Оформление телефонограмм

Телефонограмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – по телефону. Телефонограмму применяют для передачи срочных распоряжений, извещений, сведений. Реквизиты телефонограммы:

· наименование организации;

· наименование вида документа – ТЕЛЕФОНОГРАММА;

· дата, которую заполняют после подписания и передачи текста документа;

· регистрационный номер, который является порядковым и оформляют после подписания документа;

· адресат;

· текст;

· подпись.

В телефонограмме оформляют дополнительную информацию:

· запись о должности и фамилии сотрудника, передавшего телефонограмму, номер его служебного телефона;

· запись о должности и фамилии сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его служебного телефона;

· запись о времени передачи телефонограммы.

Текст телефонограммы не должен быть сложным. Он должен содержать не более 50 слов, не содержать труднопроизносимых слов и сложных выражений.

Если телефонограмму с одним текстом передают нескольким адресатам, то к ней прилагают список адресатов с номерами телефонов. При приеме телефонограммы ее текст следует записывать в специальный журнал. Чтобы избежать неточностей, сотруднику, принимавшему телефонограмму, рекомендуется прочитать ее текст передававшему телефонограмму, указывая знаки препинания. После приема телефонограммы ее надо немедленно передать адресату для ознакомления.

Формуляр телефонограммы представлен в Приложении 13.