Составление диаграммы

Пользуясь приведенными выше рекомендациями по применению диаграмм различных типов, вы можете выбрать диаграмму для конкретного случая. Так, для отображения цен на отдельные модели Corolla подойдет столбиковая диаграмма (гистограмма). Пример такой диаграммы отображается в диалоговом окне мастера по умолчанию. Если вы предпочитаете создать трехмерную гистограмму, следует выполнить щелчок на соответствующем образце (второй в третьей строке). Трехмерное изображение при небольшом количестве данных выглядит лучше, чем плоское. После щелчка по кнопке Далее появится диалоговое окно, в котором следует задать надписи на диаграмме, ее легенду и тип вычислений.

Для начала перетащим поле Модель в область Ряды, чтобы создать для диаграммы легенду (описание условных обозначений).

В области Данные следует указать имена полей, данные из которых будут представлены на диаграмме. Перенести в эту область кнопки с названиями полей Заводская ценаи Транспортные издержки. При переносе второй кнопки следите за тем, чтобы она не перекрыла первую, иначе произойдет замена одной кнопки другой.

В результате названия полей Заводская ценаи Транспортные издержки в области Данные заменились следующими: Сумма Заводская ценаи Сумма Транспортные издержки. Причина в том, что по умолчанию данные полей Заводская ценаиТранспортные издержкисуммируются. В данном случае выполнять эту операцию нет необходимости, поскольку каждая модель представлена в таблице одной записью. Чтобы отменить операцию суммирования, следует дважды щелкнуть на поле Сумма Заводская цена.

В появившемся на экране диалоговом окне Вычисления итоговых значений следует выбрать в списке одну из следующих операций:

– Отсутствует(не выполнять действий).

– Сумма (суммирование данных).

– Среднее (вычисление среднего значения).

– Минимум(нахождение минимального значения).

– Максимум (нахождение максимального значения).

– Число (подсчет количества записей).

Выберите в списке элемент Отсутствует и щёлкните по кнопке OK. Ту же процедуру проделайте для поля Сумма Транспортные издержки.

Область Осиоставим пустой. Нажмите кнопку Далее и перейдите к последнему окну мастера диаграмм, в котором следует ввести заголовок для диаграммы.

По умолчанию в качестве заголовка диаграммы используется имя базовой таблицы. Однако в данном случае более подходящим является заголовок Структура цен на автомобили моделей Corolla. После ввода заголовка щелкните по кнопке Готово, чтобы отобразить на экране готовую диаграмму. Для построения диаграммы программе понадобится несколько секунд.

На полученной диаграмме названия моделей Corolla располагаются по оси Х, и каждой модели соответствует определенный цвет. Компоненты цены для отдельных моделей представлены в виде разноцветных столбцов, и их значения можно увидеть на оси Y.

Созданную диаграмму можно сохранить с помощью команды Сохранить меню Файл, выбрав подходящее имя, например Структура цен. Если диаграмму необходимо изменить, то следует перейти в режим конструктора, выбрав команду Конструктор в меню Вид или нажав соответствующую кнопку на панели инструментов.

Access обрабатывает диаграммы с помощью приложения Microsoft Graph – программы деловой графики, которая входит в комплект поставки Microsoft Office. Программа Microsoft Graph активна до тех пор, пока диаграмма находится на экране, и прекращает свою работу только при закрытии окна диаграммы.

Созданную диаграмму всегда можно модифицировать. Например, изменить ее тип, параметры, ориентацию данных, а также добавить новые или удалить ненужные элементы. Для внесения изменений в диаграмму следует вызвать программу Microsoft Graph, выполнив двойной щелчок на диаграмме в окне конструктора форм. После внесения изменений снова переключитесь в окно диаграммы. Сохраните внесенные изменения, нажав кнопку OK в окне сообщения.