Организация взаимодействия администрации с представительным органом муниципального образования

Важное направление деятельности администрации – ее взаимодействие с представительным органом муниципального образования, подготовка проектов нормативных и других документов, требующих рассмотрения в представительном органе согласно законодательству и уставу муниципального образования. В качестве субъекта правотворческой инициативы в этих вопросах выступает глава администрации.

Администрация обычно составляет перечень нормативно – правовых актов, требующих рассмотрения в представительном органе, и график их разработки. Разработчиками проектов муниципальных правовых актов являются структурные подразделения администрации, а общая организация работ и контроль за их ходом возлагаются на руководителя аппарата.

Проекты правовых актов должны быть в обязательном порядке согласованны с руководителем аппарата и с юридической службой, а также с финансовой службой администрации (если требуется финансирование) и другими заинтересованными службами.

Заместители главы администрации, руководители структурных подразделений администрации в своей деятельности взаимодействуют с депутатами и постоянными комиссиями представительного органа, принимают участие в депутатских слушаниях, работе временных комиссий, рабочих групп. По требованию представительного органа представляют отчеты и информацию о выполнении решений представительного органа и состоянию дел в подведомственной сфере.

Депутаты представительного органа могут участвовать в подготовке проектов правовых актов, направлять депутатские запросы к должностным лицам администрации для принятия мер и ответа в установленные сроки.

Глава местной администрации обязан ежегодно предоставлять отчет о деятельности администрации в представительный орган муниципального образования.

Планирование индивидуальной работы муниципального служащего

Планирование индивидуальной трудовой деятельности муниципального служа­щего служит важным элементом организации труда в местной администрации.

Оно осуществляется в определенной последовательности и включает следующие элементы:

- анализ личного бюджета времени;

- оценка планируемого объема работ (деятельности);

- сопоставление затрат времени на планируемые работы с личным бюджетом времени;

- формирование личного перспективного плана;

- разработка проекта рабочей недели и плана рабочего дня.

Большое значение для планирования личной работы имеет обоснованный выбор формы записи текущих дел. Это могут быть: календарь для записи личных дел, календарь-еженедельник, записная книжка, разграфленный определенным образом лист ватмана, картотека и т. п.

Планирование личного бюджета времени по существу сводится к составлению проекта процессов труда на предстоящий период. Это необходимо для того, чтобы работник четко представлял себе, что ему необходимо выполнить в первую очередь, какие менее важные дела можно отложить или перепоручить другим исполнителям, а каких нагрузок можно избежать вовсе.

При индивидуальном планировании работы муниципального служащего це­лесообразно придерживаться ряда проверенных практикой принципов.

1. План целесообразно составлять только на определенную долю рабочего вре­мени, согласно рекомендациям специалистов — примерно на 60 %. Из оставших­ся около 20 % времени приходится на непредвиденную активность (резерв времени и непланируемые действия), а еще 20 % остается на спонтанную активность, т. е. и творчество. В зависимости от вида и рода занятий возможны отклонения в запланированных объемах времени.

2. Необходимо систематически анализировать виды деятельности и расходы времени, для чего следует фиксировать и перепроверять, как используется время. Это позволяет постоянно контролировать собственный бюджет времени и накап­ливать опыт в определении затрат времени на различные виды трудовой деятельности, корректировать распределение рабочего времени.

3. Задачи, которые предстоит решить в плановом периоде, следует свести воедино, составить последовательный план действий, предварительно разделив все задачи на долго-, средне- и краткосрочные и установив приоритетность выполнения.

Составляя план работы, целесообразно руководствоваться следующими правилами:

- в план надо включать только такой объем работ, который реально может

быть выполнен;

- план должен быть гибким, приспособленным к меняющимся условиям, поскольку важно достижение поставленных целей, а не просто соблюдение по­зиций плана;

- необходимо стремиться к восполнению потерь рабочего времени;

- в планах следует фиксировать результаты или конечные цели, что позволяет направлять усилия на их достижение;

- важно установить конкретные сроки исполнения для всех видов работ, что позволяет повысить самодисциплину и самоорганизованность;

- необходимо уметь избавляться от «спешных» дел, поскольку далеко не всегда неотложное дело является самым важным и срочным, хотя именно «спешные» дела занимают большую часть времени;

- следует определить в плане, какую работу нужно выполнить лично, а какую можно перепоручить (делегировать);

- при планировании необходимо учитывать время, которое тратится на поездки и ожидания, время для выполнения несложных, но необходимых видов деятельности;

- в плане следует резервировать часть времени на творческую работу и повышение квалификации;

- при планировании в необходимых случаях необходимо рассматривать альтернативные варианты;

- в плане нужно предусматривать разнообразие деятельности, чередованием долго- и краткосрочных проектов, работу в одиночку и в сотрудничестве.

Составляя план работы, целесообразно включать в него только такой объем работ, который реально может быть выполнен. При этом план должен быть гибким, приспособленным к меняющимся условиям, поскольку важно достичь поставленных целей, а не просто реализовывать все позиции плана. Для всех видов работ нужно ставить конкретные сроки исполнения, что позволяет повысить самодисциплину и самоорганизованность. Желательно согласовывать личный план с планами коллег и ожидаемых посетителей.

Большую помощь в планировании и организации личного рабочего времени муниципальным служащим оказывают компьютер и другие технические средства, позволяющие облегчить труд и сделать его более продуктивным. Особенно актуальными для муниципальных служащих становятся рационализация документооборота, разработка процедур принятия управленческих решений, условия труда, организация автоматизированных рабочих мест.

Вопросы для самостоятельной подготовки

1. Какое значение для работы местной администрации имеют организация и планирование ее деятельности?

2. Какие вопросы деятельности администрации определяются ее регламентом?

3. Для каких целей необходимы положения о структурных подразделениях и должностные инструкции для муниципальных служащих?

4. Каков порядок планирования работы в администрации?

5. Для чего необходима Коллегия администрации и кто входит в ее состав?

6. Как должно осуществляться планирование индивидуальной работы муниципального служащего.