Электронный документ и электронная подпись

Долгое время в России законодательно отсутствовали такие понятия, как «электронный документ» и «электронный документооборот». В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ, затем в Федеральном законе от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи", затем и в Федеральном законе от 6 апреля 2011года № 63-ФЗ «Об электронной подписи» даются общие представления об этих понятиях. Однако отдельный Федеральный закон, в котором бы появились определения электронного документа и электронного документооборота, так и не был принят.

Последовательно в 2001г., 2005г., 2011г. различные версии Федерального закона «Об электронном документе», выносились на обсуждение и каждый раз по разным причинам отклонялись. В последнем проекте Федерального закона «Об электронном документе» предлагалось отрегулировать особенности использования электронных документов гражданами РФ. Этот же закон должен был определить основные требования, предъявляемые к электронным документам, а также установить правовое положение электронных документов в системе документооборота предприятия.

В 2011г. Комитет Государственной Думы по информационной политике, информационным технологиям и связи, рассмотрев разработанный законопроект, в своем заключении указал, что «… принятие специального отдельного закона «Об электронном документе» представляется не очевидным». По их мнению, существующие законы, регулирующие отношения в сфере электронного документооборота, предлагают достаточную нормативно-правовую базу для регулирования оборота электронных документов. И эти законы могут корректироваться и дополняться по мере надобности. Правительство РФ также представило отрицательный отзыв на законопроект.

Информация, зафиксированная на электронном материальном носителе, признается электронным документом, если она:

1. создается, обрабатывается, хранится, передается с помощью электронных технических средств;

2. подписана с соблюдением требований, предусмотренных действующим законодательством РФ;

3. представлена в форме, пригодной для восприятия человеком, не обладающим специальными техническими навыками;

4. если при его создании, обработке, хранении, передаче использован предусмотренный государственными или международными стандартами либо соглашением сторон способ, позволяющий достоверно идентифицировать составителя электронного документа.

Основные термины и определения, связанные с электронными документами:

1. Электронный документ - форма подготовки, отправления, получения или хранения информации с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и ином электронном материальном носителе;

2. Реквизит электронного документа - обязательные сведения, которые должны содержаться в электронном документе для признания его действительным;

3. Подтверждение подлинности электронного документа - положительный результат проверки неизменности всех реквизитов электронного документа;

4. Электронный архив - массив электронных документов, подлежащий хранению в порядке, установленном нормативно-правовыми актами РФ;

5. Электронный документооборот - система составления, использования, хранения и обмена электронными документами с использованием программных и технических средств.

Электронный документ создаётся, обрабатывается, хранится и передаётся с помощью технических и программных средств при соблюдении достаточной степени защиты, гарантирующей предотвращение несанкционированных действий с информацией. Физические и юридические лица, органы государственной власти РФ, участвующие в обмене электронными документами, являются участниками обмена электронными документами.

При хранении электронного документа должна сохраняться информация, которая позволяет установить происхождение и назначение электронного документа, а также дату и время его отправления или получения.

В Федеральном законе от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" отмечается, что электронный документ признается подписанным, если при его подписании использован аналог собственноручной подписи - электронная цифровая подпись (ЭЦП). В 2011 году был принят новый Федеральный закон, связанный с использованием уж электронной подписи (ЭП) при работе с электронным документом: Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи". На сегодняшний день законодательство РФ разделяет понятия «Электронная цифровая подпись» и «Электронная подпись». Закон "Об электронной цифровой подписи" перестал действовать с вступлением в действие нового закона "Об электронной подписи".

Федеральный закон "Об электронной подписи" регулирует отношения участников электронного обмена в области использования ими электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных или иных услуг. Основные понятия Федерального закона, связанные с электронной подписью [9]:

1) электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

2) сертификат ключа проверки электронной подписи - электронный документ или документ на бумажном носителе, выданные удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра и подтверждающие принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи;

3) квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи - сертификат ключа проверки электронной подписи, выданный аккредитованным удостоверяющим центром или доверенным лицом аккредитованного удостоверяющего центра либо федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере использования электронной подписи;

4) владелец сертификата ключа проверки электронной подписи - лицо, которому в установленном настоящим Федеральным законом порядке выдан сертификат ключа проверки электронной подписи;

5) ключ электронной подписи - уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи;

6) ключ проверки электронной подписи - уникальная последовательность символов, однозначно связанная с ключом электронной подписи и предназначенная для проверки подлинности электронной подписи;

7) удостоверяющий центр - юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции, предусмотренные настоящим Федеральным законом;

8) средства электронной подписи - шифровальные (криптографические) средства, используемые для реализации хотя бы одной из следующих функций - создание электронной подписи, проверка электронной подписи, создание ключа электронной подписи и ключа проверки электронной подписи.

Т.о. можно сказать, что электронный документ - это документированная информация, представленная в электронном виде, пригодном для восприятия человеком с использованием компьютера, для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Также в Законе об ЭП указываются её виды:

• простая электронная подпись

• усиленная электронная подпись (различают неквалифицированную электронную подпись и квалифицированную электронную подпись).

Электронный документ, подписанный ЭП, не всегда приравнивается к документу на бумажном носителе с собственноручной подписью! Есть документы, существование которых пока допускается только в бумажном виде. Это, например, некоторые кадровые документы, счета-фактуры и др.