На предпроектной стадии создания ИС

При изучении существующей экономической системы разра­бот­чики должны уточнить границы изучения системы, опреде­лить круг поль­зователей будущей ИС различных уровней и вы­делить классы и типы объектов, подлежащих обследованию и последующей автоматизации. Важнейшими объектами обследованиямогут являться:

– структурно-организационные звенья предприятия (например, от­де­лы управления, цехи, участки, рабочие места);

– функциональная структура, состав хозяйственных процессов и процедур;

– стадии (техническая подготовка, снабжение, производство, сбыт) и элементы хозяйственного процесса (средства труда, предметы труда, ресурсы, продукция, финансы).

При каноническом проектировании основной единицей об­работки данных является задача. Поэтому функциональная струк­тура проблемной области на стадии предпроектного обследова­ния изучается в разрезе решаемых задач и комплексов задач. При этом задача в содержательном аспекте рассматривается как со­вокупность операций преобразования некоторого набора исход­ных данных для получения результатной информации, необхо­димой для выполнения функции управления или принятия управ­ленческого решения. В большинстве случаев исходные данные и результаты их преобразований представляются в форме эконо­мических документов. Поэтому к числу объектов обследования относятся компоненты потоков информации (документы, показатели, файлы, сообщения). Кроме того, объектами обследова­ния служат:

– технологии, методы и технические средства преобразования ин­формации;

– материальные потоки и процессы их обработки.

Основной целью выполнения первого этапа предпроект­ного обследования «Сбор материалов» является:

– выявление основных параметров предметной области (напри­мер, предприятия или его части);

– установление условий, в которых будет функционировать про­ект ИС;

– выявление стоимостных и временных ограничений на процесс проектирования.

На этом этапе проектировщиками выполняется ряд техноло­ги­чес­ких операций и решаются следующие задачи: предваритель­ное изучение предметной области; выбор технологии проекти­рования; выбор метода проведения обследования; выбор метода сбора материалов обследова­ния; разработка программы обсле­дования; разработка плана-графика сбо­ра материалов обследо­вания; сбор и формализация материалов обследования.

Выполнение операции «Предварительное изучение предметной области»имеет своей целью на основе общих сведений об объекте выявить предварительные размеры объемов ра­бот по проектированию и состав стоимостных и временных ог­раничений на процессы проектирования, а также найти примеры разработок проектов ИС для аналогичных систем. Важной операцией, определяющей все последующие работы по обследованию объекта и проектированию ИС, является «Выбор технологии проектирования». В настоящее время в универсум входит несколько типов технологий проекти­рования: технология оригинального, типового, автоматизирован­ного и смешанного вариантов проектирования.

Для технологии оригинального проектирования характерно создание уникального проектного решения для экономической системы. При этом могут создаваться не только индивидуальные проекты, но и соответствующие методики проведения проектных работ. Поэтому технологию оригинального проектирования ис­пользуют в том случае, если хотят, чтобы получаемый в резуль­тате проектирования индивидуальный проект в полной мере ото­бражал все особенности соответствующего объекта управления при невысокой стоимости разработки, понятности и доступнос­ти получаемого решения заказчику. К числу ограничений по ис­пользованию оригинального проектирования можно отнести низкую степень автоматизации проектных работ, длительные сроки разработки, низкое качество документирования, отсутствие преемственности в проектных решениях. Основными ограничениями при выборе технологии из неко­торого универсума технологий могут служить: наличие де­нежных средств на приобретение и поддержку выбранной техно­логии, ограничения по времени проектирования, доступность соответствующих инструментальных средств и возможность обеспечения поддержки их эксплуатации собственными силами, наличие специалистов соответствующей квалификации. Ре­зультатом выполнения этой операции служит получение описания выбранной технологии, методов и средств проектирования. Перед началом работ по проведению обследования необхо­димо выбрать метод проведения обследования. Все методы можно объединить в группы по следующим признакам:

– по цели обследования выделяют метод организации локаль­ного проведения обследования, используемый для разработ­ки проекта отдель­ной задачи или для комплекса задач, и метод системного обследования объекта, применяемый для изу­чения всего объекта с целью разработки для него проекта ИС в целом;

– по числу исполнителей, проводящих обследование, применя­ется индивидуальное обследование, осуществляемое одним проектировщиком, и бригадное с выделением ряда бригад-исполнителей, изучающих все подразделения предприятия, и одной координирующей бригады;

– по степени охвата предметной области применяют метод сплош­ного обследования, охватывающего все подразделения экономической системы, и выборочного, применяемого при на­личии типовых по структуре подразделений (например, це­хов или складов);

– по степени одновременности выполнения работ первого и вто­рого этапов предпроектной стадии выделяют метод последо­вательного проведения работ, при котором проектировщики сначала собирают данные о предметной области, а затем их изучают (часто применяют при отсутствии опыта в выполне­нии такого рода работ), и метод параллельного выполнения работ, когда одновременно со сбором происходит изучение полученных материалов обследования, что значительно сокращает время на проведение работ на предпроектной ста­дии и повышает качество получаемых результатов (см. рис. 3).

Рис. 3. Схема классификации методов обследования

Выполнение работ по обследованию предметной области в каком-либо подразделении и сбору материалов можно проводить на основе предварительного выбора методов сбораматериалов обследования, универсум которых мож­но разделить на две группы (см. рис. 4):

– методы сбора, выполняемого силами проектировщиков-испол­нителей, включающие методы проведения бесед и опросов, анализа материалов обследования, личных наблюдений, фо­тографии рабочего дня и хронометража рабочего времени спе­циалиста при выполнении им той или иной работы;

– методы сбора, выполняемого силами специалистов предметной области, которым предлагается либо заполнять тетрадь-днев­ник на выполняемые ими работы, либо провести документ­ную инвентаризацию рабочего места, либо использовать ме­тод самофотографии рабочего дня, позволяющий выявить состав операций и получаемые при этом документы. Метод бесед и консультаций с руководителямичаще всего проводится в форме обычной беседы с руководителями предпри­ятий и подразделений или в форме деловой консультации со спе­циалистами по вопросам, носящим глобальный характер и относящимся к определению проблем и стратегий развития и управ­ления предприятием.

Метод опроса исполнителей на рабочих местах используется в процессе сбора сведений непосредственно у специалистов пу­тем бесед, которые требуют тщательной подготовки. Заранее со­ставляют список сотрудников, с которыми намереваются бесе­довать, разрабатывают перечень вопросов о роли и назначении работ в деятельности объекта, порядке их выполнения. Метод анализа операцийзаключается в расчленении рассмат­риваемого делового процесса, работы на ее составные части, за­дачи, расчеты, операции и даже их элементы. После этого анали­зируется каждая часть в отдельности, выявляются повторяемость отдельных операций, многократное обращение к одной и той же операции, их степень зависимости друг от друга.

Метод анализа предоставленного материала применим в ос­новном при выяснении таких вопросов, на которые нельзя полу­чить ответы от исполнителей.

Метод фотографии рабочего дня исполнителя работ предпо­лагает непосредственное участие проектировщиков и примене­ние рассчитанного для регистрации данных наблюдения специ­ального листа – фотографии рабочего дня и распределения его между работами.

Рис. 4. Схема классификации

«Методы сбора материалов обследования»

Метод выборочного хронометража отдельных работ требу­ет предварительной подготовки, известных навыков и наличия специального секундомера. Данные хронометража позволяют установить нормативы на выполнение отдельных операций и со­брать подробный материал о технике осуществления некоторых работ.

Метод личного наблюдения применим, если изучаемый вопрос понятен по существу и необходимо лишь уточнение деталей без существенного отрыва исполнителей от работы.

Метод документальной инвентаризации управленческих работ заключается в том, что на каждую работу в отдельности откры­вается специальная карта обследования, в которой приводятся все основные данные о регистрируемой работе или составляемых документах.

Метод ведения индивидуальных тетрадей-дневников –записи в дневнике производятся исполнителем в течение месяца ежеднев­но, сразу же после выполнения очередной работы.

Метод самофотографии рабочего дня заключается в том, что наблюдение носит более детальный характер и происходит в ко­роткий срок. Этот метод дает сведения о наиболее трудоемких или типичных отдельных работах, которые используются для определения общей трудоемкости выполнения всех работ.

Расчетный метод применяется для определения трудоемкос­ти и стоимости работ, подлежащих переводу на выполнение с помощью ЭВМ, а также для установления объемов работ по от­дельным операциям.

Метод аналогии основан на отказе от детального обследова­ния какого-либо подразделения или какой-либо работы. Исполь­зование метода требует наличия тождественности и не исключа­ет общего обследования и выяснения таких аспектов, на которые аналогия не распространяется.

При выборе метода следует учитывать следующие критерии:

– степень личного участия проектировщика в сборе материала;

– временные, трудовые и стоимостные затраты на получение сведений в подразделениях.

Проектировщику необходимо знать и в каждом конкретном случае применять наиболее экономичный, обеспечивающий нуж­ную полноту сведений метод сбора материалов обследования. Обследование проводится по заранее разработанной програм­ме, составляемой во время выполнения операции, по форме (см. табл. 2), содержащей перечень вопро­сов, ответы на которые дадут полное представление о деятельности изучаемого объекта и будут учтены при создании проекта ИС.

Таблица 2