Служебная переписка на предприятии

Служебная переписка организации является носителем определенной информации и является правовым документом.

Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.д. рекомендуется.

Подготовка письма включает следующие стадии:

- изучение существа вопроса;

- сбор необходимых сведений, в т.ч. из предыдущей переписки;

- подготовка проекта письма;

- согласование проекта (при необходимости);

- подписание руководителем.

Проекты писем готовятся исполнителями по поручению руководителя предприятия. Письма оформляются на бланке письма. Деловое письмо оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй (копия) распечатывается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной работы и в дальнейшем используется при необходимости как информационно-справочный материал. Составление текста письма и его оформление требуют творческого подхода. Каждый руководитель и каждый специалист должен быть не только компетентным в своей области деятельности, но и способным формулировать свои мысли и оформлять их в рамках требований нормативных документов.

Письмо должно имеет реквизиты:

1) Наименование организации и ее справочные данные;

2) дата, регистрационный номер;

3) ссылка на дату и номер полученного письма (в письмах-ответах);

4) адресат;

5) заголовок к тексту (отвечающий на вопрос «о чем?»);

6) текст;

7) отметка о наличии приложений;

8) подпись;

9) отметка об исполнителе.

В письмах название вида документа не указывается, за исключением гарантийного письма.

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Необходимо придерживаться доброжелательного и вежливого тона, использование языковых формулировок, сложившихся в управленческой практике. Текст письма, как правило, не превышает одной страницы. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно. В переписке используется следующие формы изложения:

1) от первого лица единственного числа (прошу);

2) от первого лица множественного числа (просим);

3) от третьего лица единственного числа (организация просит);

4) от третьего лица множественного лица (трудовой коллектив просит);

Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.

Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например:

- «Согласно контракту № 24 нами получена 26.01.2008 партия № 3 телевизоров «Sony», в которой обнаружен 1 (Один) телевизор в поврежденной коробке (коммерческий акт от... №...)...».

В основной части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т. п.), например: «Просим в течение 10 банковских дней заменить поврежден­ный при транспортировке телевизор».

Служебная переписка включает много видов и разновидностей служебных писем.

Письмо-просьба. Излагая какую-либо просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность в ее исполнении и заранее выразить благодарность за усилие по ее исполнению. Такое письмо, как правило, начинается со слов:

1) Просим оказать содействие…

2) Прошу Вас…

3) Просим принять участие…

4) Прошу довести до сведения…

5) Просим выслать в наш адрес…

Письмо-запрос - представляет собой обращение с просьбой дать информацию о каких-либо данных или услугах. В письме используются выражения:

1) Просим предоставить…

2) Просим отразить следующие вопросы…

Письмо-предложение содержит заявление о желании сотрудничать. Используются выражения:

1) Прошу высказать Ваше мнение о…

2) Прошу Вас дать поручение разработать…

3) Просим Вас выразить письменную поддержку…

4) Надеемся на плодотворное сотрудничество…

Сопроводительное письмо - сообщает факт отправки прилагаемых к этому письму документов или материальных ценностей. Обычно начинается со слов:

1) Направляем информацию…

2) Представляем на утверждение…

3) Посылаем литературу…

4) Высылаем план…

Гарантийное письмо - составляется с целью подтверждения определенных обещаний или условий, как правило, заверяется печатью организации. Может содержать следующие фразы:

1) Оплату гарантируем…

2) Качество услуг гарантируем…

3) Предприятие гарантирует…

Письмо-подтверждение – направляется для подтверждения получения документов и материальных ценностей. В случае необходимости приводится краткий перечень полученных документов и ценностей. Ключевым словом в таком письме является слово «Подтверждаем».

Эти письма начинают так:

1) Подтверждаем…

2) Организация подтверждает…

3) С благодарностью подтверждаем…

Письмо-извещение – сообщает или подтверждает что-либо. Обычно они являются ответом и начинаются со слов:

1) Сообщаем…

2) Доводим до вашего сведения…

3) Ставим Вас в известность…

Письмо–напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. В этих письмах используются такие модели:

1) Напоминаем, что…

2) Напоминаем Вам, что…

Письмо-приглашение и письмо–поздравление - может адресоваться конкретному должностному лицу или нескольким лицам. Они могут начинаться словами:

1) Просим принять участие…

2) Приглашаем Вас на …

3) Просим направить представителя…

4) Поздравляем Вас…

5) Сердечно поздравляем Вас…

Эти письма могут оформляться на любом формате, с использование любого шрифта и цвета.

Циркулярные письма - это письма от вышестоящей организации. Как правило, они носят распорядительный характер. Письма оформляются не менее чем в 2-х экземплярах.