Организация документооборота на предприятия

Прием и первичная обработка документов

В крупных предприятиях прием и первичная обработка доку­ментов могут осуществляться самостоятельным структурным под­разделением (канцелярия, общий отдел, экспедиция, секретариат и т. д.), а в небольших организациях — отдельным сотрудником (секретарем-референтом, секретарем и др.). Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты по телетайпу, факсу, электронной почте.

Распределение документов

От распределения документов зависит прямоточность их дви­жения и скорость доставки конкретному исполнителю, то есть оперативность решения вопросов. Эту работу проводит сотрудник специального подразделения, занимающегося делопроиз­водством, или секретарь. Работник должен хорошо знать функ­ции структурных подразделений и распределение обязанностей между их сотрудниками. Его задача — освободить руководителя предприятия от излишнего потока документов по второстепен­ным вопросам.

Регистрация документов

Регистрация документов — фиксация факта их создания или получения путем присвоения порядковых номеров и записи уста­новленных сведений. Осуществляется с целью учета документов, контроля за их исполнением и проведения справочной работы. Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независи­мо от способа их получения.

Контроль за исполнением документов

Контроль за исполнением документов подразделяется на конт­роль по существу выполнения поручения и контроль за сроками.

Контроль по существу осуществляет руководитель предприятия или уполномоченный им сотрудник. Он заключается в оценке правильности и полноты решения вопроса.

Контроль за сроками ведут сотрудники подразделения по де­лопроизводству или секретарь. Сроки исполнения документов мо­гут быть определены законодательством (например, по исполне­нию обращений граждан). В документах, поступивших от выше­стоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, срок обычно указан. В распорядительных документах и решениях кол­легиальных органов срок указывают по каждому пункту. На доку­ментах, рассмотренных руководителем, срок исполнения содер­жится в резолюциях.

Основные составляющие контроля за исполнением документов следующие:

• напоминание подразделению-исполнителю (сотруднику-ис­полнителю) о сроке исполнения;

• получение информации о ходе и результатах работы;

• запись хода и результатов исполнения в карточке контроли­руемого документа (журнале, электронной форме);

• регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

• сообщение о ходе и результатах исполнения на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов управления и т. д.;

• снятие документов с контроля по указанию руководителя;

• формирование картотеки исполненных документов.

101. Анализ рисков инвестиционных проектов. Ан-з рисков рассм-ся как инструмент поиска «боле­вых точек» проекта с целью подбора контрмер для противодей­ствия негативному влиянию возможных изменений окружения и (или) вероятных ошибок в оценке его параметров. Лица, прини­мающие решения, могут, ориентируясь на полученные результа­ты, либо отказаться от реализации проекта как слишком риско­ванного, либо обеспечить его пересмотр с целью снижения риска, либо принять проект к реализации. В таком случае результаты анализа рисков должны служить основой для управления проектом, в том числе проектными рисками.

Необходимо понимать, что абсолютно безрисковых инвестици­онных проектов не бывает. Речь может идти только о степени рис­ка и о тех конкретных причинах, которые могут привести к неосу­ществимости или неэффективности проекта. Важно как можно полнее и точнее представлять обстоятельства, которые могут быть опасными для проекта, и направлять усилия на то, чтобы избежать наиболее тяжелых из них.

Таким образом, анализ рисков — важнейшая часть анализа про­ектов. Он должен учитывать все аспекты. Причина, по которой проект окажется несостоятельным, может быть как социальной, так и коммерческой или институциональной. Непредсказуемые эколо­гические последствия могут полностью перечеркнуть ожидания зна­чительного финансового эффекта. Технические новшества могут обернуться как источником существенного выигрыша для нацио­нальной экономики, так и причиной значительных потерь.

Риском принято считать возможность возникновения таких ус­ловий, которые приведут к негативным последствиям для всех или отдельных участников проекта, то есть к снижению эффективнос­ти по сравнению с ожиданиями и некоторыми «базовыми» расче­тами или к невозможности реализовать проект без привлечения дополнительных ресурсов.

Риск связан с неопределенностью, которая характеризуется как неполнота или неточность информации об условиях реализации проекта, осуществляемых затратах и достигаемых результатах. Иными словами, неопределенными или не полностью определен­ными могут быть как текущие обстоятельства, так и в особенности будущие значения всех параметров, от которых зависит осущест­вимость проекта и эффект от его реализации. Возможности ини­циатора проекта и других его потенциальных участников по уточ­нению текущих значений даже ключевых факторов ограничены. В еще большей мере неопределенность касается будущего.

Поэтому не столько прогнозирование изменений, сколько оцен­ка серьезности их последствий — сущность анализа рисков. Бе­зусловно, прогнозирование также важный инструмент анализа, которым не следует пренебрегать. Однако более практичным яв­ляется поиск ответа на вопрос, насколько серьезным будет воз­действие на проект тех или иных возможных изменений. На наи­более опасных событиях имеет смысл сосредоточить внимание, в том числе оценить вероятность их наступления, проверить, как отразятся на проекте предлагаемые меры противодействия нега­тивным изменениям.

Анализ рисков осуществляют путем качественной и количест­венной их оценки.

Качественная оценка неопределенности и рисков:

описание возможных рисков; описание последствий (с ранжированием по степени тяжести); описание мероприятий по минимизации рисков.

Количественная оценка неопределенности и рисков:

субъективная количественная оценка вероятности и тяжести последствий; консервативные (пессимистические) прогнозы; включение премии за риск в ставку дисконта; использование оценок математических ожиданий; построение распределения вероятностей; определение пороговых значений параметров проекта; анализ чувствительности проекта к возможным изменениям параметров; метод сценариев; анализ рисков на основе метода статистических испытаний («Монте-Карло»).

Международная методика предлагает проводить анализ рисков в следующем порядке: анализ чувствительности; анализ сценари­ев; анализ на основе метода статистических испытаний. Россий­ская методика предусматривает несколько иную последователь­ность. Однако в любом случае перечень этапов следует дополнить неформальным анализом рисков по всем аспектам, так как выше­указанные методы качественной и количественной оценки ориен­тированы на стоимостную оценку эффекта и проверку финансо­вой осуществимости