Рекомендуемые документы

К документам, которые работодатель вправе, но не обязан издавать (утверждать) можно отнести следующие.

1. Личное дело.

Обязательность ведения личных дел работников установлена только для отдельных категорий работодателей, например для государственных гражданских служащих (ст. 42 Закона N 79-ФЗ).

Если организация создана, например, в форме общества с ограниченной ответственностью, акционерного общества, то работодатель вправе решать вопрос о необходимости ведения личных дел работников самостоятельно. Если в организации они ведутся, то это позволяет работодателю при подготовке к каким-либо мероприятиям (проведение аттестации, сокращение штата, численности, направление на переобучение, обучение) получить максимально большой объем информации о каждом работнике в кратчайшие сроки.

2. Коллективный договор.

Данный документ предусмотрен Трудовым кодексом РФ (ст. ст. 5, 8, 15). Как правило, документ разрабатывается в организациях при наличии первичного профсоюзного органа. Согласно ст. 50 ТК РФ коллективный договор подлежит уведомительной регистрации. Такой договор хранится в организации постоянно (ст. 576 Перечня типовых управленческих архивных документов).

3. Должностная инструкция.

В ней конкретизируется трудовая функция работника. Оформлять должностную инструкцию необходимо в виде приложения к трудовому договору, т.е. как его неотъемлемую часть. Трудовой кодекс РФ не содержит нормы, предписывающей обязательное наличие должностной инструкции, поэтому если трудовой договор содержит сведения о трудовой функции, то должностная инструкция необязательна.

Индивидуальная должностная инструкция работника хранится в организации 75 лет (ст. 77 Перечня типовых управленческих архивных документов).

4. Положение о порядке прохождения испытания.

Такой документ позволит установить, например, порядок составления документов, подтверждающих успешное (неуспешное) прохождение работником испытания при приеме на работу, или определить условия, при выполнении которых работник считается справившимся с испытанием. Положения организации по месту их разработки и утверждения хранятся постоянно (ст. 50 Перечня типовых управленческих архивных документов).

5. Положение о структурном подразделении.

Этот документ не является обязательным, но его наличие в организации позволяет разграничить полномочия между подразделениями одного работодателя и определить задачи и функции, возложенные на работников данных подразделений. На основании ст. 55 Перечня типовых управленческих архивных документов положения о структурных подразделениях организации имеют постоянный срок хранения.