Документы по личному составу

Приказами по личному составу оформляются прием, увольнение и перевод сотрудников предприятия. Заключение трудового контракта с работниками не исключает издание приказа по личному составу о его зачислении на работу.

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют смешанный индекс (цифровой и буквенный) с добавлением к номеру регистрации буквы “К” (кадровый).

Оформляются приказы по личному составу на бланках предприятия для внутренних документов.

Реквизит “заголовок к тексту” приказа по личному составу может быть оформлен следующим образом: “По личному составу”, “О приеме на работу”, “О переводе на другую работу”, “Об увольнении с работы”, "О предоставлении отпуска", "О поощрении", "О премировании" и т.д.

Текст приказа делится на констатирующую и распорядительную части. В первой части могут быть указаны причины его издания, например, факты нарушения трудовой дисциплины. По усмотрению руководителя констатирующая часть может не указываться, если распорядительная часть приказа не нуждается в обосновании.

Распорядительная часть приказа по личному составу начинается словами: “ПРИНЯТЬ ”, “ПЕРЕВЕСТИ”, “УВОЛИТЬ ”, которые печатаются от границы левого поля. После них, следующей строкой указывается фамилия работника (прописными буквами), имя и отчество (без сокращений), должность, срок увольнения, назначения или перевода; статья ТК Республики Беларусь (в случае увольнения). При приеме на работу указывается оклад работника, вид приема (постоянная или временная работа), с испытательным сроком или без него и т.п. В конце каждого пункта распорядительной части дается основание для его составления.

Приказы по личному составу могут составляться на несколько сотрудников вне зависимости от того, принимаются они на работу или увольняются. Такие приказы состоят из нескольких пунктов, каждый из которых касается отдельного сотрудника.

Приказы по личному составу визируются юрисконсультом,заместителем директора по кадрам или другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом предприятия.

Приказы по личному составу объявляются работнику под расписку. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется ниже реквизитов “подпись” и “виза” самим работником и содержит следующее: “С приказом ознакомлен”, подпись работника и дату ознакомления. Особенно необходима эта отметка на приказах об увольнении, т.к. при возникновении трудовых споров работник вправе обратиться в суд в месячный срок со дня ознакомления с приказом.

В процессе деятельности организации могут издаваться другие приказы по работе с кадрами: о поощрениях, взысканиях, отпусках и т.п., срок хранения которых не превышает 3 года. Такие приказы формируются в самостоятельное дело.

Реквизиты приказа по личному составу аналогичны реквизитам приказа по основной деятельности.

Трудовой договор фиксирует согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулируют их. Он должен заключаться в письменной форме и указывать:

• место работы;

• конкретную работу в соответствии с квалификацией по определенной профессии или должности;

• дату начала работы и ее окончания, если заключается срочный договор;

• размер оплаты труда;

• обязанности организации по обеспечению охраны труда. Договор может содержать и дополнительные условия, конкретизирую­щие обязанности сторон. В нем могут устанавливаться по согласованию сторон и такие условия, как:

• основание увольнения работника;

• дисциплинарные взыскания;

• введение для работников полной материальной ответственности, кроме случаев, предусмотренных Трудовым Кодексом Республики Беларусь (ТК РБ).

Договор составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется оттиском печати и хранится у сторон.

Трудовые книжки на работников ведут на всех предприятиях, в организа­циях, независимо от их формы собственности. Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и спе­циальный стаж работы. Прием на работу без трудовой книжки не допускает­ся. При оформлении на работу по совместительству, по трудовому соглаше­нию, договору подряда трудовая книжка не предъявляется.

На работника, поступающего на работу впервые, заводят трудовую книжку, которую запол­няют в его присутствии не позднее недельного срока после приема на работу.

В трудовую книжку вносят сведения:

• о работнике (фамилия, имя, отчество, год рождения, образование, про­фессия, специальность);

• работе (прием, перемещение, увольнение);

• награждениях и поощрениях;

• об открытиях, изобретениях, рационализаторских предложениях;

• о назначении пенсии.

Взыскания в трудовую книжку не записывают. Сведения об образовании, специальности или профессии в трудовой книжке указывают на основании соответствующих документов. На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать организации. Записи на последующих страницах трудовой книжки начинают с проставления штампа организации или написания от руки ее наименования, и производят их не позднее недельного срока, а об увольнении - в день увольнения. С ка­ждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить его владельца.

С целью обеспечения сохранности трудовые книжки хранятся в сейфах.

Личная карточка формы Т-2 является основным документом по учету персонала организации и заводится на каждого работника, принятого на по­стоянную или временную работу. Все записи в ней делают на основании подлинных документов, предоставленных работниками.

На оборотной стороне карточки содержатся разделы III «Назначения и перемещения», IV «Отпуска», V «Дополнительные сведения» и «Дата и причина увольнения». Записи в данных разделах делаются на основании приказов организации. В конце каждой записи раздела «Назначения и пере­мещения» должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка. В разделе «Дополнительные сведения» записывают данные о повышении квалификации, знании иностранного языка, второй специальности, инва­лидности и т. п. Личную карточку заводят в одном экземпляре, хранят в сейфе в специальной картотеке, составленной по алфавиту.

Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но чаще всего - на руководителей и ведущих специалистов (при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки).