Лекция 24. Создание базы данных

Для создания новой базы данных необходимо в первую очередь определить структуру будущей базы данных.

На первом этапе в таблице определяются имена полей, их типы и форматы. После этого таблицу можно заполнить данными. В процессе ввода данных СУБД осуществляет автоматический контроль соответствия вводимых данных объявленным типам и форматам полей.

Пример «База данных группы».

Режим Конструктор позволяет создавать и изменять структуру таблицы.

После создания таблицы ее имя добавляется в окно базы данных и ее можно легко открыть либо в режиме Конструктор (кнопка Конструктор), либо в режиме Таблица (кнопка Открыть).

Режим Таблица позволяет просматривать и изменять структуру таблицы, а также вводить и редактировать данные.

Ввод данных в таблицу базы данных и их редактирование мало чем отличается от аналогичных действий в других офисных приложениях.

При вводе данных в режиме Таблица в поле маркера записи, которое расположено слева от полей таблицы, может отображаться один из следующих символов:

(звездочка) - обозначает пустую запись в конце таблицы;

(стрелка) - обозначает выделенную (активную) запись;

(карандаш) - обозначает, что в записи были сделаны изменения.

Перемещение между записями можно осуществлять с помощью мыши, клавиш управления курсором или полосы прокрутки. Для быстрого перемещения между записями в базе данных можно использовать кнопки перемещения на панели Запись, которая находится в нижней части окна таблицы.

Записи БД можно просматривать и редактировать в виде таблицы или в виде формы. Выше мы работали с базами данных, представленными в виде таблицы, когда запись образует строку в этой таблице. Такое представление БД позволяет наблюдать несколько записей одновременно, и в этом состоит достоинство табличного представления.

Однако часто вид Таблица не позволяет видеть полностью всю информацию на экране. Если БД содержит достаточно много полей, а значения полей содержат много символов, то все поля таблицы могут не умещаться на экране, а значения полей могут быть видны не полностью.

Форма отображает одну запись в удобном для пользователя виде. В процессе создания формы можно указать, какие поля БД включить в форму, как расположить поля в окне формы, а также как можно сделать форму визуально привлекательной.

Фактически с помощью формы создается графический интерфейс доступа к БД, который может содержать различные управляющие элементы (текстовые поля, кнопки, переключатели и так далее), надписи. Обычно на форме размещаются надписи, являющиеся именами полей БД, и текстовые поля, содержащие данные из БД.

Пользователь может изменять дизайн формы (размер, цвет и так далее) управляющих элементов и надписей.

Создание формы можно проводить различными способами с использованием:

Конструктора (сложный путь), который позволяет начать создание формы с нуля;

Мастера форм (более простой путь), который с помощью серии диалоговых панелей помогает пользователю в создании формы.

Обработка данных в БД.

Access позволяет производить поиск записей, в которых значения определенного поля полностью или частично совпадают с некоторой величиной.

Запросы осуществляют поиск данных в БД так же, как и фильтры. Различие между ними состоит в том, что запросы являются самостоятельными объектами БД, а фильтры привязаны к конкретной таблице.

Базы данных могут содержать сотни и тысячи записей. Часто бывает необходимо упорядочить записи, то есть расположить в определенной последовательности. Упорядочение записей называется сортировкой.

Сортировка записей производится по какому-либо полю. Значения, содержащиеся в этом поле, располагаются в определенном порядке, который определяется типом поля:

по алфавиту, если поле текстовое;

по величине числа, если поле числовое;

по дате, если тип поля - Дата/Время и так далее.

Сортировка записей может производиться либо по возрастанию, либо по убыванию значений поля. В процессе сортировки целостность записей сохраняется, то есть они переносятся из одного места таблицы в другое целиком.

Сортировка записей базы данных - это их упорядочение по значениям одного из полей.

Можно осуществлять печать непосредственно таблиц, форм и запросов с помощью команды [Файл-Печать]. Однако для красивой печати документов целесообразно использовать отчеты. Отчеты являются производными объектами БД и создаются на основе таблиц, форм и запросов.

Задание: составить две произвольные однотабличные базы данных, прописать в них все типы полей.