Общий состав и виды кадровых документов. Система учета кадровых документов

Документационное обеспечение управления персоналом

Лекция 1.

Кадровая служба (служба персонала) является самостоятельным структурным подразделением организации, подчиненным непосредственно первому руководителю или его заместителю по кадрам. В процессе своей деятельности кадровая служба взаимодействует с другими структурными подразделениями и должностными лицами организации, а в необходимых случаях - с другими организациями, в компетенции (в ведении) которых находятся те или иные кадровые вопросы.

Структура кадровой службы зависит от многих факторов: государственная это организация или негосударственная, типа организации (предприятие, банк и т.п.), численности работающих и т.д.

В некрупных предпринимательских структурах функции этой службы обычно выполняет один человек - менеджер по персоналу или иногда данные функции делегируются секретарю-референту (управляющему делами).

В государственных организациях и крупных фирмах служба (управление, отдел) кадров (персонала) делится на подотделы, секторы, группы.

Основная задача кадровой службы - организация и осуществление эффективной кадровой политики, принятой руководящими органами данной организации и направленной на укомплектование трудового коллектива специалистами высокой квалификации, создание условий для повышения их работоспособности, ответственности за порученное дело, воспитание чувства принадлежности к организации.

Другой не менее важной задачей можно назвать подбор сотрудников, способных глубоко осознать необходимость выполнения требований информационной безопасности в организации и неукоснительно соблюдать установленные правила защиты информации.

Можно назвать обобщенно следующие функции службы персонала:

•перспективное прогнозирование и планирование потребности организации в кадрах различных профессий, специальностей и т.п.;

•обоснование и расчет текущей рациональной численности персонала в разрезе профессиональных групп;

•комплектование коллектива организации соответствующим количеством руководителей, специалистов и технических работников;

•систематический анализ профессионального, возрастного состава кадров и выработка соответствующих практических рекомендаций;

•индивидуальный анализ деловых и моральных качеств руководителей и специалистов, выработка рекомендаций по подбору кандидатур на повышение или понижение в должности;

•документирование трудовых правоотношений организации со штатным и временным персоналом, хранение и ведение трудовых книжек и личных дел;

•организация системы учета кадров, их движения, анализ текучести;

•организация обучения персонала, его инструктирования, повышения квалификации руководителей и специалистов, подбор кандидатур для направления на учебу;

•проведение регулярной аттестации кадров, анкетирования и тестирования сотрудников, контроль соблюдения ими правил внутреннего трудового распорядка и требований по обеспечению безопасности информации;

•внедрение в практику работы службы персонала современных достижений в области автоматизации информационного обеспечения работы службы, а также психологических основ анализа деятельности персонала, его деловых и личных качеств.

Цель делопроизводственного обеспечения управления персоналом – организация работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Документальное оформление всех кадровых процедур – обязанность любого работодателя.

Кадровые документы – это социально значимые документы организации, регулирующие трудовые правоотношения и требующие особой тщательности при оформлении, учете и хранении.

Практически любой кадровый документ имеет юридическую (коммерческую) ценность. С помощью кадровых документов, используемых в качестве письменных доказательств, работодатель может доказать свою позицию в суде. К примеру, организация для подтверждения налоговых льгот на прибыль и налога на имущество должна представить штатное расписание, расчетные ведомости по зарплате, табель учета рабочего времени и иные документы.

Основными делопроизводственными функциями системы управления персоналом являются:

· своевременная обработка поступающей и передаваемой документации;

· доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения;

· печатание документов по кадровым вопросам;

· регистрация, учет и хранение документов по персоналу;

· передача документации по вертикальным и горизонтальным связям.

Общий состав и виды кадровых документов. Система учета кадровых документов

В организации должен быть установлен единый порядок оформления трудовых правоотношений (приема, увольнения, перевода работников). Основная часть документов, оформляющих трудовые отношения, вошла в состав унифицированной системы первичной учетной документации. Состав этих документов предусмотрен п.2 постановления Госкомстата России от 05 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» о введении унифицированных форм, к которым относятся приказ (распоряжение) по кадрам.

С 1 января 2013 г. в связи с ВСТУПЛЕНИем В СИЛУ ФЕДЕРАЛЬНОГО ЗАКОНА ОТ 6 ДЕКАБРЯ 2011 Г.N 402-ФЗ "О БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ" формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, в ряде источников объявлены не обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Исходя из части 1 статьи 7 и статьи 9 Федерального закона N 402-ФЗ руководителем экономического субъекта определяется также состав первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, и перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.

Поэтому для организации эффективного кадрового делопроизводства, организации работы с документами желательно разработать Инструкцию по кадровому делопроизводству и график документооборота.

Ценность этих документов в том, что при их разработке учитывается специфика организации. Эта специфика определяется не только сферой деятельности, организационной структурой и численностью сотрудников фирмы, но и особенностями кадрового делопроизводства.