Отслеживание проекта и анализ хода работ

При выполнении проекта полезно следить за ходом работ, чтобы отмечать несоответствия между планом и фактической реализацией работ.

Перед началом выполнения работ по проекту необходимо зафиксировать базовый план. Создав базовый план, вы сможете сравнить текущую информацию с плановой и оценить изменения. Можно создать промежуточный план, который сохраняется на определенном этапе проекта. В промежуточном плане сохраняются только даты начала и окончания работ.

1. Выберите в меню Сервис команду Отслеживание, а затем Сохранить базовый план. Затем нажмите кнопку Ок.

2. Перед тем как начать контроль за ходом выполнения проекта, следует настроить параметры отслеживания. Выберите в меню Сервис команду Параметры, перейдите на вкладку Расчет.

Установите активными следующие опции:

- опция Режим расчета: автоматический в группе Параметры расчета для Microsoft Officce Project, чтобы календарный план автоматически пересчитывался после ввода фактических данных;

- опция Обновлять состояние ресурса при обновлении состояния задачи, для того, чтобы программа обновляла фактические данные о ресурсах, когда вводиться процент завершения;

- опция фактические затраты всегда вычисляются Microsoft Officce Project, для того, чтобы программа автоматически рассчитывала фактические затраты на работы.

Нажмите кнопку Ок.

3. Теперь приступим к вводу фактических данных о ходе выполнения работ проекта.

4. Перейдите в режим просмотра Диаграмма Ганта (в меню Вид).

5. Поставьте курсор на задачу 1.1.1. Подзадача. Выберите в меню Сервис команду Отслеживание, а затем Обновить задачи. В появившемся диалоговом окне введите в поле % завершения – 100%;

Нажмитекнопку Ок. Обратите внимание, что рядом с данной задачей появилась отметка о ее прохождении и внутри горизонтальной полоски появилась черная полоса, отображающая процент выполнения.

6. Установите и для задачи 1.1.2. отметку о ее прохождении.

7. Выберите в меню Сервис команду Отслеживание, а затем Обновить проект.

Установите следующие параметры:

Нажмите кнопку Ок.

Обратите внимание, что рядом с группирующей задачей 1.1 появилась отметка о ее выполнении .

8. Процент выполнения можно также вводить с помощью диалога редактирования задачи. Щелкните дважды на подзадаче 1.2., перейдите на вкладку Общие и в поле % завершения введите – 50%.

9. Отслеживание хода выполнения работ можно также осуществлять с использованием панели инструментов Отслеживание ( выберите в меню Вид команду Панели инструментов, поставьте «галочку» напротив панели инструментов Отслеживание).

Установите курсор на задачу 2.3. нажмите на кнопку , установив тем самым 50% выполнения.

10. Для просмотра хода выполнения работ в проекте удобно использовать диаграмму Ганта с отслеживанием, ан которой отображаться плановые и фактические данные.

Выберите в меню Вид команду Диаграмма Ганта с отслеживанием.

На диаграмме серыми полосами показан базовый план, а синими – фактическое выполнения. Справа от каждой работы указан процент выполнения – 100%. Невыполненные критические работы (от которых зависит длительность проекта) отображаются красным цветом, и права от них указан процент выполнения 0%.