что может привести к конфликту, если задача связана с другой.

В нашем случае «Редколлегия» следует после «Доработки планов с учетом замечаний», заканчивающейся только в 10 утра (поскольку у нее есть несколько назначений, еще не сокращенных нами). Соответственно, Редколлегия должна начаться в 11, но перенос назначения Иванова на два часа раньше перенесет и ее начало, что противоречит связи «Окончание-начало» между задачами. При переносе назначения MS Project выведет диалоговое окно с сообщением о конфликте и предложением отменить действие либо продолжать. Поскольку мы знаем, что сократим назначения на Доработку планов с учетом замечаний и у остальных ее участников, тем самым сократив ее длительность и избежав противоречий в расписании, то выберем вариант «Продолжить».

На рисунке 51 представлен план после внесения в него изменений. Теперь загрузка ресурса на этот день выровнена. Если же теперь открыть новое окно с помощью команды меню «Окно» / «Новое окно», то мы увидим, как изменилась диаграмма Ганта для этих задач представленное на рисунке 3.17.

Рисунок 3.17 – Изменяем почасовой план работ 25 января

В задаче Редколлегия появился обозначенный точками на диаграмме перерыв, поскольку одно из назначений не исполняется в течение всей задачи. Кроме того, эта задача теперь начинается не после задачи «Доработки планов с учетом замечаний», а немного раньше.

Чтобы удалить появившиеся в плане несоответствия, нужно изменить другие назначения задач «Доработка планов с учетом замечаний», Редколлегия и «Подготовка редакционных заданий» аналогично тому, как мы изменили их для назначений Иванова. Для этого подходит диаграмма «Использование задач».

Рисунок 3.18 – После изменения назначений Иванова план проекта изменился

На рисунке 3.19 мы просматриваем на этой диаграмме назначения только нужных нам задач. У Петрова и Сидорова загрузка точно такая же, как была у Иванова до выравнивания. Следовательно, мы можем распределить их трудозатраты аналогично: сократим длительность назначения в «Доработке планов с учетом замечаний» до 1 часа, трудозатраты в который составят 0,75 часа, и сократим трудозатраты по «Подготовке редакционных заданий». Трудозатраты на последнюю задачу составляют 7,5 часа, хотя 25 января у этих ресурсов есть только 5 свободных часов на нее. Соответственно, перенесем 2,5 часа загрузки на 29 января, а 5 часов трудозатрат равномерно распределим по 5 календарным дням.