2015-04-01
461
Среди профессиональных проект–менеджеров бытует юмористическое представление жизненного цикла проекта: 1) всеобщий ажиотаж; 2) полная неразбериха; 3) сплошные ошибки; 4) поиск виноватых; 5) наказание невиновных; 6) награждение непричастных. Если «всеобщий ажиотаж» - фаза инициации, «полная неразбериха» - фаза планирования, то «сплошные ошибки», «поиск виноватых» и «наказание невиновных» - фаза реализации (осуществления) проекта, а «награждение непричастных» - фаза завершения проекта[84]. На стадии реализации проекта осуществляются следующие основные группы процессов:
- мониторинг и контроль хода осуществления проекта;
-обеспечение корректирующих воздействий (управление изменениями);
- ведение различного типа переговоров и совещаний;
- разрешение возникающих противоречий.
Мониторинг и контроль хода осуществления проекта
Цель системы мониторинга – собрать и подготовить в отчетной форме необходимую информацию. Цель системы контроля – действовать, используя эти данные. Контроль – это действия, направленные на уменьшение разницы между плановым заданием и фактическим результатом. Контроль сфокусирован на трех элементах проекта –выполнение работ, уровень затрат и время. Выделяют ряд факторов, которые приводят к необходимости контроля[85]:
|
|
|
- выполнение работ – непредвиденные технические проблемы, недостаточность ресурсов, проблема качества и надежности, требование изменения спецификаций со стороны заказчика, межфункциональные сложности;
- затраты – увеличение ресурсов, требующихся для решения проблем; расширяющийся масштаб работ; заниженность первоначальных оценок; неудовлетворительная или поздняя отчетность; неудовлетворительное составление бюджетов; корректировки, произведенные не вовремя; возросшие цены на ресурсы;
- время – отведение большего времени, чем планировалось, на технические проблемы; излишне оптимистичные первоначальные оценки сроков проекта; неправильное определение последовательности действий; недоступность необходимых ресурсов; задержки при выполнении предшествующих задач; «катастрофическое» изменение спецификаций заказчиком.
1. Наиболее важные инструменты в этом процессе: план, разработанный для определения трех параметров проекта (спецификаций, графика и бюджета), и стандарты, по которым оценивается текущая деятельность на предмет соответствия предъявляемым требованиям.
Осуществление корректирующих воздействий
По мере осуществления проекта возникают ситуации, когда фактическое состояние дел не соответствует плановому заданию. Это требует корректирующих воздействий. Если проект начинает отставать от графика, возможны три альтернативных решения проблемы. Первое состоит в оценке объема оставшейся работы и принятии решения о том, можно ли потерянное время наверстать на следующих шагах. Если это неосуществимо, рассматривается возможность дополнительного вознаграждения для завершения проекта вовремя. Дополнительное вознаграждение может быть оправдано, если выполнен сравнительный анализ этих расходов с потенциальными потерями из-за превышения сроков проекта. Наконец, следует рассмотреть возможность привлечения дополнительных ресурсов.
|
|
|
Ведение переговоров
Ведение переговоров – весьма важный процесс, который занимает до 20% процентов времени менеджера проекта. Переговоры являются дискуссией, проводимой двумя сторонами с целью достижения соглашения по вопросам, когда ни одна сторона не имеет возможности заставить другую сторону сделать что – либо. Рассмотрим правила проведения эффективных переговоров:
1. К переговорам необходимо тщательно готовится, нужно определить желаемый вами результат и выяснить, какого результата добивается другая сторона. Важно определить, что вы будете делать, чтобы прийти к соглашению.
2. Не предполагайте, что вы заранее знаете позицию другой стороны.
3. Активное внимательное восприятие мнения партнеров.
4. Необходимо делать письменные заметки, а затем суммировать их в итоговом документе.
5. Не допускайте критики прелагаемых идей.
6. Проблема другой стороны является и вашей проблемой.
7. Избегайте отказывать, ни чего не предлагая.
8. Извинения – это самый быстрый и надежный способ погасить негативные эмоции.
9. Избегайте выдвигать ультиматумы.
10. Экономно используйте время переговоров.
Разрешение конфликтов[86]
Основные источники конфликтов
| Стадия жизненного цикла | Источник конфликта | Рекомендации по минимизации ущерба |
| Инициация | Приоритеты | Четко определять планы. Совместно определить планы со сторонами- участницами. Оценить важность проекта. |
| Процедуры | Разработать в деталях административные процедуры. Получить одобрение ключевых руководителей. Разработать инструкции. | |
| Графики | Разработать предварительные графики. Определить приоритеты подразделений | |
| Планирование | Приоритеты | Создать системы обратной связи |
| Графики | Вовлечь в разработку графиков функциональные группы | |
| Процедуры | Планировать по ключевым управленческим вопросам | |
| Реализация | Графики | Постоянно контролировать ход выполнения работ. Обсуждать результаты со сторонами участницами. Предвидеть проблемы и рассматривать альтернативы. |
| Технические вопросы | Предвидеть возможность возникновения технических проблем. Обсуждать ограничения по бюджету и графику с командой проекта. Сосредоточить внимание на своевременном контроле качества. | |
| Трудовые ресурсы | Предвидеть возможные требования персонала. Установить требования к персоналу. | |
| Завершение | Графики | Осуществлять мониторинг выполнения графика. Тщательно прорабатывать технические вопросы. Реализовывать мобильные перемещения персонала. |
| Персонал | Разрабатывать планы перемещения людей по окончании проекта. Поддерживать гармоничные рабочие отношения. Стремиться ослабить воздействие стрессов. |
Для решения противоречий используют следующие стратегии: 1) стратегия «требовать». Эта стратегия предполагает высокий уровень доверия к менеджеру проекта и осознание того, что вопрос очень важен. 2) стратегия «решить проблему». Предполагает, что вопрос очень важен и что нужно добиться большего взаимопонимания с другой стороной. 3) стратегия «торговаться». Предполагает, что важная проблема решается обеими сторонами, при чем каждая сторона в чем-то готова уступить другой стороне. 4) стратегия «пустить на самотек». Предполагает, что вопрос может быть не очень важным или отсутствует достаточный опыт для принятие решения и другое. Каждая стратегия является эффективной при определенных условиях.
|
|
|
