double arrow

Этапы жизненного цикла документа

Любой документ вне зависимости от его структуры или содержания проходит основные этапы своего жизненного цикла:

1) создание

2) рецензирование, исправление, утверждение

3) распространение, публикация

4) архивирование

У традиционного документооборота множество недостатков. Прежде всего это то, что более 95% своего времени документ проводит между рабочими местами сотрудников. Другие недостатки:

· высокая стоимость доступа, учета, поиска и хранения документов

· высокая стоимость содержания площадей для хранения документов

· высокая стоимость обработки и согласования документов

· медленное и хаотичное движение документов

· низкий уровень контроля

· невозможность удаленного доступа к документам

· отсутствие контроля над потоками документов

· нарушение конфиденциальности

Система электронного документооборота (СЭД) — это информационная система, обеспечивающая работу с электронными документами, включая процесс их создания, изменения, распространения, управления доступом к ним, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации. СЭД предназначена для автоматизации деятельности компании в области документооборота и делопроизводства.

Общепринятой аббревиатурой является СЭД. Наравне с ней также используется аббревиатура СЭДО. Также иногда эти системы называют САД (система автоматизации делопроизводства) или САДО (система автоматизации документооборота).

За рубежом такого рода системы называются по-иному: Системы EDMS (Electronic Document Management Systems) – системами управления электронными документами. EDMS - это система управления документами компании. Предназначение данных систем схоже с СЭД. Подобные системы предназначены для ввода-вывода информации на всем протяжении её жизненного цикла, для работы с ней, для её архивирования, поиска введенной в документы информации. Также EDMS решают задачи, связанные с управлением версиями и подверсиями документов, разграничением прав доступа и т.д.

Основные функции СЭД:

1. СЭД позволяет создавать, регистрировать, обрабатывать, передавать, хранить, документы. Это главное назначение системы. В СЭД должны автоматически отслеживаться все изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все их версии и подверсии. СЭД также позволяет исполнять документы.

2. Управление электронным документооборотом - это движение документов между сотрудниками и подразделениями компании. Движение документов не всегда предусматривает их физическое перемещение. Под движением документов также понимают передачу прав на их применение, рецензирование, исправление, а также уведомление об этом заинтересованных пользователей и контроль за исполнением документов. СЭД должна обеспечивать гибкое управление документооборотом с помощью определения маршрутов движения документов.

3. СЭД обеспечивает процесс управления доступом сотрудников к документам, циркулирующим в организации и контроль над потоками документов внутри компании. В СЭД реализуется жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и полномочий.

4. Система обеспечивает гарантированный удаленный доступ сотрудников к документам и при этом гарантирует достоверность и качество полученной таким образом информации.

5. СЭД можно настроить на существующую организационную структуру компании, а также интегрировать её с существующими корпоративными системами и с другими системами организации, что обеспечивает информационное единство.

6. СЭД предоставляет возможности для автоматизации бизнес-процессов и контроля над ходом их выполнения. Автоматизации процессов контроля исполнительской дисциплины одна из важнейших в СЭД.

7. В СЭД можно осуществлять управление договорами, совещаниями, заседаниями.

8. В СЭД могут быть заложены некоторые функции канцелярии.


Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:  



Сейчас читают про: