Основания для издания документов

Как правило, перед утверждением, принятием в организации локального нормативного акта, соглашения, приказа (распоряжения) между подразделениями организации ведется переписка или направляются проекты документов для согласования тех или иных положений, которые являются основанием для принятия окончательного решения работодателем.

В качестве оснований можно привести следующие:

а) для положения - проекты, докладные записки, предложения, отзывы;

б) для приказа о приеме на работу - трудовой договор;

в) для приказа о применении дисциплинарного взыскания - докладная, акт о нарушении, требование предоставить объяснение причин, объяснения работника;

г) для приказа об отпуске - график отпусков или заявление работника;

д) для приказа о премировании - положение о премировании, трудовой договор, служебные записки, документы, отражающие производственные показатели, и др.;

е) для приказа о расторжении трудового договора - заявление работника или соглашение сторон, приказ о сокращении штата (должности), уведомление работника, приказ о применении дисциплинарного взыскания в виде увольнения, медицинское заключение или иные документы;

ж) для приказа о выплате материальной помощи - заявление работника, локальный нормативный акт, устанавливающий правила, условия, размер выплаты;

з) для приказа о привлечении к сверхурочной работе - уведомление о привлечении к такой работе с подписью работника о согласии или, например, докладная записка руководителя подразделения о необходимости выполнения сверхурочной работы без согласия работника;

и) для приказа о переводе работника - дополнительное соглашение к трудовому договору, справка, например, медицинской организации, решение суда и др.;

к) для приказа о направлении работника в командировку - служебное задание и др.

Сроки хранения документов, которые являются основанием для издания приказов, различны. Например, служебные задания о командировании работников хранятся 5 лет, а если работник командируется в долгосрочную зарубежную командировку - 10 лет. График предоставления отпусков, на основании которого издается соответствующий приказ, хранится один год (ст. ст. 669, 693 Перечня типовых управленческих архивных документов).