Вставка и редактирование таблиц

Таблицы в текстовом процессоре Word являются, в первую очередь, дополнительным средством форматирования документов, а не инструментом для хранения данных и выполнения над ними сложных вычислений. Таблицы используются для выравнивания чисел в столбцах (так их проще сортировать и выполнять над ними несложные вычисления) или для выравнивания абзацев текста и соответствующих им рисунков.

Таблица состоит из строк и столбцов ячеек. Ячейка в таблице ‑ это отдельный объект, и форматировать его можно, используя команды форматирования символов и абзацев. Вся информация об атрибутах формата ячеек и строк хранится в скрытых символах (☼) ячеек и строк.

Для вставки таблицы в документ надо на вкладке Вставка выбрать нужную команду из группы Таблица. Чтобы создать простую таблицу в документе, выбирается команда Вставить таблицу, нужное число строк и столбцов указывается путем протаскивания указателя мыши по шаблону. Для создания сложных таблиц намного удобнее использовать команду Нарисовать таблицу. Таблицу можно создать путем преобразования существующего текста в таблицу (команда Преобразовать в таблицу). Команда Таблица Excel вставляет в документ объект типа OLE. Удобно использовать в документе готовые таблицы (команда Экспресс-таблицы).

Для работы с активной (текущей) таблицей используются команды на вкладках Макет и Конструктор.

На вкладке Макет в группе Таблица открывается диалоговое окно Свойства таблицы, в котором:

· вводится замещающий текст, используемый веб-браузерами при открытии таблиц;

· разрешается перенос строк на следующую страницу.

· задаются заголовки строк на каждой странице.

На вкладке Макет в группе Строки и столбцы присутствуют команды для вставки и удаления строк и столбцов, в группе Объединение – команды объединения и разделения ячеек таблицы. В группе Размер ячейки находятся команды для управления шириной столбцов и высотой строк, включая авто подбор по содержимому, или по ширине окна. В группе Выравнивание находятся команды для выравнивания текста в выделенных ячейках, выбора ориентации текста, изменения интервала между ячейками. В группе Данные находятся команды для вставки формул в ячейки таблицы для выполнения простых расчетов, команды сортировки данных в ячейках, команда преобразования таблицы в обычный текст.

На вкладке Конструктор в группе Рисование границ присутствуют команды для выбора вида линий, их толщины и цвета для границ, изменения цвета фона таблицы и вида границ, В группе Стили таблиц выбирается стиль оформления таблицы, и есть возможность создания нового стиля. В группе Параметры стилей таблицы можно применить особое форматирование к первым или последним строкам (столбцам) таблицы.

Контекстное меню таблицы зависит от выделенного диапазона таблицы: ячеек, строк, столбцов, всей таблицы.

Вставка названия к таблице выполняется из контекстного меню таблицы командой Вставить название, такая же команда есть на вкладке Ссылки. Название представляет собой строку текста, состоящую из постоянной части, номера таблицы в документе, и части, содержащей описание таблицы. Например, вторая таблица в первой структурной части документа должна иметь следующее название (по ГОСТ 7.32): Таблица 1.2 – Конкретное название таблицы.

Номер таблицы является автоматически обновляемой информацией в документе, Использование названий таблиц позволяет строить текст документа с корректными ссылками на каждую таблицу. Для автоматической вставки названий для каждой таблицы в документе надо в диалоговом окне Название нажать кнопку Автоназвание и установить флажок для объекта Таблица MS Word.

Таблицы Word удобно использовать для выполнения несложных вычислений. Например, чтобы сложить столбец чисел, надо щелкнуть ячейку, расположенную ниже столбца, а затем нажать кнопку Формула в группе Данные на вкладке Макет и в ыбрать формулу SUM (ABOVE). Результат будет помещен в указанную ячейку в виде поля Word. На ячейки таблицы в формулах можно ссылаться в виде A1, A2, B1, B2 и так далее, где символ указывает на столбец, а номер представляет строку. Кроме того, в формулах используются специальные ссылки: ABOVE (над), BELOW (под), LEFT (слева), RIGHT (справа). Так, чтобы усреднить значения ячеек надо ввести формулу =average(А2:А9) или =average(ABOVE). Ссылки на ячейки таблицы допустимы в качестве аргументов следующих функций: AVERAGE(), COUNT(), MAX(), MIN(), PRODUCT() и SUM().

В случае изменений данных в ячейках таблицы результат вычислений (поля Word): следует обновить вручную. Для этого надо выделить таблицу (или весь документ) и нажать клавишу <F9>.

При вставке простой таблицы Word размещает ее над текущим абзацем документа. Непечатаемый символ таблицы находится над левым верхним углом таблицы. Щелчок по символу приводит к выделению всей таблицы. Выделенную таблицу можно выровнять по центру, по левому или правому полю текущего раздела документа, используя кнопки в группе Абзац на вкладке Главная. Символ таблицы используется также для перетаскивания таблицы в другой абзац документа.