Задание 6. Работа с данными списка. Анализ данных. Работа с таблицей как с базой данных

Цель: научиться составлять списки, отыскивать необходимые данные в списке, отфильтровывать ненужный материал, упорядочивать данные.

В электронные таблицы MS Excel включен набор средств, позволяющий организовать простейшую базу данных и осуществлять автоматический поиск в ней необходимой информации. В MS Excel каждая таблица базы данных называется списком. Каждый список должен находиться на отдельном рабочем листе.

Список в MS Excel – это специальным образом организованная таблица, первая (заглавная) строка которой содержит заголовки столбцов (имена полей), а все остальные строки – однотипные записи. Общий вид списка Excel приведен на рис. 3.

Список формируется на основе трех структурных элементов:

1) заглавная строка – это строка, которая состоит из заголовков столбцов и располагается в самом начале списка. Заголовки – это названия соответствующих полей. Заглавная строка может включать такие элементы как: Фамилия, Имя, Отчество и т.д.;

2) записи – каждая запись является описанием элемента списка. Например, записью будет являться текст: Сидоров, Александр, Петрович, Горький, Сиреневая, 31, 55;

3) поля – содержат отдельные элементы данных в записи. Поле в записи – имя, фамилия и т.д.;

Рисунок. 3. Общий вид списка MS Excel

В списке MS Excel каждая ячейка в столбце – это поле, а каждая строка – это запись.

При составлении списков следует придерживаться следующих правил:

1) имена полей должны быть указаны в верхней строке списка (в заглавной строке); заглавную строку следует выделить, чтобы она отличалась от строк записей (выделить цветом, изменить шрифт);

2) каждая запись размещается на отдельной строке; в одинаковых полях записей должны располагаться однотипные данные (под заголовком Имя должны содержаться только имена);

3) между записями и заголовками столбцов не вставлять пустые строки и столбцы, не отделять заглавную строку от записей пустыми строками.