Понятие электронной таблицы. Форматирование листа Excel

Методические указания к выполнению лабораторной работы № 6

Электронные таблицы Microsoft Excel

Понятие электронной таблицы. Форматирование листа Excel.

Цель работы:

Создание и сохранение электронной таблицы (рабочей книги). Изучение способов работы с данными в ячейке (форматирование содержимого ячеек, выбор диапазона ячеек и работа с ними, редактирование содержимого ячеек). Изучение возможностей автозаполнения. Построение диаграмм.

ВВЕДЕНИЕ:

С появлением класса персональных компьютеров широкое распространение получила группа пакетов обработки электронных таблиц (spreadsheet – крупноформатная таблица).

Электронные таблицы Excel помогают упорядочить и обработать данные различных типов: текст, числа, даты и время суток. Они могут выполнять роль текстового редактора или калькулятора. Возможности использования многочисленных формул и функций облегчают решение многих задач:

- анализ табличных данных и построение диаграмм различных типов,

- составление статистических и финансовых сводок,

- планирование и распределение ресурсов,

- выполнение технических и научных расчетов.

Вызов табличного процессора Excel аналогичен вызову других приложений. Окно Excel содержит те же самые элементы, что и окно Word, только на месте Линейки находится Строка формул и редактирования, в которой отображается содержимое активной ячейки – текст, число, дата или формула. В этой строке удобно редактировать содержимое ячейки.

Под электронными таблицами понимают программные средства обработки крупноформатных электронных динамических таблиц (табличные процессоры). Они обрабатывают таблицы, состоящие из строк и столбцов, на пересечении которых располагаются клетки (ячейки). Каждая клетка может содержать число, дату, формулу или текст. В формуле могут присутствовать функции, знаки арифметических и логических операций, ссылки на другие клетки таблицы. Каждый раз при изменении значения в клетке таблицы перевычисляются значения всех тех клеток, которые содержат величины, зависящие от изменяемой клетки. В электронных таблицах есть разнообразные средства для графического отображения результатов обработки.

Документ Excel называется Рабочей книгой. Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц. В окне документа Excel отображается только текущий рабочий лист, с которым и ведется работа (см. рис. 1). Рабочий лист состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями.

Всего рабочий лист может содержать до 256 столбцов, пронумерованных от A до IV. Строки последовательно нумеруются цифрами от 1 до 65536.

Одна из ячеек всегда является активной и после щелчка на нее мышью выделяется рамкой активной ячейки. Эта рамка играет роль курсора. Операции ввода и редактирования всегда производятся в активной ячейке.

Рис. 1 Рабочий лист электронной таблицы Excel

Ход работы:

1. Создайте новую рабочую книгу (кнопка Создать на стандартной панели инструментов или меню Файл команда Создать как).

2. Переименуйте текущий рабочий лист (дважды щелкните на ярлыке текущего рабочего листа и переименуйте его).

3. Добавьте еще один рабочий лист в рабочую книгу (щелкните правой кнопкой мыши на ярлыке листа и в контекстном меню выберите команду Добавить).

4. Сохраните созданный Вами файл под именем book_Фамилия.xls в своем каталоге (меню Файл, команда Сохранить).

5. Создайте таблицу по предложенному образцу (см. табл.1). Для этого нужно выполнить следующие действия:

- в ячейку А1 ввести заголовок таблицы “Экзаменационная ведомость”;

- в ячейку A3 ввести “№ п/п”;

- в ячейку ВЗ ввести “Фамилия, имя, отчество”;

- в ячейку СЗ ввести “№ зачетной книжки”;

- в ячейку D3 ввести “Оценка”;

- в ячейку Е3 ввести “Фамилия экзаменатора”.

Пример выполнения пятого пункта задания.

Таблица 1

6. Отформатируйте ячейки шапки таблицы:

- выделите блок ячеек (АЗ:ЕЗ);

- выполните из меню Формат команду Ячейки и откройте вкладку Выравнивание;

- в диалоговом окне Выравнивание выберите опции: Горизонтальное – по центру, Вертикальное – по верхнему краю;

- установите флажок Переносить по словам;

- откройте вкладку Шрифт и установите шрифт Times New Roman, начертание полужирное, размер 12 пт. Аналогичные операции проделайте для ячейки A1.

7. Измените ширину столбцов, в которые не поместились введенные данные. Для этого можно перетащить границы между строками и столбцами или навести указатель мыши на границу между заголовками столбцов, дважды щелкнуть основной кнопкой мыши. Для более точной настройки надо выбрать команду Строка (Столбец) из меню Формат и активизировать подходящую команду из открывающегося меню.

8. Присвойте каждому студенту свой порядковый номер (не менее 10 студентов), используя маркер заполнения. Для этого:

- сделайте текущей первую ячейку столбца “№ п/п” и введите в нее цифру 1;

- затем заполните цифрой 2 следующую ячейку этого столбца;

- выделите блок, состоящий из двух заполненных ячеек;

- установите указатель мыши на правый нижний угол выделенного блока.

Указатель мыши станет черным крестиком – это маркер заполнения. Перетащите маркер заполнения при нажатой правой кнопке мыши вниз или выберите команду Правка → Заполнить → Прогрессия.

9. Заполните столбец “Фамилия экзаменатора”. Воспользуйтесь методом

автозавершения, который состоит в том, что Excel “угадывает” слово, которое

собирается вводить пользователь, или заполните ячейки с помощью маркера заполнения. Для включения Автозавершения надо в меню сервис выполнить команду Параметры, открыть вкладку Правка и установить флажок Автозавершение значений ячеек.

10. Заполните 2-ой и 3-ий столбцы таблицы данными для своей группы.

11. Обрамите таблицу: Панель инструментов → кнопка Обрамление (Граница).

12. Скопируйте таблицу на другой рабочий лист при помощи буфера обмена. Для этого следует:

- выделить таблицу или диапазон ячеек;

- правой клавишей мыши вызвать контекстное меню;

- выполнить команду Копировать;

- затем перейти на другой лист;

- установить курсор в первую ячейку предполагаемой таблицы;

- выполнить команду Вставить из контекстного меню.

13. Добавьте в новую таблицу одну строку и один столбец. Для этого нужно:

- выделить диапазон ячеек по столбцу;

- щелкнуть правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбрать команду Добавить ячейки;

- то же самое повторить для строки.

14. Внесите в таблицу ряд изменений:

- очистите колонку с фамилией экзаменатора;

- озаглавьте эту колонку “Подпись экзаменатора”.

15. Отсортируйте в новой таблице столбцы 2 и 3 по возрастанию – Данные → Сортировка или на Стандартной панели инструментов – кнопка Сортировать по возрастанию.

На основе данных, приведенных в табл. 3.2, постройте несколько типов диаграмм, наглядно показывающих итоги сессии.

Таблица 2

16. На листе 3 создайте таблицу “Сведения о результатах сдачи сессии в представительстве ТПУ”, внесите в нее данные.

17. Постройте диаграмму для всех групп и всех предметов на отдельном листе типа График (см. табл. 2). Для этого следует:

- выделить всю таблицу;

- выполнить команду меню Вставка → Диаграмма или воспользоваться кнопкой Мастер диаграмм на стандартной панели инструментов.

18. На третьем шаге построения диаграммы внесите название диаграммы, обозначения осей, добавьте легенду (рис.2).

19. Постройте диаграммы и сравните результаты сдачи по отдельным предметам (например, по предмету “История” см. рис. 3). Для этого следует:

- выделить столбцы “Группа”, “Информатика” и построить диаграмму по этому предмету;

- выделить столбец “Группа” и, удерживая клавишу Ctrl, выделить столбец “Математический анализ” и построить диаграмму по этому предмету.

Аналогично строятся диаграммы и для остальных предметов, столбцы которых не граничат со столбцом “Группа”.

20. Измените результаты сдачи сессии и проверьте, как это отразилось на построенных диаграммах.

Рис. 2 Средний балл по группам

для всех предметов

Рис. 3 Средний балл по группам

предмету “История”

21. Отчет о работе представьте в виде диаграмм на отдельных листах рабочей книги.

22. Результат предъявить преподавателю, после чего сдать отчет.