Определение должностного и численного состава службы ДОУ. Характеристика методик расчета

В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы ДОУ, является Классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Согласно нормативным документам, работники службы ДОУ по характеру труда делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.

Руководители. Эта категория включает:

• заведующего службой делопроизводства (управляющий делами, зав. канцелярией, зав.общим отделом);
• заведующего протокольным отделом;
• начальника секретариата;
• заведующего архивом;
• зав. отделом подготовки документов, копировальным бюро, экспедицией.

Наименование должности «начальник» или «заведующий» указывается с добавлением наименования структурного подразделения.

Основная функция руководителя — это планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников.

Количество руководителей не должно превышать 20% общего числа делопроизводственного персонала в службе ДОУ.

Специалисты. В эту категорию включены:

• документовед;
• помощник руководителя;
• референт;
• редактор;
• архивист;
• инспектор;
• секретарь руководителя;
• корректор.

Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства, подготовке по заданию руководства организации проектов документов.

Возможна должность старшего специалиста. При этом соотношение между старшими специалистами и специалистами должно быть 2:1. В последнее время слово «специалист» стало обозначением должности, а не категории служащего.

В штатных расписаниях фигурирует специалист 1-й или 2-йкатегории, а не инспектор или старший инспектор.

Технические исполнители. К ним относятся:

• экспедитор;
• делопроизводитель;
• машинистки и стенографистки;
• технические секретари;
• курьеры;
• операторы организационной техники.

Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации. Согласно существующей в стране классификации, преобладающую часть работников службы ДОУ составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы копировальных бюро.

Какой же должен быть численный состав делопроизводственных служащих на предприятии? Согласно одной из разработок НИИ труда, оптимальная численность делопроизводственных работников по отношению к общему количеству работающих в данном учреждении должна составлять для министерств и ведомств — 12-15%; для промышленных предприятий и организаций — 0,5% общего числа работающих.