Организация рабочего пространства

Первое, что замечают люди приходя на прием, собеседование, собрание, деловую беседу в организацию – это вид и обстановка помещения, в котором предстоит решать какие-то вопросы. И это вопрос не только престижа и имиджа организации, т.к. от того, как устроен и выглядит офис и кабинет отчасти зависят результаты не только беседы и т.п., но и работоспособность всего коллектива, находящегося в них.

Работоспособность каждого сотрудника зависит не только от правильно организованного трудового процесса и от внутренних отношений в коллективе, но и от того, как организован офис в целом и рабочее место данного сотрудника, в частности. От работоспособности коллектива во многом зависит успех всего бизнеса, поэтому руководитель должен серьезно подойти к созданию удобного и функционального интерьера офиса, который будет способствовать деловому настрою и не вызывать дискомфорт у сотрудников компании.

Обустройство рабочего пространства офиса – не такая простая вещь, как может показаться на первый взгляд. Занимаясь планировкой помещения и подбирая мебель, так или иначе нужно помнить, какие функции призваны выполнять это помещение. Рабочее место – это:

- полигон для ведения бизнеса (должно быть функционально)

- визитная карточка компании (должно быть презентабельным и работать на её имидж)

- «второй дом» - крыша, под которой мы проводим большую часть своей сознательной жизни (должно давать работнику некоторую частичку уюта, комфорта и тепла).

Организация рабочих мест в служебных помещениях бывает двух видов: зальная и кабинетная. Зальная структура допускает размещение практически неограниченного числа рабочих мест в одном зале. Между столами или группами столов ставят легкие перегородки; обычно они не доходят до потолка и лишь визуально создают некоторую иллюзию изолированности; сотрудникам приходится работать в условиях "речевого коктейля". Зальная система организации труда экономически более выгодна, чем кабинетная. Кроме того, она позволяет менеджеру осуществлять визуальный контроль за подчиненными. Однако для тех, кто работает в большом зале, условия труда более тяжелые, чем при кабинетной структуре служебных помещений. Большое количество людей и оборудования, сосредоточенное в одном помещении, хотя и достаточно просторном, без сомнения создает вполне ощутимые неудобства для работающих при зальной организации труда. Не все могут справляться с работой в таких условиях, это надо иметь в виду как тем, кто нанимается на работу, так и менеджерам и сотрудникам службы управления персоналом, осуществляющим наем.

Еще один способ организации труда в служебном помещении: несколько столов ставятся вместе - четыре или шесть. Поверхность каждого стола является индивидуальным сектором работы, однако специфическая расстановка столов - впритык друг к другу, - во-первых, позволяет экономить место и, во-вторых, дает возможность менеджеру видеть, чем занимаются подчиненные, а также, консультируя одного из них, давать одновременно пояснения и другим; сотрудникам, сидящим за такой группой столов, легче обсуждать возникающие вопросы, принимать совместные решения. Иногда в помещении с большой площадью (зале) столы ставятся такими группами. Каждая группа сотрудников занимается сходными или близкими по содержанию проблемами.

Однако зальная организация рабочих мест, как и совместное размещение столов, допустимы, если условия работы не предполагают потока посетителей к каждому из сотрудников. Трудно вообразить себе посетителей (клиентов - потенциальных или реальных), бродящих в лабиринтах рабочих мест сотрудников. Но два главных критерия оценки эффективности организации рабочих мест - экономичность (попросту дешевизна) и возможность постоянного контроля за сотрудниками в зале - перевешивают.

Кабинетная система может быть представленапомещениями двух видов. Первый - в помещении, состоящем из одной комнаты, размешаются столы сотрудников, однако, поскольку площадь комнаты не превышает 25-40 кв.метров, там ставится не более 5-8 столов. В таких условиях каждому из сотрудников удобно работать с посетителями. Однако, чтобы проконтролировать работу подчиненных, менеджеру надо пройти по ряду таких комнат, выясняя, чем заняты его подчиненные. Это приводит к психологическому дискомфорту как для менеджера, так и для подчиненных, чьи рабочие места размещены по кабинетной системе.

Второй вид кабинетной системы - помещение для одного лица – менеджера/руководителя. Кабинет является не только рабочим местом руководителя и «мозговым центром» компании, но и часто задает стилистику оформления всего офиса. Это, пожалуй, самое необычное и многофункциональное пространство в офисе. Помимо основной (рабочее место руководителя), кабинет выполняет и представительскую функцию, служит местом проведения переговоров и совещаний, используется для отдыха и даже как музей «боевой славы» компании или своего владельца. При таком положении дел организация пространства и оснащение директорского кабинета является нетривиальной и сугубо творческой задачей. Причем не только для производителей, поставщиков мебели, архитекторов, дизайнеров, но и для самих глав компаний.

Кабинет начальника - самый большой и просторный. В оформлении кабинетов российских руководителей, несмотря на новые веяния, чаще всего преобладает традиционный классический стиль. "Русский бюрократический офис" так же эргономичен, как и любой другой. Однако его оформление подчеркнуто солидно, основательно, дорого, порой роскошно. Все предметы массивны или кажутся таковыми. Используются дорогостоящие материалы, нередко шкафы, столы и тумбы украшаются престижными аксессуарами, а стены - картинами.

Впрочем, в Москве, Петербурге и других крупных городах в последние годы появилось много руководителей, которые стремятся выглядеть современно. При организации своих офисов большинство из них тяготеет к европейскому стилю, снимают помещения в современных офисных зданиях, где много пространства и воздуха, устанавливают легкую, мобильную, легко реконфигурируемую мебель с большим количеством деталей из металла и стекла.

Стандартный кабинет менеджера предполагает наличие трех зон - рабочей, совещательной и зоны неформального общения. В рабочей зоне находится стол менеджера; рабочий стол может быть дополнен различными техническими средствами - компьютером, факсом и т.п. Однако техническое оборудование не обязательный атрибут рабочей зоны - чем выше ранг менеджера, тем маловероятнее наличие техники в рабочей зоне его кабинета - для работы с техникой есть секретариат. В совещательной зоне находится достаточно большой стол, так как часто совещания проводятся прямо в кабинете менеджера, а не в отдельной совещательной комнате. На столе обычно лежит стопка листов бумаги - для участников совещания, лежат ручки или карандаши - чтобы можно было сделать запись. Иногда на столе для совещаний находятся схема структуры организации, календари, транспортная схема и тому подобные информационные материалы. Во время совещания (через 5-10 минут после начала) может быть подан кофе - он не сервируется отдельно, а подается секретарем (это входит в его обязанности) каждому из участников совещания. (Заметим, что к кофе не принято подавать выпечку.)

Зона неформального общения - это несколько кресел, журнальный столик с пепельницей (если менеджер позволяет курить в своем кабинете), иногда здесь же - бар. Мебель и площадь зоны неформального общения зависят от должностного уровня менеджера, масштаба его деятельности и деятельности организации.