Двойная запись операций на счетах, ее сущность и значение

Записи на бухгалтерских счетах содержат весьма важные сведения. Так, по данным записей на счете "Сырье и материалы" можно судить об остатках материальных ценностей, их движении с момента поступления до выбытия или использования. Однако при отражении хозяйственной операции только на одном счете "Сырье и материалы" нельзя проследить за источниками поступления материальных ценностей, что необходимо для полной характеристики хозяйственных операций. При оплате задолженности поставщикам необходимо отражать не только уменьшение средств на расчетом счете, но и показывать соответствующее сокращение кредиторской задолженности поставщикам. В бухгалтерском учете это достигается особым приемом, получившим наименование метода (приема) двойной записи.

Методический прием двойной бухгалтерский записи заключается в том, что каждая хозяйственная операция получает одновременное и взаимосвязанное отражение на дебете одного и кредите другого счета в одинаковых суммах. Прием двойной записи вытекает из двух изменений, которые вызывает в балансе каждая хозяйственная операция.

В двойной записи находит свое выражение взаимная связь и обусловленность явлений. На самом деле, каждая хозяйственная операция влечет за собой увеличение одного показателя и уменьшение другого. Например, получение денежных средств с расчетного счета в кассу записывается как увеличение остатка денег в кассе и уменьшение его на расчетном счете на ту же сумму. Правда, эта закономерность не всегда проявляется прямо. Например, погашение задолженности поставщикам с расчетного счета по существу влечет за собой уменьшение остатка денежных средств на расчетном счете и увеличение их у поставщика. Но так как в балансе предприятия отражается не остаток денежных средств у поставщика, а остаток задолженности, то эта операция будет записана не как увеличение денежных средств у поставщика, а как уменьшение задолженности ему, что в конечном счете приведет в увеличению остатка денежных средств на расчетном счете поставщика.

Двойная запись операций на счетах позволяет проследить за использованием хозяйственных средств и источников их формирования, а также осуществлять контроль за правильностью бухгалтерских записей.

Покажем на нескольких примерах практическое применение метода двойной записи на счетах бухгалтерского учета, используя в качестве исходных данных некоторые операции, рассмотренные выше.

1. Получено в кассу с расчетного счета 52600 тыс. руб. В результате этого увеличивается остаток по дебету активного счета "Касса" и уменьшится остаток по кредиту активного счета "Расчетный счет".

Запись данной операции на бухгалтерских счетах может быть представлена в виде схемы:

Счет Счет

Дт «Расчетный счет» Кт Дт «Касса» Кт

Сальдо 200000 Сальдо 300

1) 52600 1) 52600

Эту запись можно выразить так называемой счетной формулой:

Д-т сч. «Касса»

К-т сч. «Расчетный счет» 52600 тыс. руб.

2. Выплачена из кассы задолженность рабочим и служащим по оплате труда в сумме 51300 тыс. руб.

Счет Счет

Дт «Касса» Кт Дт «Расчеты с персоналом Кт

по оплате труда»

Сальдо 52900 Сальдо 51300

2) 51300 2) 51300

Выплачена заработная плата

Рабочим и служащим

Применяемое по методу двойной записи то или иное сочетание бухгалтерских счетов, нужных для отражения определенной хозяйственной операции, называется корреспонденцией счетов, а счета, участвующие в этом взаимосвязанном сочетании, - корреспондирующими счетами.

Имеет место другое определение корреспонденции счетов; это информационная связь между синтетическими счетами возникающая в связи с регистрацией хозяйственных операций. Корреспонденция счетов отражает как информационные связи между объектами бухгалтерского учета, так и отношения между хозяйствующими субъектами.

Так, на примере операции 1 сочетание счетов "Касса" (по дебету) и "Расчетный счет" (по кредиту) образует корреспонденцию счетов. При этом счет "Касса" по отношению к счету "Расчетный счет" является корреспондирующим счетом так же, как и счет "Расчетный счет" по отношению к счету "Касса".

Краткая запись, отражающая корреспонденцию счетов, называется счетной формулой, или проводкой, а также котировкой. Проводки могут быть простыми и сложными. В первом случае проводка составляется из двух корреспондирующих счетов, один из которых дебетуется, а другой кредитуется.

Во втором случае в счетную формулу могут включаться три корреспондирующих счета и более; из них один дебетуется, а все остальные кредитуются или, наоборот, один кредитуется, а все остальные дебетуются.

Допустим, что со склада отпущены материалы на 9300 руб., в том числе на основное производство 6200 руб., а на вспомогательное – 3100 руб. Пользуясь простой счетной формулой, необходимо записать эту операцию следующим образом:

Д-т сч. «Основное производство»

К-т сч. «Сырье и материалы» 6200 руб.

Д-т сч. «Вспомогательные производства»

К-т сч. «Сырье и материалы» 3100 руб.

При помощи сложной формулы эта же операция будет отражена в таком виде:

Д-т сч. «Основное производство»……………..6200 руб.

Д-т сч. «Вспомогательные производства»…….3100 руб.

К-т сч. «Сырье и материалы»…………………..9300 руб.

На схеме сложная запись операции выглядит так:

Счет Счет

Дт «Сырье и материалы» Кт Дт «Основное производство»Кт

Счет

Дт «Вспомогательные Кт

Производства»

Для того чтобы верно записать хозяйственную операцию на счета бухгалтерского учета методом двойной записи, необходимо:

-правильно осмыслить экономическое содержание хозяйственной операции и изменения, вызываемые этой операцией в составе хозяйственных средств и источников их формирования;

- правильно избрать корреспондирующие счета из числа применяемых в соответствующей отрасли деятельности;

- определить, какие из корреспондирующих счетов являются активными, а какие пассивными;

- четко руководствоваться значением дебета и кредита в активных и пассивных счетах.

Только правильное применение методического приема двойной записи операций на счетах бухгалтерского учета обеспечивает нормальное завершение цикла учетных работ.

Принцип двойной записи не нарушает равенства итогов актива и пассива баланса, так как хозяйственные операции, вызывающие изменения в одной части баланса (в активе или пассиве), не влияют на его итог, а вызывающие одновременные изменения в активе и в пассиве увеличивают или уменьшают сумму обеих частей баланса в равной мере.

Для облегчения записей каждому счету присваивается определенный номер (шифр), поэтому при составлении бухгалтерских проводок указывают не наименование счетов, а их номера (счет "Касса" - № 50, счет "Расчетный счет" - № 51).

При записи хозяйственных операций на счета их группируют по экономически однородным признакам, т.е. записывают по определенной системе. Отражение хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета называется систематической записью (регистрацией).

Наряду с систематической предприятия применяют хронологическую запись, под которой понимают регистрацию хозяйственных операций в той последовательности, в какой они совершаются. Различия в экономическом содержании операции при этом не учитываются. Хронологическая запись ведется для обеспечения контроля за полнотой учета всех хозяйственных операций. В хронологическом порядке ведутся журналы регистрации, кассовые книги и другие регистры.

Таблица 7.1.

Журнал регистрации хозяйственных операций

за март 200__ г.

№	Дата	Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, тыс. руб.
1	2	3	4	5	6
	3.03	Получено в кассу на хознужды, командировки
	3.03	Перечислена в бюджет задолженность по налогу на прибыль	68/1
	4.03	Получено от поставщика «Волна» материалов А Начислено на них НДС	19/1
	5.03	Отпущены материалы А в производство
	8.03	Выдано в подотчет Иванову на хознужды
	10.03	Выдано в подотчет Петрову на командировку