Комплекс специальных мер по защите документов от НСД

Допустим, что специалисты подготовили, а директор утвердил перечень информации, составляющей коммерческую тайну фирмы. Но это только полдела. Чтобы при утечке секретных сведений рассчитывать на судебную защиту, на предприятии нужно ввести так называемый режим коммерческой тайны. Это - обязательное требование. Если его не выполнить, то любые, даже совершенно секретные сведения суд признает открытыми и никаких претензий незадачливый коммерсант ни к кому предъявить не сможет.

Мероприятия, которые включает в себя «тайный» режим, перечислены в п.1 ст. 10 Закона. Организация и поддержка этого режима возлагается на владельца секретов. После того как руководитель предприятия подпишет перечень закрытой информации, он должен:

· утвердить правила обращения с секретными сведениями и установить контроль за соблюдением этих правил;

· организовать учет всех, кто имеет доступ к тайной информации и кому эта информация передавалась или предоставлялась;

· включить в трудовые договоры с работниками пункты, предусматривающие ответственность за разглашение коммерческой тайны;

· обеспечить наличие аналогичных положений в гражданско-правовых договорах, которые заключаются с контрагентами, получающими доступ к коммерческой тайне;

· пометить документы и другие носители закрытой информации грифом «Коммерческая тайна» с указанием полного наименования и местонахождения фирмы;

· назначить ответственных за сохранность коммерческих сведений и за соблюдение «тайного» режима.

Потенциально опасными источниками информации, которые блокируются с помощью режима коммерческой тайны, являются документы предприятия, его персонал, деловые партнеры и госструктуры. Поэтому все мероприятия по обеспечению конфиденциальности условно можно поделить на внутренние (контроль за сотрудниками и охрана информации) и внешние (контроль за контрагентами и чиновниками).

С «внешними врагами» все относительно просто - любые связанные с защитой коммерческой тайны отношения между фирмой, контрагентами и контролерами регулируются договорами либо законом. С внутренними делами - сложнее. Если фирма действительно озабочена сохранностью своих секретов, ей придется решить ряд правовых, организационных и технических вопросов.

Во-первых, нужно разработать инструкцию по обеспечению сохранности коммерческой тайны и под расписку ознакомить с ней всех сотрудников. В инструкции надо определить:

· состав и объем сведений, составляющих коммерческую тайну;

· порядок присвоения и снятия грифа "Коммерческая тайна";

· процедуру допуска работников и других лиц к закрытым сведениям;

· порядок использования, учета, хранения, маркировки секретных документов и других носителей конфиденциальной информации;

· порядок привлечения к ответственности работников, разгласивших коммерческую тайну.

Во-вторых, нужно заключить дополнительные соглашения (или внести дополнения в трудовые договоры) с работниками, имеющими доступ к коммерческой тайне. Каждый из них должен письменно подтвердить, что он ознакомлен с правилами использования секретных сведений и предупрежден об ответственности за их разглашение.

В-третьих, с каждым работником, допущенным к коммерческой тайне, следует заключить договор о полной материальной ответственности. Впрочем, эта мера носит, скорее, «психологический» характер. Дело в том, что даже полную материальную ответственность сотрудника Трудовой кодекс ограничивает размером прямого ущерба, нанесенного работодателю (ст.238 ТК РФ). Поэтому в лучшем случае со злоумышленника удастся взыскать лишь стоимость бумаги или дискеты, на которых содержались секретные сведения. Между тем основной ущерб от разглашения коммерческой тайны выражается в упущенной выгоде. А ее работник возмещать не обязан.

В-четвертых, надо наладить систему секретного документооборота и делопроизводства. В рамках этой системы на документы (папки документов или подшивки) нужно нанести гриф «Коммерческая тайна». Электронным документам, распространение которых нежелательно, надо присвоить пароли и сообщить их под расписку только уполномоченным работникам.

Наконец, в-пятых, нужно решить, кто будет отвечать за поддержку и соблюдение тайного режима. В компаниях, деятельность которых сама по себе носит характер коммерческой тайны, например в научно-производственных организациях, стоит подумать о создании собственной службы экономической безопасности. На предприятиях, где защищать особенно нечего, можно определить структурные подразделения, где формируются или используются секретные документы, провести соответствующую работу с их сотрудниками и назначить ответственными за сохранность коммерческой тайны начальников отделов.

Для наглядности предположим, что все закрытые сведения (финансовые документы, данные управленческого учета, хозяйственные договоры) сосредоточены в бухгалтерии. Естественно, что в такой ситуации отвечать за соблюдение тайного режима будет главный бухгалтер. Именно ему придется возглавить всю работу, связанную с секретным документооборотом. В принципе ничего сложного здесь нет. Надо только все тщательно продумать и оформить.

Прежде всего, следует организовать систему учета документов с грифом «Коммерческая тайна». Должна быть налажена регистрация всех входящих и исходящих документов, а также их копий (с указанием количества экземпляров и персональной рассылки). Секретные документы следует хранить отдельно от общедоступных в закрытых шкафах, ключи от которых есть только у доверенных лиц. Для надежности желательно не размещать рядом с хранилищами копировальную технику.

Время от времени нужно «переоценивать» актуальность документов. Например, если на спецификации к договору гриф «Коммерческая тайна» стоит со сроком «до заключения контракта», то после того как договор подписан, гриф можно снять. От «инвентаризации» освобождаются только те документы, на которых к грифу «Коммерческая тайна» добавлена пометка «бессрочно».

Надо приучить сотрудников к аккуратности в работе с конфиденциальными материалами. Кроме того, их следует разграничить по степени доступа к закрытым сведениям. Полный доступ может быть у главного бухгалтера и у его заместителя. Однако бухгалтеру-кассиру совершенно не обязательно знать общее состояние расчетов с поставщиками. А бухгалтера, который ведет участок «Реализация», незачем знакомить с расчетными документами по зарплате.

Нужно запретить делать неучтенные копии секретных документов. Все черновики и вспомогательные расчеты, которые несут в себе коммерческую информацию, должны сразу же уничтожаться с помощью «шредера» - измельчителя бумаг. Документы, которые не предназначены для передачи в архив, уничтожаются таким же способом, причем каждую подобную операцию надо актировать.

Как правило, работать с секретными документами разрешается только в специально отведенных помещениях. На практике это очень неудобно. Поэтому нужно определить, какие документы допускается выносить из кабинета, а какие - нет, и кто персонально несет ответственность за их сохранность за пределами бухгалтерии. А компьютерщикам следует создать надежную систему контроля за «перемещением» электронных документов по локальной сети предприятия и за ее выходом в Интернет.

По каждому факту пропажи документов надо проводить служебное расследование и наказывать виновных.

Специалисты по безопасности рекомендуют и другие меры, связанные с сохранностью коммерческой тайны. Но даже те предосторожности, которые мы перечислили, могут показаться вам чрезмерными. Возможно, вы решите создать что-то новое с учетом специфики вашего делопроизводства.

Закон не ограничивает обладателя коммерческой тайны в выборе способов для ее защиты. В п.6 ст. 10 сказано лишь, что они не должны противоречить конституционным нормам, наносить вред здоровью и нравственности людей, а также нарушать законные права других лиц.

Но в п.5 этой же статьи говорится, что режим коммерческой тайны нужно выстроить так, чтобы, с одной стороны, он обеспечивал возможность ее использования в интересах предприятия, а с другой - исключал несанкционированный доступ к закрытой информации. Поэтому теперь, если возникнет конфликтная ситуация, оценивать «достаточность» принятых вами мер безопасности будет суд. И если работник докажет, что ценнейшую информацию, проданную конкуренту, он почерпнул из папки, которая в обеденный перерыв валялась без присмотра на столе главбуха, то отвечать за свои действия он не будет. Суд признает, что режим коммерческой тайны на предприятии не соблюдался (п.4 ст. 14).

Ответчиками по делу о разглашении или несанкционированном использовании коммерческой тайны в суде могут быть работники предприятия (в т.ч. и бывшие), другие организации и представители государственных структур.

Материальная ответственность работников в рамках трудового законодательства незначительна. Меры дисциплинарной ответственности могут быть более жесткими - вплоть до увольнения по пп.»в» п.6 ст. 81 Трудового кодекса. Правда, если работник будет оспаривать увольнение, то кроме факта разглашения коммерческой тайны в суде работодателю придется доказывать, что сотрудник:

· получил закрытую информацию в связи с исполнением своих трудовых обязанностей (надо будет предъявить суду должностную инструкцию и перечень работников, допущенных к конфиденциальным материалам);

· брал на себя обязательства не разглашать подобные сведения (предъявить расписку работника, копию трудового договора или соглашения).

Обязательства работника по неразглашению коммерческой тайны сохраняются и в тех случаях, когда между ним и предприятием больше нет трудовых отношений (пп.3 п.3 ст. 11). Закон позволяет работодателю заключить с сотрудником дополнительное соглашение и оговорить в нем срок, в течение которого тот должен хранить «обет молчания». Если такого соглашения не было, то этот срок признается равным трем годам.

Такая норма расширяет границы материальной ответственности сотрудников. Очевидно, что после увольнения (по любым причинам) трудовые отношения работника с предприятием прекращаются. Следовательно, за разглашение коммерческой тайны фирма может привлечь его к ответственности в рамках не только трудового, но и гражданского законодательства. А это уже совсем другое дело. От своего бывшего работника, так же как и от контрагентов-организаций, пострадавшая фирма может потребовать полного возмещения ущерба, включая упущенную выгоду (п.2 ст. 139 ГК РФ).

Кроме того, можно подвести, работника, разгласившего тайну, и под уголовное дело. Статья 183 Уголовного кодекса предусматривает ответственность за незаконное разглашение или использование коммерческой тайны в виде штрафа до 120 000 руб. или лишения свободы на срок до трех лет. Если же преступник причинил крупный ущерб или если им двигали корыстные интересы, штраф может увеличиться до 200 000 руб., а срок лишения свободы - возрасти до пяти лет.

Впрочем, уголовное преследование может принести пострадавшей фирме, скорее, моральное удовлетворение. Штрафы пойдут в бюджет, а от того, что виновник будет сидеть в тюрьме, разглашенные сведения тайными не станут. Поэтому в любом случае есть смысл подавать гражданский иск с требованием возместить убытки.

Чтобы взыскать убытки (с человека или с организации), в суде придется доказать:

· что ответчик незаконно получил или разгласил коммерческую тайну и нанес предприятию ущерб в определенной сумме;

· что понесенные убытки непосредственно связаны с незаконными действиями ответчика.

Самое трудное - доказать величину убытков. Определить размер упущенной выгоды - дело вообще непростое. А когда речь идет об упущенной выгоде из-за утраты коммерческой тайны, убедительно рассчитать точную сумму практически невозможно. Да и стоимость потерянной конфиденциальной информации - величина довольно условная.

Впрочем, некоторые ориентиры законодательство все-таки дает. Например, размер упущенной выгоды не может быть меньше суммы доходов, которые нарушитель получил от незаконного использования коммерческой тайны (ст. 15 ГК РФ).

Есть более «скромный», но одновременно и более надежный вариант защиты своих имущественных интересов. С контрагентом можно заключить гражданско-правовой договор, по которому он обязуется не разглашать определенную информацию. Ответственность за нарушение договора устанавливается в виде штрафа или неустойки, то есть в виде фиксированной суммы.

К сожалению, таким способом не удастся воспользоваться в отношениях с государством. Ни один чиновник никогда не подпишет такое соглашение. Между тем практика показывает, что разглашение коммерческой или инсайдерской информации (любых сведений об эмитентах ценных бумаг) в последнее время стало довольно прибыльным бизнесом для нечистоплотных представителей власти.

Закон не выделяет чиновников в «касту неприкасаемых». Должностные лица органов государственной власти и местного самоуправления, так же как и сами эти органы, несут перед владельцем коммерческой тайны ответственность по действующему законодательству (п.3 ст. 13 и п.3 ст. 14). Значит, к ним тоже можно предъявить гражданский иск с требованием возместить упущенную выгоду. Кроме того, чиновников, виновных в разглашении информации с ограниченным доступом, можно привлечь к ответственности по ст.13, 14 Административного кодекса. Размер штрафа за подобное нарушение составляет от 4000 до 5000 руб. Не исключена и уголовная ответственность.