Редактирование записей

Пользователь может добавлять в таблицу новые записи, удалять или редактировать имеющиеся. Кроме того, он имеет возможность искать конкретные записи по содержимому полей и заменять данные. Все необходимые для этого команды сосредоточены в меню Правка.

Маркировка записей. Необходимо запомнить, что при выполнении каких-либо действий с записями их следует сначала маркировать. Маркирование выполняется с помощью столбца или команды Выделить запись из меню Правка. После вызова этой команды будет отмечена активная запись, т. е. та, в которой находится курсор ввода. Для отмены маркировки следует выполнить щелчок в любом месте таблицы. Чтобы маркировать несколько записей, расположенных рядом, надлежит поместить курсор в первую или в последнюю из них, нажать и удерживать клавишу [Shift] и воспользоваться клавишами управления курсором [↑] или [↓].

Если необходимо выделить все записи таблицы, следует вызвать команду Выделить все записииз меню Правка.

Перемещение записей. Чтобы переместить маркированную запись (группу записей), её следует предварительно поместить в буфер обмена с помощью команды Вырезать из меню Правка. Вырезанную запись (группу записей) можно вставить в любую позицию данной или другой таблицы, активизировав команду Вставить из меню Правка.

Копирование записей. Если запись (группу записей) необходимо скопировать, её следует сначала поместить в буфер обмена с помощью команды Копировать из меню Правка или кнопки Копировать панели инструментов, а затем вставить в активную или другую таблицу с помощью команды Вставить из меню Правка или кнопки с таким же именем панели инструментов.

Копирование записи сопровождается копированием всех её атрибутов. При вставке записей в другую таблицу Access предполагает, что целевая таблица имеет такой же порядок полей, что и таблица-источник. Поэтому, чтобы избежать неразберихи, рекомендуется перед копированием выполнить (если это необходимо) перестановку полей.

Удаление записей. Когда из таблицы нужно удалить запись или несколько записей, маркируйте их и воспользуйтесь командой Удалить запись из меню Правка. При этом соблюдайте осторожность, поскольку удалённый фрагмент спецификации можно восстановить с помощью команды Отменить из меню Правка, а после удаления записей эта команда недоступна.

Примечание. Нельзя удалить данные из блокированного поля, вычисляемого поля или поля счётчика.

Обновление отображения. При работе в сети пользователи рабочей группы могут совместно использовать одни и те же файлы базы данных. Если в таблицу базы данных изменения вносят несколько человек одновременно, то, чтобы увидеть эти изменения, следует вызвать команду Обновить из меню Записи. Удалённые коллегами записи будут маркированы. Однако записи, которые были добавлены ими в таблицу, отображаться не будут. Очерёдность записей не изменится.

Примечание. Access регулярно обновляет записи. Значение в поле Период обновления с вкладки Другие диалогового окна Параметры определяет, как часто будет обновляться отображение. Команду Обновить следует активизировать тогда, когда обновить изображение необходимо немедленно, не ожидая следующего автоматического обновления.