Создание запросов других типов

Мы рассмотрели запрос на выборку. В Access существуют и запросы других типов: запросы действия, параметрические запросы и перекрестные запросы.

Запрос на изменение. Запросы на изменение используют для изменения и переноса данных в таблицах, для обновления, добавления и удаления групп записей, а также для создания новой таблицы на основе одной или нескольких таблиц. Различают четыре типа запросов на изменение: запрос на добавление, запрос на обновление и запрос на создание таблицы.

Примечание. В окне базы данных перед именем запроса на изменение Access устанавливает восклицательный знак (!).

Запрос на добавление. С помощью запроса на добавление записи из одной таблицы (все или отобранные запросом) можно поместить в конец другой таблицы. Обе таблицы могут находиться как в одной, так и в разных базах данных.

Если необходимо добавить записи к таблице из другой базы данных, сначала следует присоединить таблицу-источник к базе, содержащей целевую таблицу, с помощью команды Связь с таблицамииз подменю Внешние данныеменю Файл. Для отбора добавляемых записей нужно составить запрос на выборку. Затем надлежит выполнить составленный запрос и оценить результат, переключившись в режим таблицы с помощью команды Режим таблицыиз меню Вид. После этого необходимо вернуться в режим конструктора и активизировать команду Добавлениеиз меню Запрос.

В открывающемся при этом диалоговом окне Добавление пользователь должен задать в поле Имя таблицы имя таблицы, к которой он хочет присоединить данные из результирующего набора записей запроса. Закрытие диалогового окна посредством кнопки OKприводит к тому, что Access добавляет в бланк запроса строку Добавление. В эту строку автоматически (или вручную) вставляются имена тех полей целевой таблицы, которые совпадают с именами полей запроса. Далее следует выполнить запрос, нажав кнопку Запускна панели инструментов. В специальном диалоговом окне Access укажет, сколько записей будет добавлено к целевой таблице, и потребует подтвердить выполнение этой операции.

Запрос на удаление. Запросы этого типа служат для удаления из таблицы групп записей, соответствующих некоторому критерию отбора. Поскольку записи, удаленные посредством запроса, нельзя восстановить, следует тщательно анализировать критерии отбора.

Итак, прежде всего необходимо разработать запрос на выборку удаляемых записей, указав критерии в строке Условие отбора, выполнить этот запрос, чтобы проверить корректность заданных критериев, и вернуться в режим конструктора.

После этого надлежит активизировать в меню Запрос команду Удаление. Access добавит в бланк запроса строку Удаление и введет в ее ячейки значение Условие. Это означает, что пользователь может установить дополнительные критерии отбора. Далее следует выполнить запрос, нажав кнопку с изображением восклицательного знака на панели инструментов. В специальном диалоговом окне Access укажет, сколько записей удаляется из таблицы, и потребует подтвердить удаление.

Запрос на обновление. Используя запрос на обновление, пользователь может изменить группу записей, отобранную на основе определенных критериев. При разработке запроса на обновление прежде всего создается и проверяется запрос на выборку. После этого в режиме конструктора активизируется команда Обновлениеиз меню Запрос, вследствие чего Access добавит в бланк запроса строку Обновление, которая предназначена для указания новых значений полей таблицы. В качестве таковых могут выступать и вычисляемые выражения. После нажатия кнопки Запуск Access укажет в специальном диалоговом окне, сколько записей изменится в таблице, и потребует подтвердить изменения.

Запрос на создание таблицы. На основе результирующего набора записей запроса можно построить новую таблицу с помощью запроса на создание таблицы. Такие запросы обычно применяют для архивации старых записей или сохранения резервных копий таблиц. Сначала необходимо подготовить запрос на выборку и получить динамический набор данных Recordset, заодно проверив корректность запроса. Если результирующий набор записей соответствует вашим требованиям, перейдите в режим конструктора и в меню Запрос выберите команду Создание таблицы. Access откроет диалоговое окно Создание таблицы, в которое следует ввести имя новой таблицы. Далее нужно выполнить запрос, нажав кнопку с восклицательным знаком на панели инструментов. В специальном диалоговом окне Access укажет, сколько записей добавляется в новую таблицу, и потребует подтвердить выполнение этой операции.

Индикация результатов выполнения запросов. Запрос на изменение модифицирует данные или копирует их из одной таблицы в другую. Он не создаёт динамический набор записей Recordset, который можно отобразить на экране в режиме таблицы. Чтобы увидеть изменения, нужно либо преобразовать запрос на изменение в запрос на выборку, либо открыть таблицу результатов на создание таблиц, на добавление или удаление.

Чтобы отобразить результаты выполнения запроса на обновление, запустите запрос, а затем отобразите окно запроса на выборку в режиме конструктора. Установите опцию Режим таблицы в меню Вид и перейдите в режим таблицы, чтобы увидеть обновление записи.

Для отображения результатов выполнения запросов на добавление, удаление или создание таблицы активизируйте соответствующий запрос и нажмите клавишу [F11], вследствие чего на экране появится окно базы данных. Перейдите на вкладку Таблицыи в списке таблиц базы данных выполните двойной щелчок на имени таблицы, в которую добавлены записи или из которой удалены.