double arrow

Документирование: признаки классификации, требования к оформлению, реквизиты документа, документооборот



Документ— это зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу. Часть информации, используем:ой в управлении предприятием АПК, фиксируется в документах. В соответствии с Федеральным законом «Об инфор­мации, информатизации и защите информации» (1995 г.) «...доку­ментирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документи­рование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организа­цию делопроизводства, стандартизацию документов...».

В управленческой деятельности используют разнообразные до­кументы: рукописные, машинописные, составленные на компью­тере, полученные по факсу и т. д.

Документы, функционирующие в сфере управления, называют организационно-распорядительными. Они подразделяются на сле­дующие группы:

• организационные;

• распорядительные;

• информационно-справочные.

Делопроизводство— важная составная часть управления. Руко­водители и специалисты сферы управления до 75 % рабочего вре­мени тратят на работу с документами. Поэтому важно делопроиз­водство на предприятии строить в соответствии со следующими принципами:




• оперативность (быстрая и четкая работа с документами);

• современное техническое оснащение (персональные компью­теры, факсы, ксероксы, принтеры, сканеры, всевозможные средства малой оргтехники, облегчающие работу с документами, — ну­мераторы, степлеры и т. д.);

• целесообразность операций (работа с документами должна быть необходима для деятельности предприятия, оправдана с точ­ки зрения конкретной конечной цели);

• умелое сочетание документационного обеспечения управле­ния с бездокументационным (составление документов только в том случае, когда это действительно необходимо или установлено государственными нормативными актами).

На предприятии должен быть установлен единый порядок со­ставления документов и работы с ними, который может быть закреплен инструкцией по делопроизводству или доведен до со­трудников путем специальных инструктажей, практических за­нятий и т. д.

Работа с документами на предприятии может быть представле­на в виде следующей технологической цепочки:

• прием входящих документов;

• предварительное рассмотрение их секретарем;

• регистрация;

• доклад руководителю и рассмотрение документов руковод­ством;

• принятие решения руководителем и направление документов на исполнение;

• контроль исполнения;

• формирование в дела;

• использование в информационно-справочной работе;

• определение сроков хранения;

• передача в архив, дальнейшее использование, уничтожение.



Степень совершенства технологической схемы работы с доку­ментами определяется оперативностью их перемещения и испол­нения и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

Реквизиты документов, их размещение определены ГОСТами на документы и делопроизводство, Единой государственной сис­темой документационного обеспечения управления.

При подготовке и оформлении документов используют следу­ющие реквизиты:

1 — государственный герб РФ;

2 — герб субъекта РФ;

3 — эмблема организации или товарный знак (знак обслужива­ния);

4 — код организации;

5 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

6 — идентификационный номер налогоплательщика/ код при­чины постановки на учет (ИНН/КПП);

7 — код формы документа;

8 — наименование организации;

9 — справочные данные об организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный индекс документа;

13 — ссылка на регистрационный индекс и дату входящего до­кумента;

14 — место составления или издания документа;

15 —адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — резолюция;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложения;

22 — подпись;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск печати;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа.

Реквизиты 1, 2, 3 располагают в левой части верхнего поля бланка документа.

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены госу­дарственными нормативными актами, что обеспечивает:

• их юридическую силу;

• оперативное и качественное составление и исполнение;

• быстрый поиск;

• широкое использование компьютеров при составлении доку­ментов и работе с ними.

Для изготовления бланков в основном используют листы бума­ги формата А4 (210 х 297 мм). Для небольших писем, справок мо­гут использоваться листы бумаги формата А5 (148 х 210 мм). Реже используются бланки формата АЗ (297 х 420 мм) — для бизнес-планов, бухгалтерских отчетов, графиков и т. д.

Документооборот — это движение документов с момента их по­лучения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. От четкости и оперативности обработки и движения документов зависит скорость получения информации, необходи­мой для выработки решения. Их несвоевременная обработка мо­жет привести к отрицательным последствиям, поэтому рацио­нальной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи материалов для исполнения необходимо уделять большое внимание.

Документация предприятия состоит из трех документопотоков:

• входящие (поступающие) документы;

• исходящие (отправляемые) документы;

• внутренние документы.

81. Основы учета процессов на стадиях кругооборота хоз средств.Фин учете формир-ся инф-ция о деят-ти орг-ции в целом: доходах и расходах, состоянии ден-х ср-в, деб и кред задолж-сти, пр видах расчетов, платежах в бюджет и в внебюд-ые фонды, о фин вложениях, фин рез-ах, капитале и т.п. В ФУ формир-ся инф-ция по общим показателям деят-ти комм орг-ции. ВУправленч учете формир-ся внутр-яя инф –ции о деят-ти п/п, т.е. инф-я для конкр-х нужд упр-ия п/п. Это инф-ция: 1. о з-тах на произ-во по конкр-ым подразд-ям, видам произ-ой п-ции, статьям з-т и т.п. Часто УУ сравнивают с произ-м учетом. УУ:1 процесс заготовления; (сч.10 «мат-ы») 2проц произ-ва (сч.20осн пр-во20-1 «раст-во», 20-2 «жив-во», 20-3 «пром. Пр-во», сч23 «вспом пр-во», СЧ25 «общепроиз расходы», сч26 «общех расходы», сч29 «обслуж произ-во») . ФУ:3 процесс: реал-я ГП (сч40 «выпуск ГП», сч43 «ГП»), 4процесс обрщения(сч90 «продажи», сч99 «прибыли и убытки»). Источники формир-ия хоз ср-тв орг-ций.Для осущ-ия х/д орг-ия , функ-щая обословленно от др, должна распологать опр-м наличием собст-го кап-ла, состоящего из УК, добавочного и резервного кап-ла, резервных фондов и нераспред-ой прибыли. УК- совокуп-сть в ден-ом выражении вкладов учред-ей в имущ-во орг-ции при ее создании для обесп-ия деят-ти в размерах, опр-ых учред-ми док-ми.Складочный кап – совокуп-сть вкладов участников полного товарищ-ва на вере, внесенных в товарищество для осущ-ия его х/д. Паевой фонд –совокуп-сть паевых взносов членов произв-го кооп для совместного ведения предпр деят-ти, а т/же приобр-го и созданного в процессе деят-ти. Рез кап – содеатся акцион-ми обществами и обществами с вложением иностр кап и предназ-ен для покрытия убытков, и для погашения облигаций общества и выкупа акций общества в случае отсутствия иных средств. Рез фонды – создаются в орг-ях в целях равномерного включения предстоящих расходов в издержки произв или обращения. Инф-ция о состоянии и движении капитала , а т/ж ср-в, предназначенных для осущ-ия мероприятий целевого назначения, и ср-в, поступивших от др орг-ций, бюдж-х ср-в дана насчетах: СЧ80 «УК» (склад кап, уст фонд)УК торажается по кредиту сч80.по дебету сч75 «расчеты с учред-ми». ГУП, МУП имеют уст фонд. (дебет75, кредит80); СЧ82 «резервный кап», ист-ки- отчисления от прибыли тек года и прошлых лет.(кр82,дб84 «нераспр-ая прибыль»); СЧ83 «добавочный капитал», он показывает общую ст-сть , не разделенную м/у конкретными участниками. По кр сч 83 отражаются ист-ки его образования: прирост ст-ти внеоб-х активов ( при переоценке), сумма разницы м/у продажной и номинальной ценой акции, вырученной в процессе формирования УК АО за счет продажи акций по цене выше номинальной со сч75 «расчеты с учред-ми». По дб 83 отражается исп-ие ср-в добавочного кап по след напр-м: погашение ∑снижения ст-ти внеоб-х активов, проишед-го в рез-те их переоценки, на увелечение УК, распр-ие ∑ м/у учредителями.

82. Система нормативного регулирования бух. отчетности в России, АДАПТАЦИЯ К МЕЖДУНАР-М СТАНДАРТАМ.Изменение системы общественных отношений, атакже гражданско-правовой среды предопределило необходимость адек-ватной трансформации бухгалтерского учета. Внастоящее время в России сложилась четырехуровневая система регулирования учета иотчетности, на формирование которой огромное влия-ние оказали экономические преобразования встране, необходимость для организаций работы вновых рыночных условиях, атакже ши-рокое распространение международных стандартов финансовой от-четности. Первый уровень наряду сдругими законодательными актами образует Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ «О бух-галтерском учете». Данным Законом, который является фундаментом системы регулирования бухгалтерского учета, установлены еди-ные правовые методологические основы ведения бухгалтерского учета исоставления бухгалтерской отчетности вРоссийской Феде-рации. Второй уровень составляют Положения по бухгалтерскому учету (ПБУ), которые были разработаны Минфином России со-гласно государственной программе перехода Российской Феде-рации на принятую вмеждународной практике систему учета иста-тистики всоответствии стребованиями развития рыночной эко-номики. Вэтих ПБУ рассматриваются отдельные методологические вопросы учета конкретных операций, например учета основных средств изапасов. Перечень приоритетных вопросов, подлежа-щих регулированию, утвержден упомянутой выше Программой. Многие Положения по бухгалтерскому учету непосредственно связаны ссоставлением отчетности —это прежде всего ПБУ 4/99 <Бухгалтерская отчетность организации», утвержденное приказом Минфина России от 6июля 1999 г. №43н. Положения по бухгалтерскому учету утверждаются приказами Минфина России. Не-которые ПБУ претерпели изменения смомента их первой публи-кации. Внастоящее время действуют 19 ПБУ (см. приложение 1 к этой книге). К числу документов второго уровня следует отнести также План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной де-ятельности организаций иИнструкцию по его применению, яв-ляющиеся базовыми документами системы бухгалтерского учета вРоссии. План счетов —документ общего порядка является еди-ным, обязательным кприменению ворганизациях любых видов деятельности ивсех отраслей экономики независимо от форм соб-ственности, подчиненности, за исключением бюджетных организаций ибанков. Третий уфовень объединяет документы рекомендательного характера: инструкции, указания, конкретизирующие общие мето-дологические правила, изложенные взаконах иПБУ, всоответствии с отраслевой спецификой. Если документы второго уровня обязательны для всех органи-заций (например, План счетов), то документы третьего уровня регулируют конкретные операции. Так, если ПБУ 4/99 является докумен-том второго уровня, то приказ Минфина России, изданный вего развитие иконкретизирующий требования котчетности текущего года, является документом третьего уровня (приказ Минфина Рос-сии от 22 июля 2003 г. №67н «О формах бухгалтерской отчетности организаций»). Четвертый уровень включает приказы, указания, инструкции, «ыпускаемые самой организацией. Так, рабочий план счетов, состав-ленный на основе единого Плана счетов, или учетная политика организации, принятая всоответствии сПБУ 1/98, являются до-кументами четвертого уровня. На современном этапе развития рыночной экономики за Мини-стерством финансов Российской Федерации, работающим при актив-ном участии бухгалтерской общественности, сохраняются функции регулирования ипостановки бухгалтерского учета исоставления отчетности. раньше). С целью приведения национальной системы бухгалтерского учета всоответствие стребованиями рыночной экономики иМСФО, формирования системы национальных стандартов учета иотчет-ности, обеспечивающих полезной информацией пользователей, впер-вую очередь инвесторов, обеспечения увязки реформы бухгалтер-ского учета вРоссии сосновными тенденциями гармонизации стан-дартов на международном уровне, оказания методической помощи организациям впонимании ивнедрении реформированной моде-ли бухгалтерского учета была разработана Программа реформиро-вания бухгалтерского учета всоответствии смеждународными стан-дартами финансовой отчетности, окоторой мы уже упоминали.



Сейчас читают про: