Сформулируйте свои потребности

2) Определите свой рынок:

- распределите необходимый товар по категориям (са­мый дорогой, средний по стоимости, самый дешевый);

- подготовьте спецификации; составьте список возможных поставщиков; составьте таблицу, по которой можно сравнить усло­вия поставки разных поставщиков.

3) Изучите своих поставщиков:

- назначьте деловые встречи;

- посетите поставщиков;

- сравните поставщиков.

4) Сравните своих возможных поставщиков:

- по качеству продукции;

- путем тестирования поставщиков;

- по предлагаемым ценам;

- по времени поставок;

- по форме оплаты;

- одновременно по всем этим показателям.

Известно, что существующая балльная система выбо­ра поставщиков по критериальным оценкам довольно про­ста в применении.

После предварительной оценки из первоначального большого списка исключают поставщиков, не удовлетво­ряющих следующим критериям:

- удаленность;

- непериодичность поставки;

- цена, не соответствующая качеству;

- качество, не соответствующее требованиям;

- не удовлетворяющая форма оплаты;

- не устраивающий объем поставок.

Затем продолжают более детальное изучение оставших­ся поставщиков.

Возможны два направления выбора поставщика:

- выбор поставщика из числа компаний, которые уже были вашими поставщиками (или являются ими) и с которыми уже установлены деловые отношения. Это облегчает выбор, так как отдел закупок компании располагает точными данными о деятельности этих компаний.

- выбор нового поставщика в результате поиска и анализа требуемого рынка: рынка, с которым компания уже работает, или совершенно нового рынка (в случае принятия решения о диверсификации деятельности). Для проверки потенциального поставщика часто необходимо много времени и ресурсов, поэтому ее следует осуществлять только в отношении тех поставщиков из небольшого списка, которые действительно имеют серьезный шанс получить большой заказ.

Для поиска поставщиков используется стандартная схема, состоящая из четырех этапов:

1 этап - поиск потенциальных поставщиков.

Для поиска потенциальных поставщиков используется следующий механизм действий:

- проведение конкурсов (тендеров);

- изучение рекламных материалов (фирменных каталогов, объявлений в средствах массовой информации и т.п.);

- посещение ярмарок, выставок;

- личные контакты с возможными поставщиками (переписка, телефонные звонки, деловые встречи).

Конкурсные торги (тендеры) - распространенная форма поиска потенциальных поставщиков. Тендеры проводятся в случае, если предполагается закупить сырье, материалы на большую денежную сумму или наладить долгосрочные связи. Конкурсные торги выгодны как поставщику, так и потребителю. Поставщик получает точное представление об условиях работы с потребителем. Потребитель решает проблему получения требуемого предложения, одновременно, выбирая наилучшего поставщика.

Проведение тендера осуществляется по следующей схеме:

- формирование условий тендера;

- разработка и публикация тендерной документации;

- рекламная кампания;

- проверка оценочной квалификации участников тендера;

- проведение анализа тендерных предложений;

- определение победителя тендера.

По итогам первого этапа формируется список потенциальных поставщиков, который может постоянно дополняться.

2 этап - проверка поставщиков.

Одним из условий долгосрочной работы с новым поставщиком, является надежность, финансовая ликвидность компании. Компания, которая готова стать долгосрочным поставщиком, становиться партнером. Именно на стадии знакомства происходит проверка потенциального партнера, а не на стадии сотрудничества. Если поставщик окажется недобросовестным, то у потребителя могут возникнуть проблемы в налаженной работе производства и может привести к финансовым потерям. Поэтому важно выявить надежность поставщиков до заключения договора. Для проверки надежности поставщика может быть получена информация из следующих источников:

- личная встреча с руководством компании;

- финансовая отчетность поставщика;

- местные источники (действующие на данной территории юридические лица или «осведомители» официальных органов);

- банки и финансовые институты;

- конкуренты потенциального поставщика;

- торговые ассоциации;

- информационные агентства;

- государственные источники (регистрационные палаты, налоговая и др., обладающие открытой для ознакомления информацией).

В большинстве своем отечественные предприятия при выборе поставщика руководствуются собственной информацией, не прибегая к другим источникам информации. Итогом второго этапа является список поставщиков с проверенной репутацией.

3 этап - анализ потенциальных поставщиков.

Получив список потенциальных поставщиков после второго этапа необходимо провести анализ производственных возможностей этих предприятий. Составленный перечень поставщиков анализируется на основании различных критериев, позволяющих осуществить отбор реальных поставщиков. Количество таких критериев может быть достаточно велико, более 60. Критерии, на которых осуществляется анализ потенциальных поставщиков, является ценой и качеством продукции, а также надежностью поставок. Надежность поставщика включает выполнение обязательств по срокам поставок, ассортименту, комплектности, и количеству поставляемой продукции.

К другим критериям относятся следующее:

- финансовое положение поставщика;

- сроки выполнения текущих и экстренных заказов;

- наличие резервных мощностей;

- повышение качества выпускаемой продукции;

- удаленность поставщика от потребителя;

- организация управления качеством у поставщика;

- способность обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока службы поставляемого оборудования;

- профессиональный уровень персонала;

- текучесть кадров и др.

В результате проведенного анализа потенциальных поставщиков формируется перечень конкретных поставщиков, с которыми проводится работа по заключению договоров.

4 этап - оценка надежности поставщика.

По результатам работы с поставщиками проводится оценка результатов работы по уже заключенным договорам. Для этого разрабатывается специальная шкала оценки, позволяющая насчитать рейтинг поставщика. Перед расчетом рейтинга необходимо выполнить дифференциацию закупаемых предметов труда. Закупаемые товары, сырье и комплектующие изделия, как правило, неравнозначны с точки зрения целей производственного или торгового процесса. Отсутствие комплектующих, требующихся регулярно, может привести к остановке производственного процесса (равно как и дефицит некоторых товаров в торговле - к резкому падению прибыли торгового предприятия). Главным критерием при выборе поставщика будет являться надежность поставки.

Алгоритм определения надежности поставок следующий:

- сопоставление даты поставки плановой и фактической;

- определение времени опоздания;

- сопоставление объемов поставки: планового и фактического. Выявление случаев недопоставки продукции;

- определение объема недопоставки продукции;

- определение условного опоздания в случае недопоставки;

- определение общей величины опозданий;

- определение количества случаев отказа;

- определение общей величины отказов;

- определение интенсивности отказов;

- определение коэффициента готовности поставок;

- надежность снабжения.

Для оценки результатов выполнения договорных обязательств по поставкам продукции применяется комплексный показатель, определяемый как произведение трех частных показателей выполнения плана поставок: по срокам, ассортименту и качеству. При этом частные показатели необходимо согласовать между собой. Это означает, что при анализе выполнения обязательств по ассортименту следует учитывать лишь те материальные потоки, которые достигли назначения в срок, а долю ресурсов, соответствующую требованиям по качеству, определять только по продукции, зачтенной в счет поставок по ассортименту.

Комплексный показатель выполнения обязательств по поставкам материальных ресурсов рассчитывается по формуле:

К_компл= (1- К_н) х К_асс х К_к,

гдеК_н - коэффициент невыполнения обязательств по поставкам в установленные сроки;

К_асс - коэффициент выполнения обязательств по ассортименту;

К_к - коэффициент выполнения обязательств по качеству продукции.

Для того чтобы выбрать лучшего поставщика товара из списка потенциальных поставщиков, проведем анализ выбора поставщика, а для этого существуют несколько методов выбора поставщика:

- метод рейтинговых оценок;

- метод попарных сравнений;

- метод оценки затрат;

- метод доминирующих характеристик;

- метод категорий предпочтений.

Но наиболее распространенными методами выбора поставщика можно считать метод попарных сравнений и метод рейтинговых оценок.

Рассмотрим метод попарных сравнений. В его основе лежит система оценок «0,8», «1» и «1,2». Если один поставщик лучше другого по оцениваемому фактору, то первый получает оценку «1,2», второй – «0,8». Подобным образом оценивается и весомость факторов. Основным недостатком данной модификации метода попарных сравнений является то, что система оценок не позволяет, при необходимости, указать, на сколько один поставщик или фактор лучше или важнее в конкретной ситуации [38].

Выбор поставщика (или группы поставщиков) на основе рейтинговой оценки факторов определяется системой критериев, но как для промышленной, так и для торговой фирмы обычно основными критериями выбора являются: цена, качество товара и надежность поставки.

Установление системы критериев для первоначального отбора поставщиков зависит от маркетинговой (производственной) и логистической стратегий конкретной фирмы. В ряде случаев (в зависимости от корпоративной стратегии) на первое место могут выходить такие, например, параметры, как время доставки, надежность поставщика, предоставление поставщиком кредита, поставка товаров на основании взаимозачета, и другие. Необходимо также иметь в виду, что система критериев выбора поставщиков является динамичной (особенно в условиях нестабильной экономической ситуации). После чего высчитывается значение рейтинга по каждому критерию путем произведения удельного веса критерия на его экспертную балльную оценку (например, по 10 – бальной системе) для данного поставщика. Далее суммируют полученные значения рейтинга по всем критериям и получают итоговый рейтинг для конкретного поставщика.

Если закупаемые предметы труда не являются значимыми с точки зрения производственного или торгового процесса, то при выборе их поставщика главным критерием будут служить затраты на приобретение и доставку.