Характеристика организационных форм службы ДОУ. Факторы, определяющие их выбор

Работу с документами в любой организации ведет специализированное структурное подразделение — служба ДОУ. В зависимости от размеров и назначения организации эта служба может называться по-разному: управление делами, общий отдел, канцелярия.

В небольших организациях эту работу выполняет секретарь организации. Эффективность деятельности службы ДОУ зависит от: квалификации работников делопроизводства, степени оснащенности службы, условий труда.

Какую же организационную форму службы ДОУ выбрать организации? Этот вопрос решается руководством организации и самой службой ДОУ. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Что собой представляют организационные структуры службы ДОУ? На сегодняшний день различают четыре основных организационных структуры службы ДОУ:

• Управление делами.
• Канцелярия.
• Общий отдел.
• Секретарь.

Управление делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. Являясь, по сути, структурным подразделением организации, управление делами, в свою очередь, подразделяется на следующие структурные типовые подразделения:

1. Секретариат — это структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В его состав входят:

•приемная;

•секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя;

•секретариат коллегии;

•протокольное бюро.

Какие же функции выполняет секретариат? В его функции входит:

•предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;

•подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;

•организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем, документирование деятельности коллегиальных органов управления.

2. Отдел рационализации ДОУ (делопроизводства) — это центр совершенствования ДОУ, методический центр. К его функциям относятся:

•разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;

•разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, табели унифицированных форм и др.);

•разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения).

3. Канцелярия, которая, в свою очередь, подразделяется на: экспедицию; бюро переписки; бюро учета и регистрации документов; компьютерный центр обработки и размножения текстов документов.

4. Отдел писем.

5. Центральный архив организации.

6. Инспекция.

Канцелярия, как и другая организационная структура службы ДОУ, создается на предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В структуре канцелярии обычно работают следующие подразделения (отделы, секторы, группы):

1. Экспедиция — специализированный участок, осуществляющий прием и отправку по почте и курьерской связи документации и корреспонденции.

2. Подразделение по учету и регистрации документов, в задачи которого входит регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, контроль соответствия принятым правилам оформления документов, формирование и ведение справочно-информационного массива.

3. Группа контроля (бюро, инспекция, отдел) осуществляет контроль за сроками исполнения документов, контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя, анализ исполнительской дисциплины, информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.

4. Группа писем (обращений граждан) занимается приемом и учетом предложений, заявлений и жалоб граждан. Ее функции следующие:

•подготовка обращений к рассмотрению руководством;

•контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях организации;

•извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;

•организация приема граждан по личным вопросам руководством организации.

5. Группа подготовки документов осуществляет перепечатку документов с черновиков, считку и правку текстов документов, учет выполняемой работы.

6. Копировалъно-множителъное бюро, как правило, имеет место в тех организациях, деятельность которых связана с рассылкой большого количества нормативной или распорядительной документации. Задачи бюро сводятся к копированию документов, тиражированию текстов документов, подготовке рекламной продукции, буклетов, брошюр.

7. Архив организации − осуществляет прием от структурных подразделений отработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи, ведет учет и хранение документов, контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях, готовит дела к передаче на государственное хранение.

Общий отдел является службой по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрия, префектура, муниципалитет) местного самоуправления. В общих отделах обычно создаются те же участки, которые характерны для канцелярии, однако сюда подключаются такие подразделения, как протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структур объясняется спецификой деятельности, характером управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.

Протокольная группа создается в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет функции:

•подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск), писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;

•анализ документов, подготовленных структурными подразделениями;

•подготовка заключений по документам, подготовленным структурными подразделениями;

•организация и проведение заседаний коллегиального органа, документирование их деятельности.

Секретарь учреждения выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.

Таким образом, действующие нормативно-методические документы регламентируют наименование и примерную структуру службы ДОУ государственных предприятий, учреждений, организаций. Что касается негосударственных структур, то решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление, в акционерных обществах — учредительная конференция, в кооперативных структурах — общее собрание членов кооператива.