Организация документооборота

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения, исполнения.

Различают 3 потока документации

1. Документы, поступающие из других организаций (входящие).

2. Документы, отправляемые в другие организации (исходящие).

3. Документы, создаваемые в организации и используемые в управленче­ском процессе (внутренние).

Движение входящих документов включает: первичную обработку; пред­варительное рассмотрение; регистрацию; рассмотрение руководством; переда­чу на исполнение; исполнение; контроль за исполнением; списание исполнен­ного документа.

Движение исходящих документов включает: составление проекта документа; проверка правильности оформления проекта; согласование проекта; подписание руководством; регистрация документа; проверка правильности адресования; отправка документа адресату; подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

Работа с внутренними документами: составление проекта документа исполнителем; проверка правильности оформления проекта документа секретарем; согласование проекта; подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение); регистрация документа; передача исполнителю; контроль исполнения документа; исполнение документа; проставление отметки об исполнении; подшивка в дело; использование в справочно-информационной работе; определение сроков хранения.

Регистрация документов - это присвоение ему номера и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале (на карточке) или в памяти ПК.

Регистрационный номер входящих и исходящих документов состоит из: порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов с начала календарного года и номера дела по номенклатуре дел.

Обязательный состав реквизитов:

- автор документа (корреспондент);

- наименование документа;

- дата документа;

- номер документа;

- дата поступления документа в организацию (для входящих документов);

- номер, присвоенный документу при его поступлении в организацию (для входящих документов);

- заголовок документа или его краткое содержание;

- резолюция (исполнитель, содержание поручения);

- срок исполнения, автор резолюции, дата;

- отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа, номер дела, в которое под­шит исполненный документ).

Пример регистрационно-контрольной карточки