Работа со списками. Представьте себе, что однажды к вам как специалисту обратился директор фирмы с просьбой помочь ему автоматизировать учет кадрового состава

Представьте себе, что однажды к вам как специалисту обратился директор фирмы с просьбой помочь ему автоматизировать учет кадрового состава. Несомненно, создать для него таблицу с информацией о сотрудниках вы можете уже сейчас. Но как сделать так, чтобы таблицей мог пользоваться любой руководитель, который имеет весьма слабое представление о табличном процессоре? Выход прост: следует создать такую таблицу, в которой основная масса действий выполняется автоматически. Для решения данной задачи необходимо работать с таблицей как со списками.

Список представляет собой электронную таблицу с большим объемом взаимосвязанной информации (список товаров на складах или список номеров телефонов и адресов абонентов). Список - это набор строк электронной таблицы со взаимосвязанными однотипными данными постоянного формата. Другими словами список - это плоская база данных, а строки и столбцы списка соответствуют записям и полям в базе данных.

К спискам в Excel предъявляются более строгие требования, чем к обычным электронным таблицам. Количество столбцов в списке должно быть постоянным, а количество строк переменным. Это позволяет добавлять, удалять или переставлять строки таблицы или записи списка (базы данных).

Наличие пустых строк и столбцов в списке является недопустимым. Данные в списке должны иметь постоянный формат. Первая строка в списке содержит названия столбцов или имена полей как в базах данных.

При применении команды сортировка можно отсортировать записи по одному или нескольким полям. С помощью фильтров (Автофильтра и Расширенного фильтра) можно быстро найти (отфильтровать) необходимые данные в списках по одному, двум или нескольким параметрам поиска.

Для добавления новых записей в список, удаления и поиска существующих записей в списках применяется команда Форма.

При создании списка необходимо выполнить определенные требования:

· чтобы редактор автоматически распознавал список как базу данных и обрабатывал данные при выполнении команд обработки необходимо на рабочем листе располагать один список;

· формат шрифта заголовков (подписей) столбцов или имен полей в списках должен отличаться от формата шрифта записей. Обычно шрифту заголовкам столбцов назначается полужирный шрифт, а ячейкам для заголовков присваивается текстовый формат;

· ячейки под заголовками столбцов необходимо отформатировать в соответствии с данными, которые будут вводиться в эти ячейки (например, установить денежный формат, выбрать выравнивание и т.д.);

· для обеспечения автоматического форматирования введенных данных в список целесообразно активизировать команду «Расширение форматов и формул». Для этого необходимо установить флажок «Расширять форматы и формулы в диапазонах данных» в окне диалога «Параметры» на вкладке «Правка», которое открывается командой «Параметры» в меню Сервис;

· В списке не должно быть пустых записей (строк) и полей (столбцов), даже для отделения имен полей от записей следует использовать границы ячеек, а не пустые строки.

После выполнения подготовительных работ по созданию списка можно переходить к введению данных в список.