Документы по личному составу, их виды. Правила формирования личного дела

Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления подшиваются в папку-скоросшиватель

Личные дела могут заводиться на всех работников организации, однако, главным образом, — на руководящий состав и ведущих специалистов. Для остальных работников, как правило, ограничиваются оформлением личной карточки по форме № Т-2.

В состав личного дела входят следующие документы:

— внутренняя опись документов, подшитых в личном деле;

— резюме;

— автобиография;

— анкета или личный листок по учету кадров;

— копии документов об образовании;

— характеристики на работника;

— трудовой договор (может входить в состав личного дела или храниться отдельно);

— копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

— копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;

— копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

— дополнения к анкете или личному листку по учету кадров;

— различные справки, относящиеся к данному работнику (кроме справок с места жительства, о состоянии здоровья и других документов второстепенного значения, которые группируются отдельно).

При наличии характеристики с прошлого места работы и рекомендательного письма, представленных при поступлении на работу, они также подшиваются в личное дело работника.

Личные дела работников регистрируются в специальном журнале, хранятся в сейфе и выдаются во временное пользование только определенным должностным лицам. Записи и изменения в личные дела вносятся лицами, ответственными за их ведение.

Личные дела уволенных или умерших работников должны передаваться в архив и храниться 75 лет.

Формирование личного дела:

o личный листок по учету кадров или анкета;

o дополнение к личному листку по учету кадров (или анкете);

o автобиография;

o копии документа об образовании;

o трудовой договор (второй экземпляр);

o договор о материальной ответственности (для материально ответственных сотрудников);

o характеристики (рекомендательные письма);

o заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность);

o выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перемещении на другие должности);

o выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности;

o выписки (копии) документов об аттестовании (отзывы, аттестационные листы и пр.).