Ввод данных в базу

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 14

Тема: Создание и анализ баз данных в OpenOffice Calc

Цель работы: изучить возможности использования OpenOffice.org Calc в качестве базы данных.

Ход работы.

Основные понятия

База данных – это упорядоченный набор данных. Обычно база данных состоит из строки заголовков (текст описания) и строк данных, которые могут быть числовыми или текстовыми.

Столбцы базы данных обычно называют полями, а строки – записями. Теоретически, размер базы данных ограничен размерами одного рабочего листа. Однако база данных такого размера занимает очень много памяти и программа плохо с ним справляется.

В OpenOffice.org Calc есть несколько средств, предназначенных для работы с базами данных. Они могут быть использованы для самых разнообразных целей. Для одних пользователей база данных – это способ простого хранения набора данных (например, список клиентов), другие используют ее для хранения данных, которые в конечном итоге должны быть включены в отчет.

Ниже приведены операции, которые обычно выполняются над базами данных.

1) Ввод данных в базу.

2) Фильтрация базы данных, которая выполняется в целях выборочного отображения строк (по определенному критерию).

3) Сортировка данных.

4) Вставка формул для подведения промежуточных итогов.

5) Создание формул для вычисления результатов в базе, отфильтрованном по определенным критериям.

6) Создание итоговой сводной таблицы на основе данных базы.

7) В данной работе нами будут рассмотрены вышеперечисленные операции.

Ввод данных в базу.

Чтобы ввести данные в базу можно использовать любой из описанных в других работах методах ввода данных.

В OpenOffice.org Calc в настоящий момент не предусмотрен способ ввода данных с помощью формы поэтому необходимо ввести данные либо вручную либо при помощи макроса.

Ввод данных начинается с определения заголовков столбцов. Они должны располагаться в первой строке диапазона вводимых данных. Заголовки нужны для того, чтобы описываемая команда работала правильно.

При создании баз данных нужно помнить о некоторых рекомендациях:

· в каждом столбце должна содержаться однотипная информация, например, не следует смешивать в одном столбце даты и обычный текст;

· не используйте пустых строк в базе, т.к. при проведении операций над списком OpenOffice.org Calc определяет его границы автоматически, при этом пустая строка обозначает конец базы;

· помещайте базу на отдельный лист, если на этот лист необходимо поместить еще другую информацию, помещайте ее ниже или выше базы, не используйте для этого ячейки справа или слева от базы;

· используйте команду Окно⇒Фиксировать, чтобы заголовки были всегда видны при прокручивании листа базы;

· старайтесь предварительно отформатировать весь столбец, чтобы данные всегда имели один и тот же формат.

Задание:

1. Из папки Материалы откройте файл Лаб.раб.4. При отсутствии папки Материалы создайте новую рабочую книгу OpenOffice.org Calc и назовите ее Лаб.раб.4.

2. Активизируйте Ввод данных. При отсутствии исходного файла активизируйте Лист1 и назовите его Ввод данных.

3. Введите заголовки столбцов в ячейки: А1 - Фамилия, В1 - Имя, С1 - Отчество, D1 -Телефон, Е1 - Взнос. Установите ширину столбцов так, чтобы данные в них отражались полностью, как показано на рис. 1.

Рис. 1 Структура таблицы

4.

Выделите любую ячейку в строке заголовков таблицы (строка 1) и выберите команду Данные⇒Определить диапазон. Введите имя диапазона в поле название, программа автоматически определит диапазон, который при желании можно поменять нажав на кнопку справа от поля «Диапазон» и выделив нужный диапазон базы данных, если вы хотите использовать первую строку для заголовков то поставьте галочку напротив «Содержит заголовки столбцов» (Рис. 2). Щелкните на кнопке ОК.

Рис. 2 Определение диапазона данных

5. Введите данные для одной строки, используя для перехода между полями указатель мыши или клавишу < Tab >.

6. Заполните таким же образом еще 7 строк (всего должно быть 8 записей).

7. Отформатируйте полученную таблицу.

8. Сохраните файл.