Служебная переписка на предприятии

Служебная переписка организации является носителем определенной информации и является правовым документом.

Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.д. рекомендуется.

Письмо должно имеет реквизиты:

1. Наименование организации и ее справочные данные;

2. дата, регистрационный номер;

3. ссылка на дату и номер полученного письма (в письмах-ответах);

4. адресат;

5. заголовок к тексту (отвечающий на вопрос "о чем?");

6. текст;

7. отметка о наличии приложений;

8. подпись;

9. отметка об исполнителе.

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным.

Служебная переписка включает много видов и разновидностей служебных писем

Письмо-просьба. Излагая какую-либо просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность в ее исполнении и заранее выразить благодарность за усилие по ее исполнению

Письмо-запрос - представляет собой обращение с просьбой дать информацию о каких-либо данных или услугах.

Письмо-предложение содержит заявление о желании сотрудничать. Используются выражения

Сопроводительное письмо - сообщает факт отправки прилагаемых к этому письму документов или материальных ценностей.

Гарантийное письмо - составляется с целью подтверждения определенных обещаний или условий, как правило, заверяется печатью организации.

Письмо-подтверждение – направляется для подтверждения получения документов и материальных ценностей

Письмо-извещение – сообщает или подтверждает что-либо. Обычно они являются ответом

Письмо–напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ

Письмо-приглашение и письмо–поздравление - может адресоваться конкретному должностному лицу или нескольким лицам

Циркулярные письма - это письма от вышестоящей организации. Как правило, они носят распорядительный характер.

34. ДЕЛОВАЯ РЕЧЬ И ЕЕ ГРАММАТИЧЕСКИЕ ОСОБЕННОСТИ

Деловую речь отличают, прежде всего, ясность, точность, краткость, систематичность.

Ясность - простой, понятный язык без злоупотребления иностранными словами, жаргоном.

Точность - приведенные факты отражают действительное положение вещей, а содержание документов точно выражает мысли автора, не вызывая иного толкования отдельных слов и фраз.

Краткость - полнота содержания документа, а также ясность и точность изложения достигнуты без лишних слов, фраз и повторений.

Систематичность - логическая последовательность изложения документов.

В коммерческой практике термином официально-деловой стиль принято называть язык служебных, в первую очередь организационно-распорядительных документов (приказы, распоряжения, протоколы, акты и др.). Язык коммерческих документов в сравнении с другими имеет резкое сужение диапазона используемых речевых средств: высокую степень повторяемости отдельных языковых форм на определенных участках текстов документа.

Необходимыми качествами делового стиля служебных документов являются полнота и своевременность, лаконизм формулировок, предельно четкое отражение сведений, имеющих правовую силу.

Деловая речь формируется с учетом требований этики делового общения (этикета).

Деловой этикет требует, чтобы документы были достоверными, объективными, убедительными. Точность в подборе фактов, оценка ситуации особенно необходима в документации, отражающей конфликтные моменты в сфере деловых отношений

Нормой делового этикета является нейтральный тон изложения документов

Недопустимо использование разговорных, просторечных, жаргонных, диалектных и других слов и фразеологических оборотов.

В деловой речи следует учитывать лексическую сочетаемость

Деловая речь становится фразеологически устойчивой, наполняется готовыми формулами, трафаретами, штампами.

В деловой речи следует употреблять наиболее точные, простые, общеупотребительные коренные русские слова. Не следует увлекаться иностранными словами, обитающими в коммерческой терминологии (менеджмент, маркетинг, конъюнктура

В деловой речи и тем более в служебной переписке не рекомендуется употреблять малопонятные слова старославянского происхождения и отжившие канцелярские слова,

. Их следует заменять на слова современного стиля

В деловой речи недопустимы восклицательные и вопросительные предложения с выражением иронии, шутки и иных эмоций

35. ЛОГИЧЕСКОЕ ПОСТРОЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Текст служебных документов должен содержать элементы логики, необходимые для последовательного изложения содержания. В документах различают три логических элемента - заключение, доказательство и введение.

Деловая часть письма, содержащая формулировку его цели, называется заключением.

Как видим, заключение может быть активным или пассивным.

Активное заключение бывает прямым или косвенным. Прямое заключение непосредственно побуждает к определенным действиям..

В косвенном заключении нет непосредственного воздействия и побуждения. В нем только указывается действие, которое ожидается от адресата

В служебной переписке лучше пользоваться прямыми активными заключениями, имеющими более определенную форму.

Кроме заключения, деловые письма содержат доказательство. Цель его - доказать адресату целесообразность, необходимость, своевременность требования, содержащегося в заключении

Активное заключение точно указывает, какое действие должен произвести адресат. Цель пассивного заключения - уведомить адресат о каком-либо факте, обстоятельстве и т.д.

В доказательстве могут быть изложены обстоятельства и доводы, показывающие необходимость выполнения требования заключения,

Факты, доводы, соображения, приведенные в доказательствах, излагаются в самых различных вариантах в зависимости от обстоятельства дела

Для многих деловых писем необходимо введение. Во введении указывают причины составления документа, иногда кратко излагают историю вопроса, если необходимо ссылаются на директивы вышестоящих органов. В отдельных случаях во введении указывают зависимость между данным письмом и посланным ранее,

36. ПОНЯТИЕ И ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Под документооборотом понимается движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Основными принципами организации документооборота являются следующие

-прохождение документов должно быть оперативным.

-каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;

-порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Основная задача организации документооборота - прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки.

Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работой с документами.

Существует три основные формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Централизованная форма организации документооборота применяется на предприятиях с небольшим документооборотом; при децентрализованной форме работы с документами все операции выполняются в структурных подразделениях. Смешанная форма работы с документами используется на крупных предприятиях со сложной структурой и большим объемом документооборота.