Задание параметров полей

Итак, вы назначили имена, определили типы данных и ввели краткие описания для полей таблицы. Спецификация таблицы почти готова. Остаётся задать ещё несколько характеристик полей, таких как размер, формат и т.д. Значения этих характеристик устанавливаются в нижней части окна конструктора.

Каждое поле обладает индивидуальными свойствами (характеристиками), по которым можно установить, как должны сохраняться, отображаться и обрабатываться данные. Набор свойства поля зависит от выбранного типа данных. Названия свойств и их описание содержит табл. 1.3.

Таблица 1.3

Свойства	Описание
Размер поля	Определяет максимальную длину текстового или числового поля (учтите, что при создании полей слишком большого размера неэкономно расходуется память, а полей маленького размера – искажается содержимое поля)
Формат поля	Устанавливает формат отображения данных в форме и запросе
Число десятичных знаков	Определяет количество разрядов в дробной части десятичного числа
Маска ввода	Определяет маску данных при вводе
Подпись	Содержит надпись, которая выводится рядом с полем в форме или в отчёте (данная надпись может и не совпадать с именем поля, а также может содержать поясняющие сведения)
Значение по умолчанию	Содержит значение, устанавливаемое по умолчанию в соответствующем поле таблицы
Условие на значение	Определяет множество значений, которые пользователь может вводить в это поле при заполнении таблицы
Сообщение об ошибке	Определяет сообщение, которое появляется на экране при вводе недопустимого значения
Обязательное поле	Установка, указывающая на то, что данное поле обязательно следует заполнить
Пустые строки	Установка, которая определяет, допускается ли ввод в данное поле пустых строк («»)
Индексированное поле	Определяет простые индексы для ускорения поиска (поле первичного ключа индексируется автоматически)

Примечание. Если указатель мыши зафиксировать в поле задания одной из характеристик в нижней части окна конструктора таблиц, то справа появятся рекомендации по выбору значений данного свойства.

Обратимся к свойствам поля Код модели, которое является первым полем таблицы Предлагаемые модели. Выполните щелчок в первой ячейке колонки Имя поля. Теперь можно приступать к установке значений свойства в области Свойства поля.Первое поле таблицы Код модели является числовым и содержит число, используемое в каталоге фирмы-изготовителя для идентификации модели автомобиля.

Размер поля устанавливается с помощью параметра Размер поляи зависит от значений, которые предполагается вводить в данное поле. В табл. 1.4 приведены значения, которые может иметь параметр Размер полядля числовых полей.

Таблица 1.4

Размер поля	Описание
Байт	Хранятся целые числа от 0 до 255 (поле занимает 1 байт)
Целое	Хранятся целые числа от – 32768 до 32767 (поле занимает 2 байта)
Длинное целое	Хранятся целые числа от – 2147483648 до 2147483647 (поле занимает 4 байта; значение Длинное целое является значением по умолчанию)
С плавающей точкой (4 байта)	Хранятся дробные числа с шестью знаками после запятой от – 3,402823Е38 до 3,402823Е38 (поле занимает 4 байта)
С плавающей точкой (8 байт)	Хранятся дробные числа с десятью знаками после запятой от –1,79769313486232Е308 до 1,79769313486232Е308 (поле занимает 8 байт)

Внимание! Попытка уменьшить размер поля в таблице, которая уже содержит данные, может привести к потере или к искажению данных. Например, если размер текстового поля уменьшить с 50 символов до 20, то в записях, которые содержат больше 20 символов, будут утрачены символы, начиная с 21.

Выполните щелчок на строке Размер поля, чтобы открыть список с допустимыми значениями этого свойства. Для поля кода модели рекомендуется установить размер Длинное поле,поскольку код состоит из шестизначного идентификационного номера. Следующее свойство поля – Формат поля– определяет способ отображения содержимого поля на экране и на бумаге после печати.

В формате С разделителями разрядовAccess автоматически устанавливает пробел в качестве разделителя тысяч (триад), запятую в качестве знака, отделяющего дробную часть числа от целой, и задаёт точность – два разряда после запятой.

При выборе формата Основной(общепринятый формат числа) число отображается так, как его ввёл пользователь. Выберите этот формат для поля Код модели.

Поскольку код модели представляет собой целое число, для свойства Число десятичных знаковследует задать нулевое значение.

Свойство Маска вводаобеспечивает ввод данных в указанном формате. В состав Access входит мастер ввода масок, который запускается щелчком мыши по кнопке с тремя точками, появляющейся в строке Маска вводапосле установки в ней курсора ввода.

Если значение свойства Подписьне задавать, то в формах и отчётах в качестве названий полей система использует имена полей таблицы.

Для следующих трёх свойств значения устанавливать не следует, поскольку для поля Код модели не существует стандартного значения Значение по умолчанию, а, следовательно, и сообщения об ошибке в случае, если введено неверное значение.

Свойство Обязательное полепозволяет указать, что данное поле должно быть обязательно заполнено. В нашем случае можно указать значение Да.

Устанавливать значение для свойства Пустые строкив нашем примере нет необходимости, поскольку оно разрешает хранить пустые строки (строки с нулевой длиной) в текстовых полях и полях МЕМО.

Для нас представляет интерес свойство Индексированное поле: при индексации данного поля время на поиск записи по его содержимому существенно сокращается. Вполне вероятно, что поиск в базе данных будет осуществляться по содержимому поля кода модели. Выполните щелчок по полю Индексированное поле и выберите в открывшемся списке значение Да (Совпадения не допускаются), поскольку код каждой модели является уникальным. Кроме того, данное поле позднее будет объявлено полем первичного ключа, для которого свойство Индексированное поледолжно иметь значение Да (Совпадения не допускаются).

Итак, свойства поля Код моделизаданы. Установим свойства других полей таблицы (ниже приведены только те свойства, значения которых отличаются от стандартных).

Примечание. Свойство Подпись здесь опущено: читатель может задать названия полей в формах или отчётах по своему усмотрению.

1.	Поле Модель
	Размер поля
	Индексированное поле	Да (Допускаются совпадения)

Примечание. При индексировании поля Модель следует разрешить дублирование, поскольку одна и та же модель может встречаться в базе данных многократно с различными вариантами оснащения.

2.	Поле Мощность двигателя
	Размер поля
	Индексированное поле	Нет
3.	Поле Цвет
	Размер поля
	Индексированное поле	Нет
4.	Поле Количество дверей
	Размер поля	Байт
	Формат поля	Основной
	Число десятичных знаков
	Значение по умолчанию
	Условие на значение	2 или 4
	Сообщение об ошибке	Поле может содержать только числа 2 или 4

Примечание. При заполнении поля Условия на значения «или» пишется на английском языке: «or».

5.	Поле Коробка передач
	Размер поля
	Значение по умолчанию	Ручная
	«Ручная» или «Автоматика»	«Ручная» или «Автоматика»
	Сообщение об ошибке	Допустимы только значения «Ручная» или «Автоматика»
	Индексированное поле	Нет
6.	Поле Обивка
	Размер поля
	Индексированное поле	Нет
7.	Поле Другое оснащение	Это поле МЕМО, поэтому никаких ограничений на его размер не существует
8.	Поле Заводская цена
	Формат поля	Денежный
	Число десятичных знаков	Авто
	Индексированное поле	Нет
9.	Поле Транспортные издержки
	Формат поля	Денежный
	Число десятичных знаков	Авто
	Индексированное поле	Нет
10.	Поле Предпродажная подготовка
	Формат поля	Денежный
	Число десятичных знаков	Авто
	Значение по умолчанию
	Индексированное поле	Нет

Примечание. Поскольку затраты на предпродажную подготовку для каждой модели одинаковы, следует указать какое-либо фиксированное значение, которое будет использоваться по умолчанию (например, 105 рублей). Затем данное значение автоматически заносится в соответствующее поле каждой записи.