Порядок заполнения журналов

1414.Журнал регистрации и учета входящей документации содержит следующие записи:

1) порядковый номер записи;

2) входящий номер документа (по системе учета Трансфер-агента);

3) дату регистрации документа (число, месяц, год);

4) наименование документа;

5) краткое содержание документа;

6) сведения о клиенте, представившем документы:

- для физического лица - фамилию, имя, отчество;

- для юридического лица - наименование организации;

7) отметку о передаче документа адресату.

1415.Журнал регистрации и учета исходящей документации содержит следующие записи:

1) порядковый номер записи;

2) исходящий номер документа (в системе учета Трансфер-агента);

3) дату регистрации документа;

4) наименование документа (выписка с лицевого счета держателя ценных бумаг, отчет, отказ и др.) и его краткое содержание;

5) фамилию, имя, отчество (полное наименование - для юридических лиц), держателя ценных бумаг или наименование профессионального участника, которым выдается документ.

1416.Журнал учетных карточек содержит следующие записи:

1) номер карточки;

2) дату регистрации/перерегистрации учетной карточки;

3) наименование, или Ф.И.О клиентов.

1417.Полученные от клиента, являющегося профессиональным участником, отсканированные учетные карточки физических лиц и карточек образцов подписей юридических лиц хранятся в электронной базе данных Трансфер-агента.

1418.По мере обращения клиентов к Трансфер-агенту, он обязан потребовать от них представления оригинала учетной карточки, копию Договора с профессиональным участником для физических лиц, оригинал карточки образцов подписей и копию Договора с профессиональным участником для юридических лиц, которые являются приложением к журналу учетных карточек.

1419.Журнал ведения архива содержит следующие записи:

1) номер записи;

2) наименование документа;

3) дату принятия документов в архив и /или выдачи из архива;

4) Ф.И.О. лица, сдавшего и/или получившего документ, и его подпись.

1420.Журналы, указанные в пунктах 1414 - 1416, 1419 ведутся каждым Филиалом в отдельности.

1421.Оригиналы трансфер-агентских договоров и сводные журналы ведутся и хранятся в ЦА.

1422.Все учетные карточки клиентов хранятся в электронной форме в базе данных программы «TRAGENT», что позволяет по запросу Ф.И.О. и/или наименованию, номеру договора, лицевому счету идентифицировать клиента.

1423.После окончания обработки документ с отметкой об исполнении должен быть помещен в архив ЦА.

1424.Каждый исходящий документ регистрируется в журнале регистрации и учета документации исходящих документов.

1425.Каждый входящий документ регистрируется в журнале регистрации и учета входящей документации входящих документов.

1426.Документы составляются в письменном виде, подписываются клиентом или его уполномоченным представителем лично в присутствии ответственного работника Трансфер-агента.

1427. Оригиналы Договора на оказание трансфер-агентских услуг (включая все внесенные в него изменения и дополнения), карточки образцов подписей, учетные карточки, а также журналы и сведения, входящие в единую систему учета документов, подлежат хранению Трансфер-агентом в течение пяти лет со дня прекращения действия трансфер-агентского договора.

1428.По мере поступления к клиенту, являющемуся профессиональным участником, учетных карточек физических лиц и карточек образцов подписей юридических лиц, он отправляет их отсканированные копии Трансфер-агенту.