Необходимые краткие сведения. База данных MS Access хранится в одном файле с расширением “.mdb” или “.mde”

База данных MS Access хранится в одном файле с расширением “ .mdb ” или “ .mde ”. Имя файла может иметь длину до 255 символов. Для сохранения данных Access использует ядро базы данных JET (Join Engine Technology). В Access версии старше 2002 для создания приложений архитектуры клиент сервер предусмотрено использование технологии SQL Server 2000 Desktop Engine, которая является альтернативой ядру JET.

После запуска на экране появляется интегрированная среда разработки IDE (Integrated Development Environment), состоящая из следующих элементов:

· системы меню, которая содержит команды, используемые при работе с Access;

· панели инструментов, обеспечивающих быстрый доступ к наиболее часто используемым командам среды проектирования;

· окно базы данных, включающее объекты: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и программные модули;

· панели элементов, предоставляющей набор инструментальных средств, используемых при разработке форм и отчетов (открывается командой меню Вид / Панель элементов );

· окно свойств, позволяющее устанавливать свойства объектов базы данных (открывается командой меню Вид / Свойства).

Справочная система MS Access предоставляет контекстный доступ к справочным сведениям с помощью клавиши <F1>. После исполнения команды Справка / Справка: Microsoft Access можно выбрать то или иное действие по поиску необходимых сведений.

Сразу после запуска программы Access пользователь может создавать новую БД. Каждое отношение реляционной БД представляется в виде таблицы. Таблицы являются основным элементом БД. При создании новых таблиц обычно используется режим Конструктор. Вид его окна показан на рис. 25.

Для создания таблицы в режиме Конструктор нужно: войти в окно БД; нажать кнопку Таблицы и затем кнопку Создать; в окне Новая таблица выбрать элемент Конструктор; определить в таблице каждое поле.

Окно режима Конструктор состоит из двух частей:

· верхняя служит для определения имен полей: Имя поля, Типа данных, Описание;

· нижняя используется для определения Свойств поля.

Рис.25 Окно режима Конструктор при работе с таблицей.

Имя каждого поля не более 64 символов. Поле Тип данных должен обеспечивать наиболее эффективный способ хранения соответствующей информации в поле. Поле описание является комментариями к полю Имя поля.

Используемые типы данных: текстовый (наиболее распространенный), MEMO для хранения длинного текста, числовой, дата/время, счетчик для нумерации записей, логический, денежный, поле объекта OLE, гиперссылка, тип Мастер подстановок (рис.26).

Рис.26 Используемые типы данных.

С каждым полем таблицы связывается набор свойств, которые могут быть использованы для настройки хранения данных в поле, методов работы с полем и способа его отображения на экране. Так, например, свойство Размер поля определяет максимальный размер данных и связан с Типом данных (т екстовый, числовой, счетчик ).

В лабораторной работе описание предметной области на инфологическом уровне считается заданным. Поэтому в соответствии с индивидуальным заданием (п.2.4) студенту указаны имена основных полей и названия таблиц. После создания структуры таблиц, выбора типов данных и свойств полей, а также задания ключевых и индексированных полей создание таблиц считается законченным.

Однако разработка БД не заканчивается созданием таблиц. Далее таблицы заполняются соответствующими данными, которые можно использовать в формах, запросах и отчетах. Кроме того, обычно создается приложение (программа), управляющее логикой обработки данных в Access.

На практике заполнение таблиц осуществляется через специальные формы. Однако в лабораторной работе мы вначале заполняем таблицы, а затем приступаем к разработке приложения. Поэтому необходимо очень аккуратно отнестись к заполнению таблиц и исключить как синтаксические, так и орфографические ошибки, что может неизбежно повлечь возникновение различных аномалий и как следствие «отказ» СУБД в создании связей Схемы данных (датологической модели).

После создания таблиц устанавливаются связи между ними для поддержания целостности данных и их совместной обработки (рис.24). Связи между таблицами основаны на их общем поле. При этом одна из таблиц обычно является главной (родительской), а другая – подчиненной (потомком). Тип связи отражает соответствие связываемых записей в главной и подчиненной таблицах.

СУБД Access, как правило, находит и устраняет сбои в БД при её открытии. Если она не может это сделать, то для восстановления БД следует применить команду меню Сервис / Служебные программы / Сжать и восстановить базу данных.

Для анализа эффективности работы БД служат Анализатор таблиц и Анализатор быстродействия, доступ к которым осуществляется через команду Анализ меню Сервис. Однако это возможно только при инсталляции соответствующих Мастеров Access.