Еволюція понять діловодство документаційне забезпечення управління документно інформаційне забезпечення управління управління документацією керування документаційними процесами

Діловодство – це діяльність, що охоплює документування (створення документів) та організацію роботи з документами: організацію документообігу, використання інформаційно-пошукових систем документів органу, контроль виконання документів і підготовку документів для передачі в архів.

Документаційне забезпечення управління – можна визначити як діяльність спеціальних працівників або підрозділів по створенню, фіксації та оформленню документаційної інформаційної бази на різних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій.

Співвідношення між цими визначеннями полягає в тому, що Документаційне забезпечення управління ширше за Діловодство і що Діловодство є частиною Документаційного забезпечення управління, виконуючи роль організаційно-правового технологічного інструменту побудови документаційного забезпечення управління.

Управління документацією означає спрощення опису документів шляхом сортування за видами, алфавіту та хронології. Ця функція значно спрощує не лише пошук, а й наступне знищення документів з вичерпаним терміном зберігання.

Керування документацыйними процесами - галузь керування, яка відповідає за ефективний та систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, використанням, передаванням до архіву та вилученням для знищення службових документів, охоплюючи процеси відбирання та зберігання в документальній формі свідчень та інформації про ділову діяльність.

77. Витоки керування документаційними процессами

Витоки технологій Records management можна відстежити в США з 1880-х рр., коли приватний сектор став ініціатором раціональних методів організації діловодства. На початку 20 ст. в США і Зах. Європі відкривалися факультети, навчальні заклади, наукові інституції, метою яких було розроблення практичних питань управління, в тому числі й Records management. 1933 р. в структурі Національного архіву США створено відділ Records management.

Records management був теоретизований в США. Після Другої світової війни постала необхідність ухвалення Законів, які б регулювали процеси Records management. Створена 1947 р. в США Комісія Гувера (сенатор, голова комісії) розробляла заходи з удосконалення діяльності виконавчих органів федерального уряду. В комісії була організована спеціальна група з вивчення Records management.

Теоретичні напрацювання комісії Гувера лягли в основу Закону “Акт про федеральні документи” (1950 р.) Закон про керування федеральними документами офіційно визнав поняття Records management, встановив відповідальність за організацію роботи з урядовими документами на Національний архів США та установи, що створюють документи.. Згідно Закону 1950 р. в США відкривалися Центри документації для тимчасового зберігання службових документів, які втратили оперативне значення.

Аналогічний комісії Гувера у Великобританії 1954 р. створений комітет на чолі з держсекретарем Гріггом, метою якого було: здійснення якісного відбору документів, забезпечення регулярних надходжень до Національного архіву, відповідальність за проведення відбору документів покладалася на установи. Контроль за установами здійснював Національтний архів (англійська система носила менш адміністративний характер, надаючи автономію державним установам).

На різних етапах становлення Records management (як сфері наукової діяльності) змінювалися пріоритетні напрями дослідження:

– у 1950-1960-х рр. у центрі уваги були:

* проблеми визначення критеріїв відбору документів для архівного зберігання, визначення критеріїв вилучення для знищення;

* проблеми взаємозв’язку між архівною справою і Records management

– наприкінці 1960-х рр. у центрі уваги:

* робота з машиночитаними документами

* проблеми використання документованої інформації із впровадженням ЕОМ в службах діловодства і архівах

– 1970-1980-і рр. в центрі уваги:

* методики Records management, які відповідають новим інформаційним технологіям

– з 1990-х рр.:

* організація електронного діловодства

* визначення автентичності, достовірності та цілісності електронних документів.

Міжнародними організаціями з Records management є: Міжнародна федерація з керування докуметацією (1956), Міжнародна рада з керування документаційними процесами (з 1970 р.), Міжнародна Рада архівів (з 1948 р.). 1976 р. Міжнародна федерація з керування докуметацією та Міжнародна рада архівів створили Об’єднаний комітет з керування документаційними процесами. Контакти з ЮНЕСКО привели до прийняття 1979 р. Прогами в галузі керування документаційними процесами та архівами (Records and Archives Management Program – RAMP).